Какая печать может стоять на доверенности

Доверенность М-2: оформление и хранение

Отправим материал вам на:

Если в организации используется форма доверенности N М-2, то как нужно оформлять такие документы и каков порядок их хранения? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Синельникова и Елена Королева.

Каков порядок оформления доверенностей по форме N М-2 и, в частности, оформления и хранения корешков выданных доверенностей?

В общем случае для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком, постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а утверждены унифицированные формы доверенностей N М-2 и N М-2а (при регулярном получении ТМЦ).

Однако с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов упразднена, за исключением форм документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, в частности:

— кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П и п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N 383-П (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012);

— транспортной накладной, обязательной к применению согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (наряду с коносаментом или иным документом на груз, предусмотренным соответствующим транспортным уставом или кодексом).

В связи с этим с 1 января 2013 года каждая организация должна самостоятельно разработать и утвердить формы применяемых первичных учетных документов. В качестве таких первичных учетных документов могут быть утверждены как формы первичных документов федеральных органов исполнительной власти, которые использовались организацией ранее (унифицированные формы), так и формы, разработанные организацией самостоятельно.

Если в организации используется форма доверенности N М-2, ее отрывная часть выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Корешки доверенностей подшиваются в так называемую книжку доверенностей в хронологическом порядке. В этом случае подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Все подшитые листы книжки нумеруются, а на последнем листе делается запись о количестве прошитых листов, которая заверяется подписью главного бухгалтера и печатью.

Формировать книжку доверенностей можно и другим способом: чистые бланки доверенностей сшиваются в книжку, аналогичным образом нумеруется каждый лист, а на последнем листе делается запись о количестве прошитых листов. В этом случае по мере выдачи доверенности ее отрывная часть выдается работнику организации, а корешок остается в книжке.

Вести книжку доверенностей организация может за любой период времени (месяц, квартал или год).

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Минфином СССР от 14.01.1967 N 17. Этот документ не действует, соответственно, обязанность регистрировать в журнале выданные доверенности отменена. Для обеспечения контроля организации целесообразно организовать учет регистрации выданных доверенностей.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством (п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, и п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Причем печать ставится только на отрывную часть доверенности, где есть указание на место постановки печати («М.П.»), на корешок доверенности печать организации не ставится.

Обратите внимание, что проставление печати организации-поставщика на доверенности вообще не предусмотрено. Более того, корешок доверенности поставщику не предъявляется (он остается в бухгалтерии организации), поэтому поставщик проставить печать в корешке доверенности не может.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Если поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.), то реквизиты этих документов указывают в корешке доверенности (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»).

Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию, что удостоверяется записью в корешке книжки доверенностей. На самих возвращенных доверенностях пишется «Не использовано», и они хранятся до конца отчетного года.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Книжки доверенностей, по которым были получены товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Источник

Куда можно ставить печать для документов — образец?

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Источник

Новые правила составления доверенности

Составление доверенностей практически в каждой организации поставлено на поток. Следовательно, и оформляются они по единому шаблону. Однако с сентября 2013 года начали действовать поправки к Гражданскому кодексу РФ, которые внесли существенные изменения в порядок оформления доверенности. Рассмотрим их, а также вспомним все нюансы составления этого документа.

Наверняка большинство бухгалтеров сталкивались с таким документом, как доверенность. Этот документ нередко оформляется самой организацией. Кроме того с этой бумагой приходится сталкиваться в работе с контрагентами.

В оформлении доверенности, казалось бы, нет ничего сложного. Тем более, что во многих компаниях создание этого вида документа поставлено «на поток». Тем полезнее будет узнать о поправках в Гражданский кодекс, вступивших в силу с сентября 2014 года (подробнее см. «Практическая бухгалтерия», № 9, 2013), которые коснулись требований предъявляемых к доверенности.

Что изменилось

Во-первых, отменен трехгодичный период действия доверенности. Теперь ее можно выписывать на любой срок. При этом период действия в обязательном порядке должен быть указан в доверенности. Поскольку при отсутствии указания на срок действия, доверенность будет сохранят свою силу только в течение года со дня ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Во-вторых, юрлица теперь не обязаны заверять доверенность печатью, так как для заверения достаточно подписи руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В-третьих, отменено правило об обязательном нотариальном удостоверении доверенностей, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, руководителями филиалов и представительств организаций (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

В-четвертых, помимо доверенности, которую доверитель имеет право отозвать в любой момент, теперь можно выписывать безотзывную доверенность (ст. 188.1 ГК РФ), обладающую некоторыми особенностями:

  • выдается только юрлицами или предпринимателями;
  • в доверенности указывается, что она является безотзывной;
  • всегда удостоверяется у нотариуса;
  • нельзя совершать передоверие, если иное не предусмотрено в доверенности.

Выдача такой доверенности не означает, что ее нельзя отозвать. Так, в самой доверенности можно перечислить основания для ее отмены. Также аннулировать безотзывную доверенность можно после прекращения обязательства, для исполнения которого она выдавалась или в случае злоупотребления представителем своими полномочиями (возникновения обстоятельств, свидетельствующих о том, что такое злоупотребление возможно в будущем).

Оформление

Что касается самого порядка оформления доверенности, он не изменился.

По-прежнему без доверенности от имен и организации может действовать только директор, так как его полномочия подтверждаются уставом юрлица и протоколом общего собрания (решением единственного участника), на котором был избран управленец.

Не нужна доверенность и индивидуальному предпринимателю, если он действует самостоятельно, но он должен будет подтвердить свои полномочия и статус (например, представить договор и свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя).

Во всех остальных случаях представителю необходимо выписать доверенность. При этом представителем может быть не только работник юрлица (коммерсанта), но и любой другой гражданин, единственное условие это его полная дееспособность.

Организовывать учет выписанных доверенностей не обязательно. Однако если объем выдаваемых доверенностей большой, журнал учета все же лучше вести, так как он поможет отследить кому, когда, на какой срок и сколько экземпляров доверенностей было выдано.

Прежде чем выдать доверенность необходимо определится какой объем и характер полномочий в ней будет содержаться и для каких целей она выдается. Таким образом различают генеральную, специальную и разовую доверенности.

Генеральная доверенность — доверенность, которая выдается на совершение действий, которые охватывают всю сферу деятельности юрлица или бизнесмена. Например, распоряжение имуществом, подписание документов, заключение договоров и т. д. Чаще всего она выдается руководителям филиалов или представительств, а также заместителям руководителей;

Специальная доверенность выписывается для совершения комплекса связанных между собой действий. Например, выдается юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже или секретарю для получения корреспонденцию на почте и т. д.;

Разовая доверенность выдается для совершения конкретного действия или сделки и после выполнения она прекращает свое действие. Например, получение определенной партии товара, подписание договора, составление акта и т. д.

Доверенность всегда оформляется в письменном виде. При этом она может быть написана от руки или напечатана на компьютере, также не запрещено составлять доверенность совмещая оба способа написания.

В большинстве случает данный документ составляется в произвольной форме. Однако существуют и унифицированные формы. Так, доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам № М-2 и М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Отличаются они только тем, что в форме № М-2 есть корешок, который используется для учета выданных доверенностей. Данные корешки заполняется и подшиваются, образуя журнал регистрации доверенностей.

На данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету выписанных доверенностей. Однако если объем выдаваемых доверенностей большой журнал учета все же лучше вести, так как он поможет отследить, кому, когда, на какой срок и сколько экземпляров доверенностей было выдано.

Если доверенность оформляется в произвольной форме, то в ней должны присутствовать следующие данные (скачать форму доверенности):

Данные для доверенности

  • название документа — «Доверенность». Вид доверенности (генеральная, специальная, разовая) не указывается;
  • дата и место составления. Без указания данного реквизита доверенность будет считаться ничтожной;
  • данные доверителя (обязательный реквизит). Организации указывают название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты. Индивидуальные предпринимателя — ФИО, адрес и ИНН;
  • данные поверенного (обязательный реквизит). Если поверенным является физлицо, то указывают его ФИО и паспортные данные. В случае с организацией указываются название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты;
  • перечень полномочий представителя, который должен быть конкретным. Если доверенность является безотзывной, то указать на это. Также перечислить в каких случаях возможно отозвать документ;
  • срок действия. Без указания срока доверенность будет действительна в течение года с даты ее выдачи;
  • образец подписи поверенного;
  • подпись руководителя организации (предпринимателя). Если необходимо, то также проставляется подпись главного бухгалтера. Отметим, что подпись руководителя в доверенности должна быть подлинной. В письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 указано, что не допускается использование факсимильной подписи на доверенности. Следовательно должно проставляться только подлинная подпись.

Напомним, что с сентября 2013 года юрлица могут не проставлять на доверенности печать организации. Однако никто и не запрещает этого делать. Касаемо предпринимателей, то при наличии печати они обязаны ее проставить.

Доверенность оформляется на фирменном бланке организации или просто на обычном листе формата А4.

Аннулирование доверенности

Перечень оснований отмены доверенности содержится в статье 188 Гражданского кодекса и является исчерпывающим. Так, доверенность отзывается в случаях: истечения срока, на который она выдана; отмены доверенности доверителем; отказа поверенного от полномочий; смерти (признания недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим) доверителя или поверенного; ликвидации юрлица (как доверителя, так и представителя); введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности. После отмены доверенности, представитель обязан ее вернуть.

Основания отмены безотзывной доверенности указываются в самом документе. Также, как говорилось выше, она прекращает свое действие после совершения обозначенных в ней обязательств (сделок) или при злоупотреблении поверенным своими полномочиями.

Если совершалось передоверие, то оно прекращает действовать при аннулировании основной доверенности.

После отмены доверенности доверитель обязан сообщить об этом поверенному, а также всем известным лицам, для представительства перед которыми выдана доверенность.

Для отмены нотариально оформленной доверенности, необходимо подать письменное заявление нотариусу.

Не является основаниями прекращения действия доверенности увольнение, смерть или отстранение от должности руководителя организации. Доверенность будет действовать пока ее не отзовут. Поэтому в данном случае для избежания спорных ситуаций лучше всего обновить все данные в ранее выданных доверенностях.

Универсальная энциклопедия, где собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исечрпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Узнайте больше >>

Источник

Читайте также:  Валютная справка что это такое
Поделиться с друзьями
МальтаВиста