Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Источник
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия «факсимиле», а также не предусматривают порядок или возможность его применения. Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается факсимиле, является Гражданский кодекс: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
При этом трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит статье 5 Трудового кодекса (далее — Кодекс), не предусмотрено статьей 2 Гражданского кодекса и, следовательно, невозможно. В то же время Трудовой кодекс не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
Факсимиле на трудовом договоре
Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (абз. 8 ст. 20 ТК РФ).
Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.
При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).
Факсимиле на соглашении о совмещении
Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня (абз. 3 ст. 60.2 ТК РФ).
Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником «наряду с работой, определенной трудовым договором», то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.
Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (абз. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.
Как следует из буквального толкования статьи 60.2 Кодекса, для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник — подписать соответствующее согласие.
В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).
Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение.
Факсимиле: ставить или нет
Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.
Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами. Например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры и соглашения о совмещении со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров.
Если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, который также регулирует трудовые отношения (ст. 8 ТК РФ), где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, можно рекомендовать назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Сергей Широков, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, к.ю.н.
Источник