Можно ли выставить счет на предоплату по договору

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Читайте также:  Договор займа может быть односторонне обязывающим

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

  • полное наименование предприятия,
  • его ИНН,
  • КПП,
  • сведения об обслуживающем счёт банке,
  • реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

  1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
    • название предприятия;
    • правовая форма организации;
    • юридический адрес регистрации;
    • КПП (только для юридических лиц).
  2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
    • название банковского учреждения;
    • его БИК;
    • номера расчетного и корреспондентского счетов.
  3. Платежные коды:
    • ОКПО;
    • ОКОНХ.
  4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
  5. НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
  6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

  1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
  2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
  3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
  4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
  5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
Читайте также:  Можно ли вернуть деньги расписки нет только договор

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Источник

Cчет на предоплату: как оформить и выставить

Счет на предоплату — это документ, содержащий сведения о товарах (услугах), подлежащих оплате, и платежные реквизиты получателя денежных средств. Он может выступать как договор, а может быть приложением к контракту, ранее заключенному сторонами сделки.

Обязательные реквизиты счета на оплату

Хотя документ активно используется в деловом документообороте, законодательно не утверждена его форма и не регламентированы его обязательные реквизиты. Связано это с тем, что документ не является первичным учетным и выставляется либо как дополнение к договорным обязательствам, либо сам является договором. Порядок, как выставить счет на предоплату, и применяемая форма разрабатывается и устанавливается организацией самостоятельно.

Как выставить счет на предоплату к договору

Если в заключенном сторонами сделки контракте прописаны сроки, сумма и платежные реквизиты, выставлять отдельный документ на предоплату нет необходимости. Но поскольку документ удобен в документообороте, условия о его выставлении часто включают в контракт. Если он выставляется к уже заключенному контракту, пропишите в нем:

  • номер и дату выставления;
  • реквизиты плательщика и получателя (наименование, адрес, ИНН);
  • банковские реквизиты получателя;
  • наименование товаров (работ, услуг), их количество, цену и сумму к перечислению;
  • общую сумму к перечислению;
  • выделенную сумму НДС (или указание «НДС не облагается»);
  • срок, в который необходимо произвести оплату;
  • подписи уполномоченных лиц (руководитель или иное лицо по доверенности).

Когда счет-оферта на предоплату является договором

Гражданское законодательство допускает применение счета в качестве договора, но при соблюдении определенных требований (пункт 2 статьи 432, статьи 435 и 438 ГК РФ):

  1. Документ содержит все существенные условия договора и его передача покупателю (заказчику) является офертой.
  2. Покупатель (заказчик) акцептовал оферту перечислением денежных средств в установленный срок.

Существенными условиями любого договора являются предмет сделки, условия для определенных видов сделок, прописанные в законодательно-правовых актах, договоренности, которые необходимо согласовать по заявлению одной из сторон (пункт 1 статьи 432 ГК РФ). Таким образом, для разного вида договорных обязательств существенные условия могут быть разными. Выставляя счет-оферту, кроме реквизитов, прописанных выше, необходимо корректно прописать существенные условия сделки:

  • при купле-продаже товара: наименование, количество и цену товарных ценностей;
  • при оказании услуг: наименование и объем, цену и сроки оказания услуг.

Обязательно пропишите условия сделки, которые являются важными: сроки и порядок поставки, порядок и сроки акцепта.

Источник

Как выставить счет на оплату

Счет на оплату — это документ, который уведомляет покупателя или заказчика о необходимости оплатить товары, работы, услуги. Он удобен тем, что содержит всю необходимую информацию для совершения платежа: название контрагента, банковские реквизиты, точную сумму. О составлении счета и пойдет дальше речь в нашей статье.

Обязательно ли выставлять счет на оплату

Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты, сумма платежа), то выставлять счет на оплату необязательно.

Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.

Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом.

Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):

  1. подтверждать факт хозяйственной жизни;
  2. содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.

Читайте также:  Виды доп соглашений к трудовому договору

Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.

Возникли вопросы? Воспользуйтесь безлимитными консультациями.

Является ли счет на оплату договором

Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.

Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.

Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:

  1. оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК, п. 13 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;
  2. подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;
  3. прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.

Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).

Что должен содержать счет на оплату

Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:

  • дату составления;
  • номер;
  • срок действия, если он не определен в договоре;
  • наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
  • ИНН и КПП получателя денежных средств;
  • банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;
  • наименование товаров, работ, услуг;
  • количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;
  • итоговую сумму;
  • сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
  • наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.

При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать:

И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Какой датой выставлять счета на оплату

Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.

Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).

К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.

Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.

Как самозанятому выставить счет на оплату юрлицу

В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.

Как ИП составить счет на оплату

Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:

  • в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;
  • у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;
  • если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;
  • ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста