Можно ли подшивать договора дыроколом

Можно ли применять дырокол при хранении документов?

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2016, N 6

С вопросами хранения документов сталкивается, по сути, любая организация. При этом на практике достаточно часто документы подшивают в папки-скоросшиватели, предварительно сделав на документах отверстия при помощи дырокола. Нарушение требований законодательства в части хранения документов чревато штрафами в случае проверки деятельности организации. Поэтому важно разобраться, не грозят ли проблемы тем специалистам, которые используют дырокол.

В структурных подразделениях предприятий или учреждений хранятся разные типы документов. Требования законодательства применительно к данным документам различаются. Поэтому вопрос их надлежащего хранения также стоит рассмотреть в разрезе основных разновидностей документов.

Заявления, объяснительные и иные документы от сотрудников

Проколы с применением дырокола довольно часто нарушают текст соответствующего документа, особенно если не соблюдены требования к его оформлению. Например, сотрудник написал соответствующее заявление от руки, не сделав необходимый отступ слева.

Однако если текст не нарушен (документ можно полностью прочитать), то нет никаких препятствий для подобной организации хранения документа.

Приказы по личному составу

К приказам по личному составу относятся распорядительные документы по вопросам регулирования трудовых правоотношений между сотрудниками и администрацией организации. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Запрета на прокалывание данных документов (в том числе с помощью дырокола) нормы законодательства не содержат. Однако существует общая рекомендация, которой довольно часто пренебрегают: все страницы документа пробиваются дыроколом симметрично по высоте листа на одном уровне. Если эта рекомендация не выполнена, заинтересованные лица могут даже поставить вопрос о подложности документа.

Так, по материалам одного из дел сотрудник организации пытался обжаловать в суд незаконные, по его мнению, действия администрации работодателя. Один из аргументов истца заключался в том, что работодатель не ознакомил его с приказом по личному составу. Когда представитель работодателя предъявил соответствующий приказ с подписью сотрудника, последний настаивал, что приказ является подложным. Ведь отверстия от дырокола на последнем листе (с подписью работника) не совпадали с отверстиями на 1-м и 2-м листах. Хотя в данном случае суд указал, что названные обстоятельства не являются бесспорными доказательствами подложности приказа (см. Определение Липецкого областного суда от 01.06.2011 N 33-1542/2011), лучше избежать подобных спорных моментов при организации хранения документов, тем более что судебной практики федерального уровня по данному вопросу нет.

Некоторые суды более внимательно относятся к изучению отверстий от дырокола на отдельных листах документа. Так, в Решении Заводского районного суда г. Орла от 23.11.2015 N 2-2503/2015 суд посчитал факт подлога листа документа доказанным на том основании, что лист с подписями, в отличие от остальных страниц документа, не имел отверстий, сделанных дыроколом, что, по мнению суда, свидетельствовало о его отдельном изготовлении.

Листки нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности представляет собой документ, удостоверяющий факт наступления заболевания, травмы или иного страхового случая, являющегося основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

К листкам нетрудоспособности нормами действующего законодательства РФ предъявляются особые требования. Если больничный лист будет оформлен неправильно, проверяющие из ФСС поставят под сомнение обоснованность выплаты пособия по временной нетрудоспособности и его возмещения из средств Фонда. Поэтому актуальным является вопрос о том, не возникнут ли подобные претензии, если в целях хранения документов специалист сделает на листке нетрудоспособности отверстия при помощи дырокола.

Обратите внимание! В законодательстве нет прямого запрета на прокалывание листков нетрудоспособности дыроколом или скрепление их степлером. Однако из разъяснений специалистов ФСС следует, что лучше этого избежать.

Справедливости ради стоит отметить, что на законодательном уровне подобные рекомендации не закреплены. Нормативно-правовые акты не содержат в качестве основания для признания неправильно оформленным или выданным с нарушением установленного порядка листка нетрудоспособности то обстоятельство, что при организации его последующего хранения в соответствующей папке-скоросшивателе был использован дырокол (см., например, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.12.2011 N А40-113835/2011).

Поэтому лучше хранить больничные листы в архивных папках на веревочных завязках или завести папку-скоросшиватель, в которую вкладывать прозрачные файлы-вкладыши с листками нетрудоспособности.

Существуют и другие варианты организации хранения документов. Так, в соответствии с п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, к больничному листу прилагается расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, который производится страхователем на отдельном листе. При помощи дырокола можно прокалывать данный расчет, а к нему прикалывать (например, скрепкой) сам листок нетрудоспособности. Таким образом, все листки будут подшиты в папке-скоросшивателе. При этом важно защитить от сминания края листков нетрудоспособности, которые будут выступать относительно края папки-скоросшивателя.

Исполнительные листы

На хранении в организации исполнительные листы могут находиться, например, в связи с наличием сотрудников, с доходов которых удерживаются алименты на содержание несовершеннолетних детей или платежи в рамках погашения задолженности.

В соответствии с п. 6.3 Методических рекомендаций о порядке приема, учета, хранения, использования и уничтожения бланков исполнительных листов (утв. Судебным департаментом при ВС РФ 30.10.2009) испорченный бланк исполнительного листа должен быть погашен. Для этого исполнительный лист (все его листы) перегибается пополам и прокалывается дыроколом около линии сгиба таким образом, чтобы образовалось четыре симметричных отверстия. Все листы бланка перечеркиваются по диагонали (от правого верхнего угла к нижнему левому углу) красным маркером, вдоль линии перечеркивания ручкой выполняется надпись «Погашено», указываются дата погашения исполнительного листа, фамилия, имя, отчество ответственного лица, осуществившего погашение листа, и ставится его подпись.

Итак, прокалывание дыроколом применяется в рамках подтверждения недействительности исполнительного листа. Поэтому, хотя четких законодательных норм в отношении учета и хранения исполнительных документов в Законе об исполнительном производстве не содержится, лучше избежать использования дырокола в рассматриваемой ситуации.

Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», действует в редакции от 30.03.2016.

Что же делать, если сотрудники организации все-таки сделали отверстия на исполнительном листе? Рассмотрим примеры из судебной практики.

Так, по материалам одного из дел в судебный орган поступило заявление федерального государственного бюджетного учреждения о выдаче дубликата исполнительного листа, мотивированное совершением прокола с помощью дырокола с левой стороны при подшивке к документам по делу для хранения исполнительного листа.

Согласно ч. 1 ст. 323 АПК РФ, ч. 1 ст. 430 ГПК РФ в случае утраты исполнительного листа суд, принявший судебный акт, может по заявлению взыскателя выдать дубликат. Следовательно, основанием для выдачи дубликата исполнительного листа является утрата подлинника документа. При этом заявитель должен доказать факт утраты.

В рассматриваемом деле оригинал исполнительного листа (с отверстиями от дырокола) был приложен к заявлению о выдаче дубликата. Как указал суд, прокол дыроколом с левой стороны не является основанием для выдачи дубликата исполнительного листа (см. Определение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.03.2015 N А75-9281/2011).

Вместе с тем на практике возможна ситуация, когда применение дырокола фактически нарушает текст документа. В таком случае решение будет иным.

Например, в Определении Ахтубинского городского суда Астраханской области от 22.11.2013 N 13-220/2013 суд посчитал необходимым удовлетворить заявление о замене исполнительного листа, поскольку после использования дырокола документ был испорчен. В месте указания суммы, подлежащей взысканию, было пробито отверстие, в связи с чем читаемая сумма не соответствовала отраженной в решении суда ко взысканию. Данное обстоятельство препятствовало повторному предъявлению исполнительного листа к исполнению.

Копии документов для представления проверяющим

В тех случаях, когда требуется подготовить пакет копий документов для представления соответствующим контролирующим органам, нужно учитывать следующее. Нормативных требований к оформлению пакета копий таких документов в настоящее время нет. Если отсутствует возможность уточнить у проверяющих особенности представления запрошенных сведений, можно воспользоваться, в частности, Письмом Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. В нем содержатся рекомендации по сшиву копий бумажных документов, представляемых в налоговые органы.

При этом указано, что все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. Соответственно, можно прокалывать копии дыроколом (с двумя отверстиями).

Источник

Можно ли подшивать акты и накладные в папки,используя дырокол?

Можно ли подшивать акты и накладные в папки, используя дырокол? Т.е. проделывая в них отверстия?

Вы можете спокойно подшивать акты и накладные в папки, используя дырокол законодательство Российской Федерации, это не запрещает.

Добрый день! Законодательством не запрещено использовать дырокол для подшивки документов в папки. Главное, не повредить текст документа.

Полностью поддерживаю коллег. Желательно иметь 2 папки. Одну для актов, вторую для накладных.

Законодательство не содержит запрета на текущее хранение документов в папке-скоросшивателе с выполнением в них отверстий при помощи дырокола .

Однако, следует иметь в виду, что если после выполнения отверстий текст документа будет нечитаем, могут возникнуть претензии со стороны со стороны контролирующих органов и иные подобные проблемы. Поэтому следует предусматривать на документы поля, достаточные для выполнения подшивки.

Основные требования к оформлению документов изложены в «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вопрос же подшивки документов при сдаче в архив регламентирован «Основными Правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Источник

Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

В две дырки

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

• Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
• Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
• Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

1. Установите на дыроколе ограничитель на режим «А4», или установите другой необходимый размер.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (как на фото №2 выше).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку.
5. В соответствии с фото №5-№8 прошейте документы нитью.
6. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №9).
7. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)
8. Подготовьте бланк для наклейки (фото №12). Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
10. Пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
11. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. (фото №16).
12. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.

В три дырки способ №1

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

1. Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
9. Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

В три дырки способ №2 (видео)

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

1. Установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. Такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4HOLE, или же 888.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
3. Убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен находиться под наклейкой (фото №17).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка можно по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №18).

Второй способ (видео):

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

• иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
• клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
• антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
• обложка для книги (при необходимости);
• заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
• ножницы;
• зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
• нить, шпагат или лента любого цвета;
• дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

Подготовка документов к прошивке

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Процесс сшивания документов

Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно. Лучше узнать заранее, как и что делалось до вас, посмотреть документы, уже сданные в архив, спросить руководителя или ранее ответственное за сшивку должностное лицо, чем допустить ошибки.

Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
2. Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.

Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.

Источник