Устав проекта что это такое

Содержание устава проекта

Процесс инициации проекта преследует несколько целей. Высшее руководство компании должно принять необходимость выполнения проекта. Он подлежит идентификации и определению в качестве нового объекта управления. В ходе инициации также выполняется организационное обеспечение запуска его в реализацию. Данные цели достигаются по ходу соответствующих деловых процессов, выходами которых являются готовность к этапу планирования и ряд основополагающих документов. Одним из таких документов, разрабатываемых в процессе инициации, является устав проекта.

Место устава в процессах инициации

Для начала инициации важна идея, которая рождается в сознании инициатора, и суть своего замысла он намерен доложить руководству компании. Неоформленная идея аморфна, поэтому должен появиться исходный документ для принятия первоначального решения. Если работа предполагается небольшой, то замысел и ее эффекты оформляются в виде концепции, бизнес-кейса, презентации на несколько страниц и слайдов. Если замысел отличается масштабностью, то после рассмотрения исходных документов дается указание на разработку ТЭО и бизнес-плана. По факту их готовности руководство вновь возвращается к вопросу, и после успешной защиты принимается решение – проекту быть.

Дальше производится серия новых действий и принятие новых решений для того, чтобы запустить начало проектного мероприятия. Мероприятие в результате этих действий становится объектом управления. Иными словами, определяется менеджер проекта, и ему предлагается уникальная задача со всеми необходимыми параметрами. Можно спросить в этой ситуации: «Позвольте, но в бизнес-плане все это описано?!». Действительно, бизнес-план подробно прорабатывает всю логику, инфраструктуру и экономику задачи, ее перспективы и финансовое обоснование. Но менеджер в большинстве случаев не может отвечать за все результаты, сформированные в бизнес-плане. Его задача имеет более узкий контекст.

Если рассматривать пример создания нового рыночного продукта, предполагаемого к производству компанией, то уровень задачи PM может быть ограничен как минимум тремя вариантами ее контуров.

  1. Ответственность менеджера ограничивается созданием нового продукта.
  2. PM обеспечивает создание продукта и его производство.
  3. Менеджер отвечает не только за создание и производство новой продукции, но и за его продажу в течение заданного периода времени.

Уровень задачи менеджера должен быть определен и зафиксирован в специальном документе, который именуется уставом. Устав проекта – документ, издаваемый руководством компании для целей постановки ответственному ресурсу в лице PM уникальной задачи, предполагающей установленную зону ответственности и полномочий. Ответственность менеджера предусматривает его право принять уникальную задачу к исполнению и обязанность выполнить, не ссылаясь на вновь возникшие ограничения (в идеальном случае). Полномочия PM позволяют ему привлекать и использовать ресурсы компании и внешние заинтересованные стороны для достижения результатов в намеченные сроки. Устав проекта занимает первоочередное место после начала работ над проектом и решения о его старте, что отражено на представленных выше схемах.

Состав и структура устава

Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить:

  • функцию постановки задачи;
  • функцию согласования;
  • авторизационную функцию;
  • функцию повышения дисциплины;
  • консолидационную функцию;
  • интеграционную функцию.

Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные положения, которые включают следующие аспекты.

  1. Обоснование выполнения уникальной задачи развития.
  2. Цели, задачи и результаты.
  3. Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия.
  4. Определение и структуру продукта.
  5. Интересы и ожидания участников.
  6. Критерии успеха.
  7. Принципы организации и управления проектом.

Выше представлен один из вариантов типовой структуры устава. Устав проекта – достаточно сложный в разработке и введении в действие документ, часто являющийся первым формальным документом проекта. Обычно работу с ним начинает куратор, включая в него укрупненно сформулированные цели, ожидаемые результаты и образ продукта проекта. Далее заготовка устава передается PM для завершения разработки первой редакции документа, которых может быть несколько.

Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором организует предварительные совещания с основными участниками и будущими членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности, опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава.

Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать, используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить мотивацию на достижение успешного результата.

Читайте также:  Когда перечисляют налоговый вычет за квартиру после подачи заявления

Источник

Как написать устав проекта?

Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!

Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.

Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.

УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.

Что такое устав проекта

Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.

Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:

Что проясняет УП?

