Вся переписка по настоящему договору

Узаконить переписку по эл. почте

Ситуация: сначала вы договорились с клиентом на три макета, а через неделю клиент решил, что хватит двух. Если правильно договориться об этом по электронной почте, обновлять договор не придется.

Юрист Павел Мищенко рассказывает, как узаконить переписку по электронной почте без риска для себя.

Согласовать условия в почте

В идеальном мире можно ничего не фиксировать.

Дизайн-студия получила заказ, работы — на три месяца. За это время клиент два раза менял сроки и объем заказа.

Об изменениях договаривались по телефону: планировали сдать три макета в среду, директор просит два, но ко вторнику. Студия готовит к понедельнику, ни у кого претензий нет.

В реальном мире это рискованно. Вдруг директор уволится, а новый не узнает о договоренностях и будет требовать заказ по договору. По договору — три макета, значит, надо сдать три. А может не уволиться, просто забыть.

Чтобы не тратить время на разбирательства, лучше зафиксировать новые условия. Для этого необязательно составлять дополнительное соглашение или переделывать договор. Достаточно узаконить переписку по эл. почте.

Переписка работает так: пишете в договоре, что переписка по почте законна, а потом описываете новые условия и получаете подтверждение клиента. Если клиент написал, что переносит срок макета на две недели, у вас новый срок. Клиент не вправе потом оштрафовать за срыв сроков.

Узаконить переписку

Мало написать фразу о согласовании по почте в договоре. Чтобы переписка сработала, есть несколько правил. Они не занимают много времени, но надо выполнять все.

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

Написать в договоре фразу о законности переписки. Например: «Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Указать в реквизитах ваш адрес и адрес клиента:

Переписываться с адресов из договора. Если указали почту на яндексе, а переписываетесь с джимейла, суд может ее не принять.

Возможно, клиент будет менять адрес: сначала напишет с рабочего, потом с личного или перейдет в вотсап. Необязательно заставлять клиента писать с адреса из договора. Можно сделать так:

переписываться там, где удобно вам и клиенту;

как договорились об изменениях, предупредить клиента, что пришлете письмом новые договоренности. Так вы хотите убедиться, что правильно поняли условия и не сорвете задачу. Почта нужна, чтобы не потерять договоренности — всё будет в одном письме;

предупредить, что отправили письмо на адрес из договора. А то клиент будет ждать сообщение в вотсапе и не заглянет в почту;

попросить письменно подтвердить. Фразы «Всё верно» хватает.

В письмах подробно описывать, что и как меняется. Нельзя написать: «Окей, Иван, меняем логотип, как договорились». Из такой переписки непонятно, о чем

договорились, какой логотип и где менять, точно ли Иван подтвердил новые условия.

Общая фраза, не защищает

Окей, Иван, меняем сроки и макет, как договорились

Защищает

Иван, по итогам разговора зафиксирую новые условия:

  • задачу сдаю в понедельник;
  • работаем над двумя макетами;
  • новый бриф к макету прикладываю к письму.

Пожалуйста, напишите в письме, всё ли я понял

Это все правила, чтобы переписка по электронной почте была законной. Если компания следует правилам, можно не подписывать доп. соглашение всякий раз, когда клиент меняет условия.

Еще о договорах

Как составить валютный договор без ошибок

Переписка по электронной почте — часть договора. Чтобы всё остальное в договорах вас защищало, мы сделали шаблоны и инструкции к ним. Вот что можно посмотреть:

Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам

Источник

Что предусмотреть об электронной переписке в договоре с контрагентом, чтобы она не обернулась боком

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

Читайте также:  Договор об оказании услуг это какое право

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

Переписку по электронной почте стороны чаще всего используют для установления конкретных обстоятельств дела и доказывания факта направления юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.).

Существует обширная судебная практика, в соответствии с которой суды не принимают ссылку стороны на электронную переписку, если в договоре не было отдельного оговорено её использование, а противоположная сторона оспаривает получение по электронной почте юридически значимого сообщения.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) — ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) — ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Отдельно следует отметить, что при разработке контракта не стоит включать в него условие об обязательном направлении оригиналов в письменной форме, поскольку при наличии подобного условия юридически значимые сроки (например, сроки рассмотрения заявки и др.) будут считаться судом с даты направления или получения оригинала документа, а не отправки сообщения по электронной почте.

Кроме того, суды признают переписку по электронной почте в качестве доказательства по делу, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25).

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

  • спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;
  • принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;
  • если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
  • сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;
  • адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

В качестве элемента достоверности переписки по электронной почте, на который может обратить внимание суд, выступает наличие полномочий лиц на отправление (получение) сведений, составляющих предмет переписки. Поэтому в договоре также необходимо определять круг уполномоченных на ведение электронной переписки лиц.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.

Источник

Электронная переписка: современные реалии договорной работы

Правовое значение электронной переписки и других документов, передаваемых по интернету, в современных условиях трудно переоценить. Данная статья поможет вам использовать сообщения из электронной почты, мессенджеров и облачных сервисов в качестве письменных доказательств, оспаривать при необходимости причастность к созданию электронного сообщения и его содержание, а также отличать общение по электронной переписке от юридически значимых фактов.

Читайте также:  Арендатор не забирает свое имущество после окончания договора

КВАЛИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

Электронные сообщения и электронные документы передаются по различным каналам связи, в основном — с помощью интернета. Участники гражданского оборота активно используют электронную переписку для подтверждения значимых юридических фактов. Речь идет об электронных сообщениях и документах, создаваемых и передаваемых по электронной почте с помощью:

  • облачных платформ;
  • онлайн-сервисов, созданных для совместной работы и видеоконференций;
  • программ-мессенджеров, используемых для личной переписки или корпоративных чатов.

Об этом свидетельствует количество судебных разбирательств, в рамках которых стороны ссылаются на электронные письма и сообщения.

Поскольку предпринимательская деятельность таит в себе множество рисков, любое переданное электронное сообщение следует рассматривать как потенциальное доказательство. Это означает, что создание, передача и хранение информации в электронном виде должны идентифицировать стороны и их правоотношения.

Следует отметить, что переданные с использованием интернета сообщения являются «нетрадиционными» доказательствами и оцениваются судами в совокупности и взаимосвязи с другими доказательствами.

Любая информация, полученная с использованием интернета и представляемая на бумажном носителе (скриншоты страниц, распечатки различных баз данных, распечатки электронных документов и пр.), приобщается судами к материалам дела в качестве письменных доказательств.

Важно, чтобы отраженные в электронных сообщениях сведения были доступны для восприятия человеком и имели значение для дела.

Как и любые доказательства, электронные сообщения должны отвечать критериям допустимости и относимости. В чем это проявляется на практике? Необходимо подтвердить причастность сторон к созданным и отправленным сообщениям (признак допустимости), а также убедиться, что содержание и смысл сообщения позволяют установить спорные факты (признак относимости).

Не является надлежащим доказательством переписка, которая не позволяет установить каких-либо значимых для дела обстоятельств:

  • номеров телефонов, с которых они отправлены;
  • адреса электронной почты, с которой велась спорная переписка;
  • аккаунта в мессенджерах/облачных платформах;
  • принадлежность таковых стороне истца и ответчика;
  • относимость сообщений к спорным отношениям сторон (ст. 65, 67, 71 АПК РФ).

КРИТЕРИИ ДОПУСТИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

Для целей документального оформления правоотношений между сторонами юридическая значимость электронных сообщений должна быть установлена договором.

Возможность использовать электронную почту, мессенджеры и/или облачные платформы должна быть предусмотрена договором. Если это не прописано, суд может не принять электронную переписку в качестве доказательства. Суд не сможет достоверно установить, что сообщение исходит именно от контрагента, тем более в тех случаях, если:

  • отсутствуют безусловные доказательства принадлежности адреса электронной почты, аккаунта в мессенджере, телефонного номера контрагенту;
  • факт ведения представленной электронной переписки не находит своего подтверждения в ходе судебного разбирательства.

Использование электронных сообщений для направления юридически значимых сообщений в нарушение иного определенного договором способа не допускается.

ТРУДНОСТИ ПРИ ИДЕНТИФИКАЦИИ СТОРОН И ИХ ПРЕОДОЛЕНИЕ

Само по себе отображение какой-либо информации, например, на экране смартфона не обладает признаками доказательства. Для этого электронное сообщение должно содержать объективную информацию об отправителе сообщения:

  • фамилию, имя, отчество абонента;
  • телефонный номер абонента и/или имя пользователя в программе-мессенджере.

Электронные сообщения должны содержать обязательный признак: отправитель и получатель должны быть идентифицированы. Суд примет только те доказательства, которые позволят достоверно установить, что сообщения исходят от надлежащей стороны. Для этого, например, суд по ходатайству лица, участвующего в деле, может истребовать у оператора сотовой связи сведения о владельце спорного телефонного номера.

Для минимизации риска признания электронной переписки недопустимым доказательством в договоре необходимо определить:

  • вид связи (электронная почта, программа-мессенджер, облачный сервис (платформа) и т.д.);
  • электронные адреса сторон;
  • вопросы, которые могут быть согласованы с использованием таких способов связи;
  • уполномоченных лиц, их должности.

В противном случае суд может отклонить такую переписку по мотиву недопустимости, поскольку идентифицировать отправителей и получателей сообщений, а также сопоставить такие сообщения с правоотношениями сторон суд не сможет.

Доказательства в виде электронной переписки не будут приняты судом, если будут установлены следующие обстоятельства:

  • стороны не заключили соглашение об обмене электронными документами;
  • стороны использовали адреса электронной почты иных лиц, не являющихся стороной по договору и не уполномоченных на соответствующие действия;
  • стороны использовали электронные адреса, отличные от официальных реквизитов стороны по договору (компании как юридического лица).

При согласовании в договоре условий об использовании определенного способа связи, например онлайн-сервиса для обмена юридически значимыми документами, стороны должны использовать указанный порядок взаимодействия.

Читайте также:  Договор на право пользования патента

Если определенный способ передачи электронных сообщений не позволяет сторонам договора в полной мере пользоваться своими правами, заинтересованное лицо не лишено возможности заявить об этом в период исполнения договора либо в установленном законом порядке заявить о недействительности отдельных условий договора.

Имейте в виду, что отсутствие в договоре указания на возможность обмена между сторонами юридически значимыми сообщениями посредством телефонной связи, мобильных приложений в отсутствие возражений стороны спора относительно принадлежности данной переписки к уполномоченным представителям организаций не свидетельствует о том, что указанный вид доказательств лишен доказательной силы.

Переписка между сторонами договора, в том числе исполненная с использованием электронных сервисов, сможет с учетом п.п. 3, 4 ст. 1 ГК РФ свидетельствовать о добросовестном поведении стороны по делу, неоднократно извещающей другую сторону о юридически значимых событиях, касающихся исполнения договора. Договором может быть не предусмотрена возможность обмена электронными сообщениями, но суды могут признать направление электронных сообщений, например писем посредством электронной почты, соответствующим обычаям делового оборота и не противоречащим гражданскому законодательству Российской Федерации, если стороны обмениваются информацией по указанному адресу в рамках существующих правоотношений. При этом принадлежность адреса электронной почты стороне договора должна быть бесспорной.

Немаловажное значение имеет признание электронной переписки сторонами спора. Если стороны не оспаривают факт существования электронный переписки и признают ее содержание достоверным, то суд принимает ее во внимание в качестве направления юридически значимых сообщений.

КРИТЕРИИ ОТНОСИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

Относимость переписки можно оценить по нескольким критериям. Так, пересылаемые электронные сообщения должны передавать действительную волю сторон. При этом содержание переписки не должно быть двусмысленным. Из ее содержания должно ясно следовать намерение стороны реализовать свои права тем или иным образом.

Обмен некими обрывистыми и не всегда ясными по смыслу постороннему лицу сообщениями, которые суд не сможет соотнести с позицией стороны по делу, не принимаются во внимание.

Электронное сообщение должно содержать конкретные данные:

  • дату, время;
  • наименование контрагентов;
  • информацию, касающуюся обстоятельств судебного спора.

Если в материалах дела не будет доказательств реального исполнения договора займа, суд не примет переписку по электронной почте и/или мессенджерах в качестве доказательства заключения договора займа и реальности передачи денежных средств.

Форма совершения юридически значимого действия также принимается во внимание судами. Например, расторжение письменного договора путем обмена электронными документами или передача результата работы (отправление проекта по электронной почте) без согласия, выраженного путем подписания одного или нескольких взаимосвязанных документов, может оцениваться судом только как намерение расторгнуть договор или взаимодействие по договору, но не означает признание юридического факта.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ФИКСАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ СООБЩЕНИЙ И ДОКУМЕНТОВ

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» раскрывает определение информации, ее предоставление и распространение, информационно-телекоммуникационной сети, электронного сообщения, документированной информации и электронного документа.

Любая информация, переданная с помощью интернета (электронное сообщение или электронный документ), может быть задокументирована и представлена в суд в качестве письменного доказательства.

Необходимость в оперативном закреплении письменных доказательств заключается в том, что электронные сообщения могут быть уничтожены или безвозвратно потеряны.

Нотариальный протокол осмотра таких доказательств, как электронные сообщения и документы, оцениваются судами как допустимое письменное доказательство.

Обеспечение информации, переданной с помощью интернета, осуществляется путем ее осмотра и фиксации с помощью протокола осмотра письменных доказательств, в котором нотариус указывает обнаруженные при осмотре обстоятельства.

Нотариус в протоколе осмотра, например, электронного сообщения, полученного/переданного с помощью мессенджера, отражает следующие сведения:

  • номер телефона, на который поступило сообщение;
  • модель телефона, идентификационный номер телефона (IMEI номер), на котором воспроизводится электронное сообщение;
  • способ получения доступа к осматриваемому сообщению;
  • наименование абонента, присвоенное в книге контактов, от которого исходило сообщение (при наличии) и его телефонный номер;
  • дата, время и вид сообщения;
  • способ сохранения сообщения (фотографирование сообщений, скриншоты переписки, сохранение на материальный носитель, печать на бумажном носителе).

Однако суды иногда критически относятся к таким доказательствам, поскольку нотариальное заверение подтверждает факт и содержание переписки, но не адресатов и допустимость такой переписки в правоотношениях сторон.

Таким образом, при отсутствии других доказательств нотариальное заверение переписки не влечет за собой дополнительного доказательственного значения.

Если скриншоты экрана страницы с электронной переписки сделаны без привлечения независимых специалистов, они не могут служить объективным средством доказывания, поскольку в таком случае не исключается возможности их самостоятельного изготовления.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста