Виза организации что это

Виза на документе — это. Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

  • 24 Мая, 2019
  • Термины
  • Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

  • Пометка должностного лица.
  • Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
  • Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
  • Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
  • Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
  • Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

  • Указание должности визирующего должностного лица.
  • Его личная подпись.
  • Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
  • Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

  • Надпись «Замечания прилагаются. «
  • Должность.
  • Личная подпись ответственного лица.
  • Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
  • Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Читайте также:  Виза на полгода сколько это дней

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Особенности оформления

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

  • Согласование с определенным должностным лицом.
  • Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
  • Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
  • Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
  • Дата составления документа.
  • Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

Протокол собрания профессионального комитета

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
  • Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
  • Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
  • Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
  • Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
  • Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
  • Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

  • Составители проекта данного документа.
  • Исполнители, которым дано составленное поручение.
  • Представители юридического отдела.
  • Сотрудники службы делопроизводства.
  • Главбух.
  • При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

  • Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
  • Сложность конкретной документации.
  • Количество этапов согласования бумаги.
  • Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Источник

Деловая виза: зачем она нужна и как ее получить

Чтобы успешно заниматься бизнесом, необходимо вести переговоры, активно встречаться с партнерами, заключать сделки, участвовать в конференциях, симпозиумах, деловых встречах не только у себя в стране, но и в других государствах. Бизнес не признает границ, и это обстоятельство учитывает миграционное законодательство во всем мире. Деловая виза — это тот документ, который обеспечивает предпринимателям и бизнесменам максимум мобильности и упрощает пересечение границ.

Что из себя представляет бизнес-виза

Деловая или бизнес-виза представляют собой разрешение на въезд и пребывание в стране иностранных граждан – представителей бизнеса или лиц, которые так или иначе связаны с заключением контрактов, проведением промышленно-торговых выставок, ведением деловых переговоров, встреч с партнерами.

В большинстве государств бизнес-виза представляет собой стикер (голографическую вставку, марку), который при оформлении вклеивают в загранпаспорт.

Внешне разрешение для делового визита практически не отличается от обычных виз — туристических, гостевых – которые оформляют консульские учреждения той или иной страны. Бизнес-виза того же размера, но имеет идентификацию в зависимости от страны. Так, в КНР отличительным признаком такой визы служит буква М, которая обозначает категорию «Бизнес».

Деловые визы стран Шенгенской зоны маркируются буквой С. Эта категория краткосрочной визы, помимо бизнесменов, оформляется также для въезжающих проведать родственников, друзей, с туристическими целями. К одной из отличительных черт европейской бизнес-визы можно отнести наличие категории MULTI (возможность многократно въезжать и выезжать из зоны Шенгена).

Бизнес-визы США, как и визы зоны Шенген, дают право совершать в страну не только деловые визиты (Visitor for Business), но и гостевые и туристические поездки (Visitor for Pleasure) и обозначены В1/В2.

В Российской Федерации деловые (коммерческие) визы обозначаются в графе цель поездки – «Деловая» и в визе ставится отметка «ОД» – «Обыкновенная деловая».

В зависимости от количества разрешенных пересечений границы государства деловые визы бывают:

  • однократными — дозволяется въехать на территорию страны лишь один раз (отметка в визе «01»);
  • двукратными — въезд в страну разрешен дважды (отметка в визе «02»);
  • мульти- или многократными — разрешено въезжать на территорию страны несколько раз (отметка в визе «multi»).

Какая деятельность разрешена обладателю деловой визы

Бизнес-виза дает возможность осуществлять следующие виды деятельности:

  • налаживание деловых контактов, посещение государственных и коммерческих структур;
  • проведение коммерческих переговоров;
  • подбор новых сотрудников;
  • заключение и продление контрактов по поставкам товаров и услуг;
  • осуществление мероприятий по исследованию потенциала рынка;
  • участие в бизнес-конференциях, конгрессах, переговорах с партнерами, совещаниях, аукционах;
  • действия по монтажу и обслуживанию оборудования;
  • смена экипажей на транспорте;
  • перевозка грузов и пассажиров профессиональными водителями;
  • сопровождение члена семьи в бизнес-поездке.

Деловая или бизнес-виза не дает разрешения на работу по контракту и трудоустройство. Осматривать достопримечательности и совершать турпоездки в свободное от конференций и встреч время не запрещается.

Порядок оформления бизнес-визы

Оформление разрешения на въезд в страну по делам бизнеса практически ничем не отличается от получения туристических или гостевых виз. За небольшим исключением: для оформления необходимо предоставить приглашение (телекс или оригинал) от бизнес-партнеров или другой официальный документ, который мог бы подтвердить цель визита.

Традиционно оформлением деловой визы занимаются:

  • консульства или консульские отделы при посольствах;
  • аккредитованные визовые центры;
  • турфирмы, специализированные агентства.

Процедура получения деловой визы во многом зависит от того, в какую страну запланирован визит. Несмотря на попытки унифицировать процесс оформления разрешений на въезд по делам бизнеса и ряд общих моментов, консульства некоторых стран могут выдвигать собственные требования миграционного характера по оформлению бумаг, предоставлению дополнительных документов.

Деловую поездку в КНР возможно оформить лишь в консульствах этой страны и в тех визовых центрах, которые при них аккредитованы. Стандартные сроки оформления визы — 7 календарных дней. За срочное оформление (в течение 3 дней) и экспресс (за день) взимается дополнительная плата. Графики приема и информация о необходимости предварительной записи находятся на официальных сайтах консульств и посольств КНР.

Российские бизнес-визы выдаются в консульствах РФ в странах проживания заявителей в срок до 7 календарных дней (по телексным приглашениям МИД РФ — от 1 до 2 дней) с момента подачи документов.

Оформление деловой визы в страны зоны Шенгена одинаково для всех государств-членов Соглашения. Получить ее можно в представительстве любой из них. При подаче заявления необходимо личное присутствие заявителя для сдачи биометрических данных. Если вы уже сдавали отпечатки пальцев для шенгенской визы после 14.09.2015, то документы может подавать доверенное лицо. Время ожидания оформления визы — от 5 до 10 дней.

Для оформления бизнес-визы в США необходимо записаться на собеседование в посольстве. Это можно сделать на сайте посольства США, предварительно заполнив онлайн-анкету DS-160 и заплатив госпошлину.

Обычный срок ожидания составляет около 14 дней. При визите необходимо принести с собой весь пакет документов. Решение принимается непосредственно на собеседовании. Здесь же производят снятие отпечатков пальцев (не требуется лицам в возрасте до 14 и свыше 80 лет). При положительном ответе виза будет оформлена в течении трех рабочих дней после собеседования.

Перечень необходимых документов для оформления бизнес-визы

Для оформления бизнес-визы потребуется предоставить стандартный пакет документов:

  • приглашение (для получения бизнес-визы РФ и США приглашения могут быть трех видов: на бланке миграционного органа, письмом и телексом). Этот документ — определяющий при открытии визы. Он должен содержать сведения о маршруте, дате приглашения и сроках пребывания, название и адрес приглашающей организации;
  • заявление на оформление визы;
  • загранпаспорт со сроком действия на весь период путешествия или более (например, в США, РФ — на 6 месяцев, в Польше — на 3 месяца, в Венгрии — 105 дней);
  • цветное фото 3,5 х 4,5 см, фон белый (в КНР с 01.01.2017 внесены изменения в требования к фото;
  • гражданский внутренний паспорт;
  • подтверждение уплаты госпошлины;
  • подтверждение истинности поездки (паспортные данные приглашающего физлица, номер регистрации, адрес — для юридического лица);
  • страховой полис;
  • бронь гостиницы и др.

Консульства могут затребовать дополнительные документы. Так, для получения визы США необходимо предоставить на собеседовании, помимо перечисленных бумаг, распечатанную страницу анкеты DS-160, копию подтверждения назначения беседы, электронный адрес.

Для оформления бизнес-разрешения в КНР понадобится анкета Form V.2013.

Также нужна будет справка с места работы с указанием зарплаты за последние полгода, на бланке предприятия с печатью.

При оформлении разрешения на въезд в государства Шенгенского Соглашения потребуется анкета-опросник.

Бизнес-виза: сроки действия и стоимость

Государства Шенгенской зоны выдают разрешения на въезд для бизнес-целей четырех категорий. Первая дает возможность пребывать в странах Шенгена 30 дней, вторая — до полугода, третья — год, четвертая — до года (виза действует на протяжении пяти лет).

Бизнес-виза в Россию для иностранцев может выдаваться на 30 дней, на 90 дней (одно- и двукратная), а также многократная на 90, 180 и 365 дней: въезды-выезды не ограничены, ограничивается лишь суммарное количество прожитых в России дней — не более 90 за полугодие.

Бизнес-виза в США может открываться на 10 лет с мультивъездом, но при каждом посещении страны определять длительность пребывания будет сотрудник Департамента погранконтроля США при въезде.

КНР предоставляет однократные деловые визы на срок до 30 или 90 дней пребывания (с коридором въезда 3 месяца), двукратные с 30, 60 или 90 днями пребывания (с коридором въезда 3 и 6 месяцев) и годовые многократные — до 90 дней пребывания (с коридором въезда в 12 месяцев).

Интересный факт: в сентябре 2017 г. США вдвое сократили количество выданных неиммиграционных виз российским гражданам — 7110 (в августе — 14939).

Стоимость бизнес-виз некоторых государств

Государство Категория Название Консульский сбор Дополнительные расходы
США В Визы для деловых и туристических поездок 160 долларов США
Страны Шенгена С Визы для деловых и туристических поездок 35 евро (по упрощенной программе), 70 евро для остальных стран За срочность сумма удваивается, при получении в визовых центрах — сервисный сбор от 20 до 30 евро
КНР М Бизнес-виза От 30 до 90 долларов США в зависимости от кратности и срока пребывания
РФ ОД Деловая (коммерческая виза) 35 евро для граждан Евросоюза, для граждан КНР — 50, 100, 150 долларов США (одно-, двух-, многократная), граждан остальных стран — в индивидуальном порядке За срочность сумма удваивается, при получении в визовых центрах — сервисный сбор от 21 до 27 евро

Подводим итоги

Бизнес (деловая) виза — дает возможность предпринимателям и бизнесменам свободно пересекать государственные границы и развивать свой бизнес, совершать инвестиции в экономику, подбирать персонал, заключать контракты. В этом заинтересованы все стороны, что объясняет попытки максимально унифицировать и упростить процедуру получения бизнес-визы.

Как получить бизнес-визу в Китай: Видео

Источник

Читайте также:  Виза выписка за какое время
Поделиться с друзьями
МальтаВиста