  • Какой специалист становится проектным менеджером (ПМ) и какой его круг полномочий
  • Цель проекта и его связь с деловыми показателями
  • Кем одобрен проект и кто будет его финансировать
  • Состав проектной команды, требования и ожидания от проекта, ответственность каждого из его участников
  • Критерии успеха

Когда создается УП?

Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.

Кто разрабатывает и одобряет УП?

Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.

Что должно содержаться в УП?

  • Обзор и обоснование
  • Требования и цели
  • Имена ПМ, спонсоров, стейкхолдеров
  • Состав ПК
  • Информация о вовлеченных сторонах
  • Риски, ограничения, сильные и слабые стороны, возможности и угрозы
  • Ожидаемые показатели
  • Распределение обязанностей между каждым участником
  • Все доступные и требуемые ресурсы
  • Методологии, которые будут использоваться
  • Стратегии коммуникации
  • Бюджет и сроки
  • Расписание
  • Ключевые показатели эффективность (KPI) для измерения успешности

Разработка устава проекта

Шаг 1. Определите конечную цель.

Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.

Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.

Шаг 2. Создать организационную структуру.

Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.

В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.

Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.

Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.

Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.

Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.

3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться

  1. Проектному менеджеру будет не хватать полномочий, а проекту — ресурсов. Готовый устав проекта же документирует одобрение от стейкхолдеров. Поэтому ПМ не придется постоянно выбивать дополнительное финансирование или сражаться за свои полномочия.
  2. Нет понятных ожиданий от проекта. А вот в уставе его цели и задачи подробно описаны. Это уменьшает вероятность, что содержание проекта начнет в дальнейшем разрастаться.
  3. Проект приведет вас к результатам, которые идут вразрез с целями организации. Ведь в УП, наоборот, обосновывается важность проекта для бизнеса и как он соответствует видению компании.

8 вопросов для создания более эффективного УП

  1. Было ли потрачено достаточно времени и сил, чтобы понять необходимость запуска проекта? Иначе вы не определите ключевые элементы и цели при составлении УП.
  2. Имеется ли четкая связь со стратегическими целями компании? Проект принесет пользу, если он имеет логику в глобальной миссии организации.
  3. Какую ценность проект принесет для собственников и руководства? Как он вписывается в бизнес-цели компании?
  4. Было ли описание проекта понятно составлено? Когда есть точные показатели для бюджета, сроков, качества, то будет намного легче отобразить более развернутую картину для стейкхолдеров, спонсоров проекта и ПК.
  5. Цели реалистичные и досягаемые? В обратном случае нет смысла дарить ложные надежды стейкхолдерам и спонсорам.
  6. Каковы риски для организации, если не запускать проект? Если они минимальные, тогда нужно проанализировать, стоит ли реализовать новую идею. Либо существующие внутренние и внешние риски напротив подталкивают быстрее начать проект.
  7. Доступны ли требуемые ресурсы? Если нет, то планирование проекта было неудачным. Даже если необходимые ресурсы имеются у компании, нужно предусмотреть нежелательные ситуации при анализе рисков.
  8. Как реалистично измерить успешность проекта? KPI должны быть пересмотрены, если необъективно отражают прогресс проекта.

Как в Worksection создать устав?

Сперва создайте проект , придумайте для него название соответственно целям. С помощью меню « Пригласить в проект » пригласите пользователей , которые помогут вам создать устав. Заполните поля с информацией об участниках проекта: имя, фамилия, e-mail, отдел.

Теперь создавайте задачи , которые соответствуют 3-5 целям вашего проекта, упомянутым в уставе. Выбирайте меню «Поставить новую задачу», добавьте ее подробное описание : к чему вы стремитесь, какие критерии успешности, есть ли привязка к другим целям.

Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.

Читайте также:  Справка что не получал ежемесячное пособие на ребенка образец

Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.

Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».

Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.

Пример устава проекта

Обоснование

Зачем инициирован проект, какие возможности он откроет для компании?

Источник

Чудо-бумажка, или зачем нужен устав проекта и как его написать

Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.

Зачем нужен устав проекта

Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:

  1. Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
  2. Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
  3. Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).

Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.

