Когда составляются исторические справки

Когда составляются исторические справки

7.6. Историческая справка

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции — указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

7.6.3. Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

Источник

Читайте также:  Когда можно подавать заявление на налоговый вычет по иис

Для чего нужна историческая справка как её сделать?

Ответы на основные вопросы:

Историческая справка – документ, включающий сведения о самом фондообразователе (организации, архивирующей свою документацию) и истории его архивного фонда, краткие сведения о составе, содержании документации и еще научно-справочном аппарате.

Период составления

Хронология должна соответствовать крайним датам тех описей, что передаются архиву на хранение. При ликвидации же предприятия – за весь период его деятельности.

Имеется ли некий стандарт для таких документов? Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Для чего нужна историческая справка? Она делает более легкой, удобной работу с архивируемыми документами предприятия.

Когда составляется? При первой передаче документации архиву, при последующих — корректируется.

Каков состав документа?

Историческая справка обязательно должна содержать разделы: об истории организации (включая создание, реорганизации, назначение, структуру со ссылками на соответствующие распорядительные документы; упоминаются и предшественники предприятия, и смена его подчиненности. Анализируется масштаб деятельности фондообразователя, место в структурах экономики, культуры, обществе и указывается подведомственные организации и их состав), истории документации (структура фонда, краткое содержание — как по направлениям деятельности фондообразователя, так и по видам документации), характеристики фонда (объем документации, изменения в ней, движение документов, их сохранность, особенности формирования, систематизации). Завершается составление справки оценкой состояния фонда и его пригодности к практической работе. Документ визируется его составителем и руководителем архива.

Какие имеются трудности при написании архивной справки?

Они заключены, как правило, в нехватке документации за определенные периоды (при утере, передаче в сторонние организации, недостаточно поставленном учете, особенно в начале деятельности предприятия). Справка, составленная сразу по результатам обработки фонда, составляется намного быстрее и легче, чем по прошествии времени.

Что значит история фонда?

Это раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:

  • Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
  • Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
  • Степени сохранности, физическом состоянии;
  • Кратко — об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
  • О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
  • Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
  • О составе научно-справочного аппарата фонда;
  • Об условиях получения доступа, использования документов.

Источник

Выдаем историческую справку организации

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 5

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

Читайте также:  Когда не поздно забрать заявление

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

  • при подготовке архивных справок и выписок;
  • передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

  1. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
  2. Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).

Схема. Историческая справка

Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

  • наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
  • наименование вида документа;
  • дата документа (дата подписания справки);
  • номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
  • место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
  • текст;
  • подпись.
Читайте также:  Направить заявление на возврат переплаты что это

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод. » и т.п.

Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).

Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.

Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик». Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.

Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста