Справки которые содержат сведения финансового характера подписывает

Справки для сотрудников: незаменима ли подпись главного бухгалтера?

В отношении справки о доходах один из самых популярных вопросов для практически каждого трудящегося человека и работодателя – кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников в 2021 году? О том, какие есть правила на этот счёт и как складывается практика, узнаете из нашего обзора.

На 2021 год налоговики разработали новую форму справки 2-НДФЛ (приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Новая форма вступила в силу с 1 января 2021 года. Впервые отчитаться по новой форме нужно за 2021 год.

Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.

Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:

  • занимаемую должность;
  • фамилию и свои инициалы.

Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.

Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:

По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:

  1. Руководителем.
  2. Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).

Обычно по доверенности подписывать справки о доходах должностное лицо может по умолчанию в течение 1 года, если конкретные временные рамки в ней не обозначены.

А кто, согласно действующим нормативным правилам, может подписывать 2-НДФЛ в 2021 году?

Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?

Каждое предприятие выдает сотрудникам, а также ежегодно представляет в ИФНС справки по форме 2-НДФЛ.
Напомним! С 2021 года срок подачи справок в налоговую сокращен. Теперь это 1 марта вместо 1 апреля. Кроме этого, сдавать справки на бумаге можно только на 10 человек и меньше. А с 2021 года 2-НДФЛ будет отменен. Сведения из справки будут сдаваться в составе 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

Впервые сдать 2-НДФЛ в составе расчета 6-НДФЛ нужно будет по итогам 2021 года. За 2021 год справки 2-НДФЛ сдаем еще по-старому — отдельно от 6-НДФЛ на бланке из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Заполнить и сдать справки 2-НДФЛ за 2021 год вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Справок может быть одна, а может быть тысяча, 10 тысяч и более. На кого должна быть возложена обязанность или право их подписывать? На руководителя всего предприятия или подразделения или на главного бухгалтера?

У руководителей высшего звена нет физической возможности подписывать оперативно все исходящие и входящие документы. А если кабинет руководителя или главбуха располагается не в соседнем помещении, а в соседнем городе? Кто подписывает справки 2-НДФЛ в таком случае? Так что же делать — не выдавать справки или выдавать их с задержкой? И то, и другое недопустимо. Сроки представления документов в ИФНС определены законодательно, и за их нарушение предусмотрена ответственность.

О мерах ответственности за непредоставление справок 2-НДФЛ в ИФНС см. материал «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

Кто может подписать

В правилах четко сказано, что подписывать данный официальный документ имеет право:

  1. Непосредственно сам налоговый агент.
  2. Официально уполномоченный на это представитель.

В справке обязательно стоит обозначить, кто именно подписал ее. Это делают путём указания соответствующей кодовой цифры:

  • для налогового агента – “1”;
  • официальное лицо-представитель обозначает себя при визировании справки цифрой “2”.

Если представителю поручили подать справку в территориальные органы ФНС России, то следует дополнительно указать конкретное наименование документа, который подтвердит такие полномочия и правомерность действий данного лица.

Кто может быть назначен налоговым агентом

Сотрудник, имеющий право подписи и представляющий интересы организации в налоговой инспекции в качестве налогового агента, утверждается письменным приказом руководителя. Это может быть:

  • Специалист, ответственный за расчеты по оплате труда и за формирование справок по налогу;
  • Главный бухгалтер организации, осуществляющий учет заработной платы и контролирующий достоверность заполнения справки;
  • Руководитель предприятия. В этом случае право подписи закрепляется за директором приказом или соответствующим учредительным актом.

Кто подписывает 2 НДФЛ?

При оформлении документа специалист, имеющий полномочия для подписания справки 2 НДФЛ, в обязательном порядке делает расшифровку своей подписи и указывает занимаемую должность, согласно штатному расписанию.

Один важный нюанс – в отчетной форме документа, предоставляемого в налоговую и справке, выдаваемой сотруднику, должна стоять подпись одного и тоже налогового агента.

Где можно получить справку 2НДФЛ?

Справку 2 НДФЛ можно получить на предприятии, на котором физическое лицо официально трудоустроено. В данном документе отражаются все реквизиты предприятия. И обязательно документ должен содержать оригинальную печать предприятия. Справка 2 НДФЛ выдается только в бухгалтерии предприятия, на котором работает физическое лицо. Налоговым Кодексом Российской Федерации предусмотрено, что в течение 3 рабочих дней бухгалтерия должна выдать работнику справку 2 НДФЛ.

Читайте также:  Номер заявления на патент что это такое

Физическое лицо, должно понимать, что для получения справки 2 НДФЛ необходимо в обязательном порядке написать заявление на ее получении, для того что был получить в указанный выше срок. Если попросить в устной форме о выдаче справки 2 НДФЛ тогда сроки могут затянуться.

Справки для сотрудников: незаменима ли подпись главного бухгалтера?

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лилия Федорова и Сергей Родюшкин рассказывают о подписании справок для сотрудников (2-НДФЛ и других) уполномоченными лицами.
В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20__ год», утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected] (далее — справка 2-НДФЛ).

В рекомендациях по заполнению формы 2-НДФЛ указано, что заполненная справка 2-НДФЛ подписывается в поле «Налоговый агент (подпись)». В поле «Налоговый агент (должность)» указывается должность лица, подписавшего справку. В поле «Налоговый агент (Ф.И.О.)» указываются фамилия и инициалы указанного лица. Подпись не должна закрываться печатью.

Налоговыми агентами по НДФЛ являются в т. ч. российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо) получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, и которые обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Права и обязанности ООО осуществляет единоличный исполнительный орган управления (генеральный директор, президент и др.), избранный общим собранием участников общества (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО), который, исходя из положений п. 3 ст. 40 Закона об ООО, обладает правом подписания любых документов как лицо, действующее без доверенности от имени общества, а также вправе выдать другому лицу доверенность на право подписания документов от имени общества.

Если налоговым агентом является ООО, в результате отношений с которым физическое лицо получило доходы, указанные в справке 2-НДФЛ, то общество должно подписать данную справку. Поскольку единоличным исполнительным органом ООО является руководитель общества, он должен подписать данную справку, либо вправе выдать другому лицу доверенность на право подписания этой справки от имени общества.

В силу п. 3 части 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ) страхователь обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы. Форма и порядок выдачи такой справки утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н (далее — Справка).

Справка подписывается руководителем организации (обособленного подразделения) (должность заполняется им же) и главным бухгалтером, с указанием их Ф.И.О., т. е. при заполнении Справки ставятся подписи именно тех лиц, которые исполняют обязанности руководителя и главного бухгалтера организации.

Следует учитывать и сведения об обязательных реквизитах первичного учетного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Также, согласно п. 14 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением СМ СССР от 24.01.1980 N 59 (далее — Положение), документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и ТМЦ, а также кредитные и расчетные обязательства подписываются руководителем объединения, предприятия, организации, учреждения и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Предоставление права подписания документов этим лицам должно быть оформлено приказом по объединению, предприятию, организации, учреждению. Указанные выше документы без подписи главного бухгалтера или лиц, им на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии данного объединения, предприятия, организации, учреждения, а также учреждениями банков.

В силу п. 8 Положения на время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего — к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по организации.

Итак, хотя в рекомендациях по заполнению указанных справок прямо не сказано, что они могут подписываться иными уполномоченными лицами, с учетом приведенных норм полагаем, что в случае отсутствия главного бухгалтера, а также руководителя, подписать эти документы могут иные лица, уполномоченные приказом руководителя, и на указанных справках должны стоять подписи тех лиц, которые составили указанные справки и ответственны за правильность их оформления.

Полагаем, что в случае подписания документов иным уполномоченным лицом в графе «главный бухгалтер» («руководитель») нужно указать не только его подпись и расшифровку подписи, но и наименование должности лица, подписавшего данные документы, реквизиты документа (приказа), на основании которого уполномоченное лицо наделено правом подписи документов.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Справки, копии и выписки из документов

Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

  • общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
  • бланк конкретного вида документа (кроме письма);
  • бланк письма.

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

  • Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
  • наименование организации (знак обслуживания)*;
  • наименование вида документа (СПРАВКА)*;
  • дата документа**;
  • регистрационный номер документа**;
  • место составления или издания документа*;
  • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
  • текст документа;
  • адресат;
  • текст документа;
  • подпись;
  • оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).

Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

Справка, ее виды, требования к оформлению.

Справка, ее виды, требования к оформлению.

Акт, виды актов. Требования к оформлению формуляра. Особенности текста.

Сводка, перечень, список, отзыв, заключение.

Доверенность. Виды доверенностей, особенности оформления текста.

Справка, ее виды, требования к оформлению.

Справка как вид документа появляется еще в коллежском делопроизводстве. В справках приводились текстуально или в сокращенной форме свидетельства, акты и другие доказательства.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера.

1.Справка служебного характера

отражает основную производственную деятельность и по содержанию может быть внешней или внутренней.

Внешние справки служебного характера

представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонник учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам. Реквизиты внешних справок: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Например: «О количестве студентов, обучающихся на очной форме обучения», «О наличии свободных мест в общежитии на 01.01.2005».
Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, заверяют печатью.

Внутренние справки служебного характера

представляются руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. Эта справка может быть оформлена на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются внутренние справки руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Например:

Кафедра документоведения Начальнику отделаИ информационного обеспечения аспирантурыуправления Н.С. ФроловуСПРАВКА01.10.2004Студентка заочной формы обучения специальности «Документоведение и ДОУ» Евтушенко О.Н. имеет 3 публикации в студенческих сборниках научных трудов за период с 01.09.2002 по 31.12.2004.Заведующий кафедрой Подпись А.В. Сафронов
Отдел перевозок Генеральному директорутуристической СПРАВКА г-ну В.В. Савельеву02.07.2004 № 7МоскваОб организации перевозок туристовпо состоянию на 01.07.2004К началу туристического сезона нашей компанией было зарегистрировано 45 посадочных мест в самолетах авиа, следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).К 01.06.2004, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиа имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест компания не может.Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиа, которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим.
Старший менеджер Подпись И.М. Петровская

2. Справки личного характера

, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа, занимаемой должности и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, адресные данные организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (штамп организации или структурного подразделения), текст, подпись, печать.

В тексте справки не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «Справка дана … в том, что…», «Справка выдана … в том, что…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…».

Следует текст справки начинать с фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка, в именительном падеже, а далее указывать на факты, подтверждающие данные о работнике («работает главным бухгалтером…», «является студентом…», «проживает по адресу…», «находился на лечении…», «сдал сессию со следующими оценками…». Например:

ОАО «РЖД»Филиал СКЖДДистанция сигнализации и связиШЧ-1Театральная пл. 4,г. Ростов-на-Дону, 344019
СПРАВКА
19.05.2004 № 173Рощина Наталья Александровна работает в Дистанции сигнализации и связи СКЖД в должности специалиста по кадрам.Начальник отдела кадров Подпись Л.З. Смолянинова

Справку подписывает секретарь, инспектор службы кадров, руководитель структурного подразделения, подпись заверяется печатью.

Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента

При уходе налогового агента в отпуск или при его отсутствии по больничному листу, право подписи возлагается на временно допущенное лицо, опять же утвержденное приказом руководителя. Этот момент должен быть четко прописан в учетной политике компании.

Временно замещающий налоговый агент также делает расшифровку подписи и указывает занимаемую должность. Дополнительно необходимо указать номер и дату приказа о закреплении за сотрудником временного права подписи налогового агента.

В случае реорганизации предприятия, при его закрытии или ликвидации во время отсутствия налогового агента правом подписи обладает только руководитель организации или ее учредитель. То есть лицо, имеющее законные полномочия подписывать все документы, связанные с деятельностью предприятия.

Ответственность за недостоверность данных при заполнении 2 НДФЛ

Исполнитель, являющийся налоговым агентом и тот, кто подписывает справку 2 НДФЛ, должен четко понимать всю ответственность за искажение данных при заполнении документа. В организациях часто бывают ситуации, когда работники просят увеличить сумму дохода в справке, чтобы подтвердить свою платежеспособность в банковском учреждении. Такое нарушение может быть инкриминировано, как факт мошенничества.

Хотя со стороны суда доказать правонарушение в преднамеренном умысле завышения дохода сложно, данные обязательно будут переданы в налоговую инспекцию.

А вот ИФНС на основании Налогового кодекса уже в обязательном порядке проводит добавочное начисление НДФЛ и накладывает соответствующие штрафные санкции на ответственных лиц.

Похожие статьи

  • Кто подписывает справку 2-НДФЛ?
  • Письмо в налоговую о непредоставлении 6 НДФЛ
  • Сколько действительна справка 2-НДФЛ?
  • Кто подписывает справку 2 НДФЛ
  • Реестр справок 2-НДФЛ 2018

Требуется ли печать на 2-НДФЛ

Если ваша компания оформляет отчётность в электронном формате, то вопрос с печатью отпадает. В этом случае она не используется.

Организации, в которых доход за отчётный период получили не более 25 человек, наделены правом предоставлять данные в бумажном виде. Ранее снизу справки 2-НДФЛ были указаны буквы «М. П.», которые предназначались для проставления оттиска работодателя. Образцы отчётности 2021 года данных обозначений не имеют, а значит, и печать ставить не требуется.

Приказ ФНС № ММВ-7-11/[email protected] от 02.10.2018г. о новом виде справки 2-НДФЛ не информирует о необходимости проставлении печати. Нет этих сведений и в статьях Налогового Кодекса. Раз информация не указана в нормативных актах, то и представители налоговой службы не могут отказать в принятии справки 2-НДФЛ без печати.

В 2021 году продолжают действовать нормы, разрешающие ООО и АО не использовать печать вообще. Если ваша организация отказалась изначально проставлять оттиск на документах, то и на самой справке 2-НДФЛ он не нужен.

В тех случаях, когда компания имеет собственную печать, последняя обязательна к использованию только в указанных законом ситуациях.

Так нужна ли печать на 2-НДФЛ? Отсутствие в законодательных нормах сведений о печати не принуждает отказываться от неё. По своему желанию, вы можете её поставить. Такой документ не потеряет своей силы.

Источник

Читайте также:  Справка центр занятости где получить справку
Поделиться с друзьями
МальтаВиста