Важно! Начинать работу по проекту без подписанного устава – это самая плохая услуга, которую можно оказать самому себе как руководителю проекта. Не определив и не согласовав цели и содержание того, что вы будете делать, вы рискуете очень быстро оказаться в ситуации, когда сроки прошли, бюджета закончился, сделано «не то и не там», а ваша карьера РМа в этой Компании бесславно закончилась. Более того, подписание устава у заинтересованных сторон – это отличный индикатор того, действительно ли они заинтересованные или просто делают вид. В случае, если проект спущен «сверху», Спонсор назначен, а Заказчик и сам не понимает, зачем ему это нужно – лучше постараться с этого проекта ноги унести, а если не получится – по крайней мере осознать, как не остаться в результате единственным виноватым за неуспех (об этом мы еще поговорим).

Как написать устав проекта

Содержание устава проекта часто зависит от специфики Компании. В качестве примера можно привести следующий набор разделов устава:

  1. Начальные условия (Project Background) – что привело к инициации проекта, входные условия, «боль» Заказчика.
  2. Цели и ожидания проекта (Project Objectives / Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе. Это что-то должно быть измеримым (по SMART или как-то еще, неважно) и не допускать двойного толкования. Например, цель «сделать систему CRM, чтобы привлекать больше клиентов» – как-то не очень, правда? А вот «разработать и внедрить систему CRM для сотрудников отдела продаж Северо-Волжского филиала до 01.12.2015 для обеспечения мгновенного доступа к информации о тратах клиентов в разные периоды года» – это уже немножко лучше.
  3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим? Например, если нужно выпустить новую систему CRM, то на выходе мы должны иметь саму систему, сервера, на которых мы ее поставим, обученных пользователей и документацию для передачи в поддержку (а может, и саму организованную с нуля поддержку). В этом разделе вы четко ограничиваете, что вы сделаете. Еще очень полезно сюда же включить подраздел со списком того, что в содержание проекта не входит в явном виде (чтобы все это согласовали и потом никто не удивлялся, почему вы в рамках проекта еще и систему управления инцидентами для техподдержки системы не внедрили).
  4. Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него. Если опять вернуться к системе CRM, то типовым требованием может быть «Срок обучения сотрудника системе не должен превышать 1 рабочего дня», «Поддержка системы не должна быть дороже 200 000 р. в год», «В системе одновременно должно работать не менее 300 человек» и подобное.
  5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки и их взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника. Например, сюда полезно вписать приоритеты по убыванию типа Бюджет-Содержание-Сроки. Т.е. потратить больше денег прямо никак нельзя, уменьшать получаемые результаты сильно нежелательно (но можно, в самом крайнем случае), и если надо ради первых двух пунктов увеличить срок – это ок. Часто тут многие зависают, мол, «да нам все важно!», но в правильно мире вы идете к Спонсору и спрашиваете его, если спонсор адекватен – у него это понимание приоритетов точно есть, и он поделится им с вами.
  6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица, как минимум – Спонсор, Заказчик, те, кому придется делиться с вами ресурсами (в матричной структуре), ваш руководитель, держатель бюджета и т.д. Включать сюда всю компанию не стоит, просто подумайте и напишите: а) кто должен знать о проекте на этой стадии б) к чьему авторитету вам будет полезно апеллировать в ходе проекта
  7. Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – про эти вещи мы еще поговорим подробнее, но в целом цель включения их в устав проекта – донести до всех заинтересованных лиц особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект, озвучить свои опасения и получить подтверждение их готовности в этих вопросах вам всячески помогать. Ну и чтобы потом никто не говорил «а нам не сказали».

Пример из жизни! Давайте сделаем очень короткий устав проекта «Ремонт в квартире», как образец, а то теория – это хорошо, но не всегда понятно:

  1. Начальные условия – живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. Я заказала дизайн-проект, мне нарисовали квартиру моей мечты, осталось только сделать.
  2. Цель – сделать ремонт в квартире площадью 65 метров в строгом соответствии с дизайн-проектом не позже чем к такому-то числу и не больше чем за такие-то деньги.
  3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – на выходе должны быть полностью замененные коммуникации (сантехника, электрика, отопление), новая входная дверь, новая сантехника, косметический ремонт (плитка в санузле, ламинат, обои и потолки во всех комнатах), заказанная и установленная кухня, полностью все освещение и вся мебель. Что не буду делать: отдирать стяжку пола (что ей стало-то за 15 лет), делать теплые полы и звукоизоляцию, и менять окна (они хорошие, только 2 года назад поставила).
  4. Ключевые требования и характеристики – все должно быть в строгом соответствии с дизайн-проектом (см.пачку приложенных чертежей и смету), если что-то сделать нельзя или дороже больше чем на 10% – надо согласовывать на семейном совете. Разводку электрики и сантехники надо согласовать с местным ЖЭКом.
  5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – 2 млн. рублей на все, включая мебель и кухню (30% на черновую отделку и коммуникации, 20% на чистовую, включая сантехнику, 20% на кухню и 30% на мебель). Срок – максимум 4 месяца, т.к. мы всего на 4 месяца договорились к родителям переехать, в крайнем случае можно добавить еще 2 недели (поживем в гостинице). Приоритеты бюджет-качество-сроки (лучше в гостинице поживем, пока штукатурка будет сохнуть, но денег на тепловую пушку для сушки не выделим и клеить обои на мокрую штукатурку тоже не будем).
  6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – я, муж, родители, бригада, с которой я уже договорилась, соседи (надо уточнить, когда у них дети спят), ЖЭК (с ними надо проект согласовать).
  7. Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущения: соседи нескандальные, работать можно весь световой день, бригада адекватная и не будет бухать на объекте, курс доллара глобально не вырастет и стройматериалы сильно не подорожают; ограничения: нельзя работать после 22.00, не могу приезжать контролировать работу в будни (работаю), первая выплата бригаде возможна только в апреле (закончится депозит, где деньги на ремонт лежат); риски: возможно, ошибочно посчитана смета и денег на все не хватит, в дизайн-проекте ошибка, такую перепланировку узаконить нельзя, т.е. придется ремонт останавливать и все переделывать.
Читайте также:  Что нужно для новорожденного список при выписке

Ну и напоследок. Меня часто спрашивают, насколько детальным должен быть устав проекта? Точного рецепта здесь нет, но в общем случае – детализация устава проекта должна быть такой, чтобы в случае какого-то серьезного запроса на изменение в проекте вы могли обратиться к уставу как к истине в последней инстанции и сказать «нет, мы это не делает, т.к. это не приближает нас к цели проекта или противоречит характеристикам результата». По большому счету, если проект дошел до такого состояния, что запросы на изменение с уставом уже не «бьются» – похоже, ваш проект закончился неудачей и его лучше закрыть, требования и ограничения пересмотреть и начать новый.

Мораль: устав даже на 1 страничке А4, подписанный заинтересованными лицами, лучше чем неподписанный на 5 страничках. И требование подписать его до начала работ со стороны РМа полностью законно в любой компании, более того – это прибавляет вам профессионального веса, позволяет понять «а чего же мы все-таки делаем» и получить хоть какие-то полномочия. Если управление проектами в компании отсутствует как класс, то даже неподписанный устав лучше чем его отсутствие, вы хотя бы разберетесь, что делать, и настроитесь на правильный лад с самого начала проекта (да простит меня РМВОК).

Конечно, в уставе проекта могут быть и другие пункты в зависимости от специфики проекта, в посте перечислен “кандидатский минимум”, сам документ можно и нужно переделывать под себя.

Всего за 99 руб вы можете скачать готовый детальный шаблон устава ИТ-проекта в docx. В готовом примере устава проекта вы найдете все необходимые пункты – от содержания проекта и описания ролей и обязанностей участников проекта до перечня типовых рисков. После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже!
Скачайте готовый пример устава проекта и начните работать прямо сейчас вместо траты нескольких часов на поиск и написание типовых разделов.
Купить готовый шаблон Устава за 99 руб.

Рекомендуем! Также з а 249 руб вы можете скачать набор из трех разных готовых шаблонов уставов ИТ-проектов в docx, в том числе – два расширенных примера готовых уставов проектов (для работы с подрядчиком/заказчиком) и один сокращенный пример готового устава проекта (для внутренних проектов). Набор примеров уставов поможет вам создать на их основе именно тот устав вашего проекта, который нужен именно вам!

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста