Внутренние приказы организации сколько хранить



Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).

Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины». При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).

Читайте также:  На сколько выдается водительская медицинская справка когда есть водительское удостоверение

Источник

Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Бухгалтерские документы

  • Первичные учетные документы
  • Кассовые документы и книги
  • Банковские документы
  • Корешки чековых книжек
  • Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
  • Авансовые отчеты
  • Переписка

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Документы учетной политики

Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Реестры сведений о доходах физлиц

Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

Читайте также:  Заявление на то что протекает потолок

Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет

Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Табели учета рабочего времени

Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявки о потребности в иностранцах

Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о направлении в командировку

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет

Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Читайте также:  За сколько дней оформляется доверенность

Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Уведомления, предупреждения работников

Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

— по месту утверждения

Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по месту разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу

Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста