Виды договоров при расчетах с контрагентами

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Содержание

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Создавайте документы в Эльбе

Используйте собственные шаблоны. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 19.01.2022

Продолжайте читать

Регистрация ИП через МФЦ

Регистрация ИП через Госуслуги: пошаговая инструкция

Что, если открыть ИП в льготном регионе, а работать в другом

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Источник

VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2016

ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ РАСЧЕТОВ С КОНТРАГЕНТАМИ В СООТВЕТСТВИИ С ДЕЙСТВУЮЩИМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ

На сегодняшний день в РФ существует две основные формы расчетов с контрагентами: наличные расчеты и безналичные расчеты.

Наличные расчеты — это расчеты наличными деньгами через кассу. При осуществлении операций с наличными денежными средствами в кассе хозяйствующего субъекта необходимо руководствоваться требованиями указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» [6, C.234].

Наличные расчеты производятся в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов [6, C.240].

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке [5, C.50].

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций каждое предприятие должно иметь кассу. Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Расчеты между организациями осуществляются преимущественно в безналичном порядке путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Участники безналичных расчетов вправе самостоятельно определять их формы [4, C.84].

Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги [8, C.395].

Формы безналичных расчетов, применяемые между плательщиками и получателями средств на территории РФ, обозначены в положении ЦБ РФ от 19 июня 2012 г. № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» [3], а порядок и сроки проведения расчетов, а также их формы регулируются Гражданским кодексом РФ [1].

Перевод денежных средств осуществляется в рамках следующих форм безналичных расчетов:

— в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);

— в форме перевода электронных денежных средств [6, C.244].

Все операции по банковским счетам осуществляются только на основании расчетных документов.

Расчетный документ – это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

— плательщика – о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя;

— получателя – о списании денежных средств со счета плательщика и перечислении на счет, указанный покупателем [8, C.396].

Расчеты платежными поручениями. Платежные поручения – наиболее распространенная форма безналичных расчетов в РФ. Этим документом владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку перевести определенную сумму денежных средств на счет получателя этих средств. В Положении о безналичных расчетах оговаривается срок исполнения банками платежных поручений – предусмотренный законодательством или более короткий, если это установлено договором банковского счета. Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

— за поставленные товары, выполненные работы, оказанные слуги;

— в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

— в целях возврата или размещения кредитов и уплаты процентов по ним;

— в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

При этой форме расчетов банк обязуется по поручению плательщика перевести определенную денежную суму с его счета на счет указанного плательщиком лица в данном или в другом банке [4, C.84].

Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки. Они принимаются к исполнению только при наличии средств на счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете организации платежные поручения помещаются в картотеку. Их оплата производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством [5, C.64].

Расчеты по аккредитиву. Аккредитив (от лат. accredo – доверяю) – письменное поручение плательщика банку (это банк-эмитент):

— произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива;

— предоставить полномочия другому банку (исполняющий банк) произвести такие платежи.

При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива, обязуется произвести платежи в пользу получателя средств по представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку произвести такие платежи. В качестве исполняющего банка может выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк. Аккредитив обособлен и независим от основного договора [9, C.158].

Иными словами, аккредитив – это поручение банка покупателя банку поставщика об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении в пределах указанной в заявлении суммы.

Аккредитив может быть открыт за счет средств покупателя (Дт 55 Кт 51) или за счет ссуды банка (Дт 55 Кт 66) и предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Аккредитивы могут быть покрытые (депонированные) – при их открытии банк-эмитент обязан перечислить сумму аккредитива на счет плательщика с расчетного счета предприятия, и непокрытые (гарантированные) – исполняющему банку предоставляется право списывать сумму аккредитива со счета банка-эмитента. Кроме того, они бывают безотзывные – аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств, – и отзывные – может быть изменен или отменен без предварительного уведомления получателя средств.

Расчеты инкассовыми поручениями представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа [7, C.18].

Инкассовые поручения применяются:

— если бесспорный порядок взыскания установлен соответствующими законами;

— для взыскания по исполнительным документам;

— в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору [8, C.399].

При взыскании денежных средств на основании исполнительных документов инкассовое поручение должно содержать ссылку на дату выдачи исполнительного документа, его номер, номер дела, по которому принято решение, подлежащее принудительному исполнению, а также наименование органа, вынесшего такое решение. В случае взыскания исполнительского сбора судебным приставом-исполнителем инкассовое поручение должно содержать указание на взыскание исполнительского сбора, а также ссылку на дату и номер исполнительного документа судебного пристава.

Инкассовые поручения на взыскание денежных средств со счетов, выставленные на основании исполнительных документов, принимаются банком взыскателя с приложением подлинника исполнительного документа либо его дубликата [5, C.65].

Расчеты чеками. Согласно п. 1 ст. 877 ГК РФ чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя (юридического лица, имеющего денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков) банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю (юридическому лицу, в пользу которого выдан чек) [9, C.160].

При расчетах чеками владелец чека (чекодатель) дает письменное поручение обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Чековые книжки выдаются для расчетов с одним поставщиком или подрядчиком, сумма лимита и срок действия книжки должны быть ограничены (как правило, срок действия чековой книжки 6 месяцев). Депонирование средств при выдаче чековых книжек оформляется проводками Дт 55-2 Кт 51, 66 и т.д. Срок действия выписанного чека – 10 дней, не считая дня выписки. При поступлении товаров плательщик выписывает чек из книжки и передает его представителю поставщика, который становится чекодержателем. Он в свою очередь представляет выписанный чек в свой банк (как правило, на следующий день со дня выписки) для зачисления денег на его расчетный счет.

Расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование). При данной форме расчетов получателем средств может являться банк, в том числе банк плательщика. При осуществлении безналичных расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств применяется платежное требование [5, C.253].

Платежные требования представляют собой требование поставщика к покупателю произвести оплату на основании расчетных и отгрузочных документов поставляемой продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Поставщик пересылает требование покупателю (почтой или через свой банк) для акцепта. Оплата платежных требований может осуществляться с акцептом (с согласия покупателя) или без акцепта.

Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях:

— предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее 5 рабочих дней.

Безакцептное списание денежных средств со счета в случаях, предусмотренных основным договором, осуществляется банком при наличии в договоре банковского счета условия о безакцептном списании денежных средств либо на основании дополнительного соглашения к договору банковского счета, содержащего соответствующее условие. Плательщик обязан предоставить обслуживающему банку сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования на списание денежных средств в безакцептном порядке, наименовании товаров, работ или услуг, за которые будут производиться платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания) [5, C.67].

Расчеты в форме перевода электронных денежных средств. Использование формы расчетов посредством электронных денежных средств регулируется нормами Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» [2]. Согласно данному нормативному акту под электронными денежными средствами понимаются денежные средства, которые предварительно предоставлены одним лицом другому лицу, учитывающему информацию о размере предоставленных денежных средств без открытия банковского счета, для исполнения денежных обязательств лица, предоставившего денежные средства, перед третьими лицами и в отношении которых лицо, предоставившее денежные средства, имеет право передавать распоряжения исключительно с использованием электронных средств платежа [5, C.254].

В практике организаций стала обычной оплата посредством пластиковых кредитных или дебетовых карт. Это могут быть карты международных платежных систем Visa, Europay, American Express, Diners Card, JCB, электронные карты Visa Electron, Cirrus Maestro или российские карты. Такие расчеты имеют ряд преимуществ по сравнению с другими формами расчетов. В частности, уменьшается объем используемой в расчетах наличности, обеспечиваются более быстрые и удобные расчеты для клиентов банка: услуги либо товар можно получить до факта их оплаты.

Банковская пластиковая карта – персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ, услуг, а также получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах.

Организации могут открыть корпоративную карту для осуществления расходов на нужды организации. Держателями корпоративной банковской карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания такой карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее один счет в банке. Для осуществления расчетов по операциям с использованием карты банк открывает так называемый специальный карточный счет (далее – СКС); сумма средств, которая должна храниться на данном счете, оговаривается в договоре. За счет указанных средств будут осуществляться расчеты по картам.

Сотрудник – держатель карты получает возможность приобретать материальные ценности или услуги с оплатой через карту. В месте обслуживания он получает документы, свидетельствующие о расходах, произведенных по карте. Таким документом в первую очередь является квитанция (чек) на оплату покупки или оказанной услуги, так называемый слип, а также товарные чеки, накладные, квитанции, счета-фактуры.

Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет в организацию выписки с СКС в сроки, оговоренные в договоре. В соответствии с договором банк передает организации бланки слипов, которые являются бланками строгой отчетности, или же в случае автоматизированной системы расчетов – POS-терминал, осуществляет расчеты с банками – эмитентами карт. Полученные слипы передаются материально ответственным лицам (обычно кассирам) под отчет и учитываются только за балансом в условной оценке.

Слип выписывается организацией-поставщиком на основании документов, подтверждающих отгрузку материальных ценностей, выполнение услуг, работ. На основании полученного экземпляра слипа, а также выписанных первичных документов: счетов-фактур, товарных чеков, накладных – организация-поставщик отражает реализацию в бухгалтерском учете [5, C.69].

В заключении необходимо отметить, что безналичные расчеты производятся в соответствии со следующими принципами:

— банк принимает на себя обязанность хранить денежные средства клиента, зачислять на его счета поступающие суммы, выполнять распоряжение клиента о перечислении средств и выдаче их наличными;

— средства со счета списываются на основании документально оформленного распоряжения владельца счета;

— без распоряжения клиента денежные средства списываются лишь порешению суда и в других законодательно установленных случаях;

— при наличии на счете плательщика денежных сумм, достаточных для удовлетворения всех обязательств, средства списываются в соответствии с распоряжениями клиента в порядке календарной очередности, если иное не предусмотрено законом;

— при недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание сумм в покрытие обязательств организации осуществляется в очередности, установленной законом:

— в первую очередь – по исполнительным документам, которые предусматривают перечисление или выдачу денежных средств для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

— во вторую очередь – по исполнительным документам для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

— в третью очередь – по платежным документам для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ;

— в четвертую очередь – по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды (не предусмотренные третьей очередью);

— в пятую очередь – по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

— в шестую очередь – по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] : [федер. закон Рос. Федерации от 30.11.1994 г. №51-ФЗ] : [ред. от 13.07.2015 г.] : [с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2015 г.]. – Режим доступа : КонсультантПлюс. Законодательство.

Российская Федерация. Законы. Федеральный закон «О национальной платежной системе» [Электронный ресурс] : [федер. закон Рос. Федерации от 27.06.2011 г. №161-ФЗ] : [ред. от 29.12.2014 г.] : [с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2015 г.]. – Режим доступа : КонсультантПлюс. Законодательство.

Положение о правилах осуществления перевода денежных средств [Электронный ресурс] : [утв. Банком России 19.06.2012 г. № 383-П] : [ред. от 19.05.2015 г.]. – Режим доступа : КонсультантПлюс. Законодательство.

Бабаев, Ю. А. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Учебное пособие / Ю. А. Бабаев, А. М. Петров. — М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 352 с.

Бабаев, Ю. А. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю. А. Бабаев, А. М. Петров и др.; Под ред. Ю. А. Бабаева — 5-e изд., перераб. и доп. — М.: Вузов. учеб.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 463 с.

Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие / Ю.И.Сигидов, Г.Н.Ясменко — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 367 с.

Еленевская, Е. А. Учет, анализ, аудит: Учебное пособие / Е. А. Еленевская, Л. И. Ким и др.; Под общ. ред. Т. Ю. Серебряковой — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 345 с.

Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н. П. Кондраков. — 4-e изд., перераб. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 681 с.

Никандрова, Л. К. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Л. К. Никандрова, М. Д. Акатьева. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 277 с.

Источник