Закрывающий документ по договору оказания услуг

Акт об оказании услуг

Составление акта об оказании услуг является завершающим этапом оформления каких-либо работ и служит доказательством того, что исполнитель или подрядчик выполнил свои обязательства перед заказчиком в полном объеме. Характер услуг значения не имеет – акт может быть составлен по самым разным поводам, поэтому он имеет широчайшее распространение. Акт об оказании услуг является приложением к договору подряда, поэтому его нельзя назвать самостоятельным документом.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Зачем нужен акт об оказании услуг

В первую очередь следует сказать, что в акте фиксируется факт того, что все необходимые услуги были выполнены в срок и в надлежащем качестве. Также он подтверждает, что у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю (список всех предоставленных услуг вносится в специальную таблицу, содержащуюся в документе).

Таким образом, акт является законным основанием для производства окончательных расчетов по подрядному договору между заинтересованными сторонами.

Если говорить о заказчике, то акт включается еще и в финансовую отчетность, в том числе по учету понесенных расходов и на его основе происходит снижение базы налогового обложения.

В тех случаях, если заказчик остается недовольным качеством предоставленных услуг, это также отражается в акте отдельным пунктом. В нем подробно перечисляются выявленные недочеты, дефекты, ошибки и указывается период, в течение которого необходимо их устранить. Если же работы по устранению нарушений не проводятся, заказчик вправе подать на исполнителя в суд. Точно также в суд может подать и исполнитель, например, при задержке или уклонении заказчика от оплаты.

То есть, акт об оказании услуг может стать аргументом в судебном споре между контрагентами, причем как с одной, так и с другой стороны.

В других же ситуациях документ, наоборот, может являться гарантией от необоснованных претензий и возникновения судебных разбирательств.

Стоит отметить, что если дело дойдет до суда, а акта между сторонами не будет, его отсутствие судья может расценить, как нежелание соблюдать законодательно установленную процедуру оформления оказания услуг. Это в свою очередь может привести к наложению штрафных санкций со стороны надзорных органов.

Правила составления акта

Акт об оказании услуг не имеет стандартного, унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформляться он может в произвольном виде, исходя из потребностей компании, или по разработанному в фирме шаблону (если выбран второй вариант, то форма акта должна быть закреплена в учетной политике организации).

При оформлении документа нужно придерживаться определенных правил и норм делопроизводства. В частности, акт должен включать в себя:

  • информацию об обеих сторонах договора,
  • сведения о договоре, по которому производились работы,
  • наименование услуг,
  • дату проведения
  • стоимость произведенных услуг.

Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом.

Что делать, если в акте обнаружены ошибки

Самый лучший способ исправления ошибок в акте оказания услуг: уничтожение неправильного экземпляра и написание нового акта.

К составлению акта следует относиться внимательно и скрупулезно, стараться не допускать помарки и неточности (особенно в цене). Если избежать ошибок не удалось, их нужно исправлять путем аккуратного зачеркивания неверных сведений и внесения верных (заверить подписями и надписью «исправленному верить»).

Читайте также:  Договор на оказание услуг по диагностике оборудования образец

Правила оформления

Документ можно оформлять на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия, причем как от руки, так и на компьютере (это не имеет значения). Делать нужно два экземпляра – по одному для каждой из сторон. При этом обе копии акта необходимо подписать руководителями обеих организаций (или уполномоченными действовать от их имени сотрудников) и проштамповать печатями (только при их наличии, т.к. с 2016 года юридические лица по закону имеют право не визировать свои бумаги при помощи штампов и печатей).

После того, как услуга будет предоставлена и сотрудничество завершено, в том числе произведена полная оплата, акт следует передать в архив компании, где он должен храниться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта об оказании услуг (табличная форма)

  1. В начале документа пишется
    • его наименование с коротким указанием смысла (в данном случае «об оказании услуг»),
    • ставится номер по внутреннему документообороту предприятия,
    • и дата составления.
  2. Затем ниже указываются стороны, между которыми составлен договор об оказании услуг:
    • полные названия организаций (это может быть ИП или ООО)
    • и сведения об их представителях (вписать должности, фамилии-имена-отчества).
  3. Далее идет таблица, в которую вносятся
    • наименования услуг (работ) по порядку,
    • их стоимость цифрами (если компания использует НДС, то с его выделением).

Под таблицей фиксируется окончательная цена прописью.

Во второй части документа следует зафиксировать то, что все услуги предоставлены в надлежащем качестве, в установленный срок и в полном объеме. Также необходимо вписать то, что заказчик претензий не имеет. Здесь же нужно указать, к какому договору данный акт является приложением (его номер и дату составления).

Последнее, что следует внести в акт об оказании услуг: реквизиты сторон. Их набор стандартный:

  • название компаний,
  • ИНН,
  • КПП,
  • адрес (юридический и фактический),
  • информацию об обслуживающих банках: их наименования, БИК, номер расчетного и корр. счетов предприятий,
  • номера контактных телефонов.

В завершение акт нужно заверить подписями директоров организаций или других лиц, действующих от имени компаний.

Источник

Что такое закрывающие документы. Объясняем простыми словами

Закрывающие документы — перечень бумаг, которые стороны должны подписать при окончательном завершении сделки.

Проще говоря, это документальное подтверждение того, что стороны полностью выполнили условия договора, не имеют друг к другу никаких претензий и расплатились по всем своим обязательствам. Оно необходимо для налогового и бухгалтерского учёта.

Перечень закрывающих документов меняется в зависимости от вида сделки. Их составляют в нескольких экземплярах — минимум по одному для каждой из сторон сделки, так как юридической силой обладают только оригинальные документы.

Закрывающие документы необходимо оформлять либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Второй вариант более распространён. В частности, налоговая принимает документы именно так.

Пример употребления на «Секрете»

«Объясню на примере: бухгалтеру нужны закрывающие документы для выплаты и закрытия отчёта. И вот этот бедный бухгалтер названивает курьеру и говорит: «Пришли мне чек», — а тот, например, плохо говорит по-русски, не понимает, зачем ему сейчас искать какой-то чек».

(Сооснователь и CЕO Jump.Finance Антон Кириллов объясняет, кому может пригодиться его онлайн-сервис.)

Нюансы

Первичные документы бывают:

  • по объёму: первичные и сводные;
  • по назначению: распорядительные и выполняющие;
  • по способу заполнения: комбинированные и строгие;
  • по виду операций: разовые и накопительные;
  • по месту составления: внешние и внутренние.

Основные виды закрывающих документов:

Также список закрывающих документов может включать различные чеки, банковские выписки, кассовые ордера, квитанции и другие свидетельства платёжных операций.

Каждая компания вправе самостоятельно определять форму закрывающих документов, но по закону бумаги обязаны содержать ряд реквизитов:

  • название документа;
  • название экономического субъекта, который составил договор;
  • дата составления;
  • описание предмета соглашения, то есть перечисление услуг или товаров, о которых договорились стороны;
  • чёткое измерение предмета договора, которое выражается в денежном и/или количественном виде с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, ответственных за сделку;
  • их подписи.
Читайте также:  Как проходит заключение договоров на поставку

Закрывающие документы относятся к первичным учётным документам.

Источник

Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг

Документы, подтверждающие оказание услуг

Без доказательств подтвердить, что услуга оказана, сложно. Поэтому рекомендуем после исполнения договора составлять документ, который будет доказывать, что вы выполнили условия, а заказчик удовлетворен результатом.

В качестве доказательств оказания услуги выступают:

  1. Акт об оказании услуг или акт сдачи-приемки. Это основное доказательство. В нем указывается, какие именно услуги оказаны.
  2. Отчет исполнителя. Вы можете прописать в договоре оказания услуг условие о том, что исполнитель должен представить отчет об оказанных услугах. И даже если такого условия нет, вы все равно вправе представить отчет. Этот документ безусловно не подтверждает факт оказания услуг, но вместе с другими доказательствами будет учтен.
  3. Переписка с исполнителем. Также является косвенным доказательством того, что услуга оказана. Вместе с отчетом исполнителя может убедить суд в вашей добросовестности. Переписка может быть в разных формах, например в социальных сетях, по электронной почте, обычной почте.

Акт об оказании услуг

Документ составляется в произвольной форме. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ бланк можно продумать самостоятельно. В основном договоре оказания услуг можно заранее согласовать форму.

Чаще всего документ составляет исполнитель и передает для подписания заказчику.

В акте следует указать следующие данные:

  1. Название документа (например, «Акт об оказанных услугах»).
  2. Дату составления.
  3. Данные о заказчике (Ф.И.О., адрес, если заказчик физическое лицо или ИП, либо наименование, юридический адрес, ОГРН, если это юридическое лицо).
  4. Данные об исполнителе, в том же объеме, что и данные о заказчике.
  5. Данные об основном договоре (например: название, дата заключения, номер).
  6. Вид и объем оказанных услуг. Чем подробнее, тем лучше, чтобы можно было понять, какая именно услуга оказана, полностью или нет.
  7. Цена услуг, с НДС или без.
  8. Сведения о выявленных недостатках оказания услуг, если они были выявлены.

Акт подписывается обеими сторонами сделки.

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о том, как оформить акт об оказании услуг. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Отчет исполнителя

Этот документ так же, как и акт, составляется в произвольном виде, поскольку законодательство не регулирует порядок его заполнения. Однако учтите, что если в основном договоре оказания услуг прописано, как должен составляться отчет, вы должны следовать этим правилам. В договоре может содержаться форма этого документа.

В отчете указывают:

  1. Название документа, например: «Отчет исполнителя о выполнении услуги».
  2. Дату составления.
  3. Ссылку на договор оказания услуг (дата, номер).
  4. Название оказанной услуги и объем ее оказание либо перечень оказанных услуг.

Если имеются документы, подтверждающие оказание услуги, их приводят в приложении.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.

Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом

В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.

Документ, подтверждающий оплату услуг наличными

Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:

  1. Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме.
  2. Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.

Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:

  1. Расходно-кассовый ордер на выдачу денег представителю организации.
  2. Кассовая книга, в которой вы указываете, что передали сотруднику наличные.
  3. Чек или другой документ, выданный исполнителем.
  4. Авансовый отчет.
  5. Документы бухгалтерского учета.
Читайте также:  Виды оказываемых услуг по договору возмездного оказания услуг

В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.

Итоги

Таким образом, для подтверждения факта оказания услуги помогут акт об оказанных услугах, отчет исполнителя и переписка с заказчиком. Для подтверждения оплаты услуг понадобятся акт об оказанных услугах, расписки, кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет, документы бухгалтерского учета.

Источник

Про акты, накладные и УПД для новичков

Чем отличается акт от накладной? По какой форме их составлять? В каком документе можно провести одновременно и товар, и услугу? Можно ли выдавать накладные физлицам? На все эти и другие вопросы про акт, накладную и УПД отвечает Эльба.

Акт и накладная — это документы, которые подтверждают, что вы выполнили то, что обещали по договору. В случае с услугами — оказали их. В случае с товарами — выдали покупателю. Эти документы еще называют закрывающими, потому что они как бы закрывают сделку.

Чем они отличаются друг от друга? Всё просто. Акт подтверждает факт оказания услуги, а накладная — факт отгрузки товара.

Например, вы отгрузили арахисовую пасту клиенту. В идеале в момент отгрузки клиент должен подписать накладную в двух экземплярах: один для вас, другой для себя. Этим действием он документально подтвердит, что принял ваш товар и что не имеет к нему никаких претензий.

С услугами схема такая же: акт подтверждает, что услуга или работа выполнена качественно, в полном объеме и претензий у заказчика нет. После его подписания клиент не может требовать от вас доработки. Ну а если что-то пошло не так, то ваш клиент вполне может не подписать акт. Или подписать, но прямо в нем перечислить обнаруженные недостатки, что в будущем может повлиять на стоимость.

Акт более простой документ, чем накладная, и всё дело в его форме.

Формы накладной и акта

У накладной, в отличие от акта, есть установленная форма, она называется ТОРГ-12. Можно, конечно, разработать и свою форму накладной, но для контрагентов она будет непривычной, поэтому лучше пользоваться ТОРГ-12. В ней много полей, аббревиатур и строчек, но Эльба, к примеру, по большей части всё это заполняет автоматически.

Выставляйте счета, акты, накладные, договоры и другие документы по шаблонам Эльбы

А вот у акта чёткой формы нет, есть лишь обязательные реквизиты и вы их можете организовать по-своему. В Эльбе, например, акт выглядит так:

Что делать, если одновременно с отгрузкой товара вы оказываете услуги?

Самое частый пример: вы отгружаете и доставляете товар. Нужно ли для этого оформлять и акт, и накладную?

По-хорошему, да. Потому что неправильно включать услугу в накладную или товар в акт. Но есть еще один интересный документ —универсальный передаточный документ (УПД). Изначально он предназначен для того, чтобы объединить акт/накладную со счетом-фактурой, но УПД можно выставить и без счета-фактуры, это не запрещено. И тогда от него остается симбиоз акта и накладной, то есть это как раз тот документ, по которому можно провести и товары, и услугу.

Нужно ли выдавать накладные физлицам?

Нет, не нужно, с функцией накладной отлично справляется кассовый чек. Если же физлицо по какой-то причине просит у вас накладную, вы можете пойти ему навстречу. Этим вы точно ничего не нарушите.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста