Как закрывать договор с самозанятым

Закрывающие документы по самозанятым и другим физлицам: что учесть

Дизайнеры, веб-программисты, копирайтеры, переводчики, консультанты — одним словом, фрилансеры — документы по ним надо оформлять едва ли не более тщательно, чем по штатникам. Налоговики часто видят в наемниках по ГПХ — схемы.

О том, как не налететь на проблемы из-за договора ГПХ, мы говорили в прошлом посте.

Расчеты по таким договорам бывают как авансом, так и постфактум. Но в любом случае необходимы закрывающие документы. Они констатируют тот факт, что работы выполнены, а услуги оказаны.

Итак, с какими трудностями по документам сталкиваются бухгалтеры при работе с договорами ГПХ, когда исполнители — это физлица («простые» физлица, ИП или самозанятые).

Если компания заключила договор с ИП, то после окончания работ предприниматель должен выставить акт.

Унифицированной формы акта нет. Все пользуются тем, чем им удобно.

Но надо не забывать, что по ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ, в любой первичке должны быть обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• должность, подпись и ее расшифровка лиц, ответственных за сделку.

Договор, заключенный с ИП, не сулит бухгалтеру много «бумажных проблем»: подписываем акт, перечисляем на расчетный счет деньги и всё.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.

Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.

В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,

— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,

— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.

Самозанятые

Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».

В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.

А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.

Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.

Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!

Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Кому было лень читать все

Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.

Источник

Как перестать быть самозанятым

Как перестать быть самозанятым

Стать самозанятым легко — достаточно установить приложение «Мой налог», загрузить в него фотографию паспорта и отправить заявление в налоговую. Вся процедура займет не более 10 минут.

Однако у любого самозанятого после регистрации может возникнуть вопрос: как закрыть самозанятость? Ответ на этот вопрос дается в п. 12 ст. 5 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Для этого потребуется:

1. Зайти в приложение «Мой налог».
2. Нажать на кнопку «Сняться с учета».
3. Выбрать причину, по которой вы решили сняться избавиться от статуса самозанятого:

• отказываюсь от применения специального налогового режима (выбраете, если вы добровольно решили сняться с учета, как плательщик НПД);
• утратил право на применение специального налогового режима (выбираете в случае, если вы перестали удовлетворять критериям применения НПД по причинам, поименованным в п.2 ст.4 закона «О проведении эксперимента. » от 27.11.2018 №422-ФЗ, например, нанимаете сотрудника на работу, или прекратили деятельность, подпадающую под НПД, и занялись деятельностью, которая не подходит для данного режима налогообложения).

1. Отправить данные в налоговую.

Снятие с учета происходит моментально. Уведомление от ФНС придет в приложение не позднее следующего дня после отправки данных.

Обратите внимание! Восстановить статус самозанятого можно в любой момент, пройдя повторную регистрацию.

Когда самозанятого снимает с учета налоговая служба

Существуют ситуации, в которых плательщику налога на профессиональный доход не нужно предпринимать никаких действия для того, чтобы сняться с учета в качестве самозанятого — это за него делает налоговая служба:

• Если годовой доход плательщика превысил лимит в 2,4 млн руб. и ФНС перевела его на другой режим налогообложения.
• Если налоговой стало известно о том, что налогоплательщик не соответствует требованиям, предъявляемым к самозанятым, по другим критериям (например, он принял на работу сотрудников или занялся перепродажей товаров промышленного производства).

Последствия снятия с учета

Снятие с учета в качестве самозанятого не отменяет обязанности по уплате начисленного налога — погасить задолженность всё равно придется.

Кроме того, повторная регистрация в качестве самозанятого не предоставляет право на получение налогового вычета в размере 10 000 рублей в том случае, если вы полностью получили его ранее. Если же вычет ранее не оформлялся, или был получен частично, право на его оформление сохраняется даже при повторной постановке на учет.

Итоги

Итак, ответ на вопрос, как закрыть деятельность самозанятого, предельно прост: с помощью приложения «Мой налог». При этом впоследствии можно возобновить работу в качестве самозанятого, отправив соответствующее заявление в ФНС.

Источник

Как составить договор с самозанятым, чтобы налоговая не придиралась

Бизнес активно подключает плательщиков НПД к работе. Но если неправильно составить гражданско-правовой договор, это грозит негативными последствиями: переквалификации договора в трудовой, снятию расходов, недоимкам, штрафам.

Обязательно ли заключать договор с самозанятым?

В письме № СД-4-3/2899@ налоговики отметили, что договор с самозанятым можно не заключать в письменной форме, если услуга ( работа, покупка продукции ) разовая и совершается в момент договоренности.

Например, ваша компания заказывает подарки на 23 февраля и 8 марта. Ответственный сотрудник нашел нужные подарки (корзина с пряниками и кексами), созвонился с самозанятым, который их делает, и договорился о встрече. В день встречи был произведен расчет наличными, получен чек, подарки забрали. Договор на такую сделку можно не заключать.

Если же самозанятый оказывает вам услуги на протяжении определенного периода, работа выполняется этапами, вы вносите предоплату — договор обязательно нужен.

Расскажем, на какие нюансы надо обратить внимание при его составлении.

Статус плательщика НПД в преамбуле

Первое и самое главное условие — исполнитель является плательщиком НПД, что подтверждается справкой. Его нужно обязательно включить в договор.

Обратите внимание: при заключении договора нельзя заставлять исполнителя регистрироваться в качестве плательщика НПД. На это указала ФНС в своем письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ .

Вот так может выглядеть преамбула правильного договора с самозанятым:

Еще важно указать, что самозанятый должен оповестить компанию, если он «слетит» со спецрежима . Уточните, что если он этого не сделает, то обязан будет возместить заказчику убытки. В них можно включить суммы взносов, пени, штрафы и иные санкции, которые грозят компании, если обнаружится, что она работала с лицом без особого налогового статуса.

Этот пункт договора можно включить в раздел «Ответственность сторон».

Предмет договора

Следующий пункт — это предмет договора. В нем надо описать конкретную услугу или работы, которые вы заказываете у самозанятого. Причем услуга должна быть расписана подробно.

В предмете договора можно прописать как одну услугу, так и несколько. Укажите срок оказания услуги (услуг).

«1.1. Исполнитель обязуется предоставить Заказчику за вознаграждение следующие услуги (далее — „Услуги“):

• разработка макета визитки;
• создание сайта;
• дизайн промо-страницы акции „Скидки до 50%“.

1.2. Услуги подлежат исполнению не позднее (соответственно):

• „_28_“ _февраля_ 2022 г.;
• „_03__“ _апреля__ 2022 г.;
• „_13__“ _марта___ 2022 г.»

Важно : услуги, которые указаны в договоре, лучше также подробно расписать в чеке от самозанятого. Такое условие можно включить в договор. Название работ, услуг должно соответствовать прописанным в договоре.

Если самозанятый не указал подробно услуги или работы в чеке, тогда стоит приложить акт , в котором будет эта информация. Хотя акт и не является обязательным документом, но налоговики часто просят его показать.

Указывать в пунктах договора с самозанятым отсылки к Трудовому кодексу нельзя. Иначе налоговики переквалифицируют договор из ГПХ в трудовой. То есть нельзя прописывать:

• график работы;
• место работы;
• материальную ответственность;
• обеспечение материалами и оборудованием (на безвозмездной основе).

Оплата

Важно уделить внимание разделу «Оплата услуг» или «Вознаграждение». В нем не должно быть:

• слова «зарплата» и иных упоминаний, связанных с оплатой трудовой деятельности , «вознаграждение» — верный термин;
• фиксированной ежемесячной суммы без привязки к результату, количеству оказанных услуг или объему работ;

Например, правильно будет указать: количество доставляемых заказов, необходимых консультации, объем прокладки кабеля, количество статей или карточек товара на маркетплейсе, которые надо заполнить.

• определенной периодичности выплат (один из критериев переквалификации договора в трудовой — выплаты каждые две недели в дни выплаты зарплаты штатным сотрудникам).

В договоре можно указать факт оплаты по итоговому результату, после полного исполнения обязательств или по этапам, частям. При этом каждую выплату стоит отмечать выставлением акта с указанием объема работ или услуг и производить оплату со ссылкой на такой акт.

Счет самозанятый выставлять не обязан, хотя приложение «Мой налог» позволяет это сделать. Исполнитель может направить ссылку на счет или скачать его в pdf, распечатать и передать заказчику на бумаге.

По каждой оплате исполнитель должен сформировать и передать заказчику чек. Обратите внимание — по каждому факту оплаты , а не один чек по всем выплатам в целом!

Скачать шаблон договора с самозанятым и акта можно на сервисе « Мои самозанятые ».

Что нельзя прописывать в разделе про оплату

Не стоит указывать на обязанность самозанятого сформировать и направить чек заказчику до получения оплаты.

Да-да, даже такое условие на практике иногда включается в договор с самозанятым. Но делать так нельзя. Объясним почему.

Работа с плательщиками НПД — это получение услуги. А, следовательно, заказчик оплачивает исполнителю вознаграждение за оказанные услуги, выполнение работы или купленный товар. И происходит это так же, как и в любом другом магазине. То есть вы отдаете товар, вам его пробивают, вы отдаете деньги, и только после этого кассир выдает чек.

Почему некоторые заказчики прописывают в договоре условие о выдаче чека заранее? А просто потому, что хотят себя обезопасить от непорядочных самозанятых, которые получают деньги, а чек не выдают. Но это не правильно.

В сервисе « Мои самозанятые » вы сможете найти исполнителя на любую услугу, заключить договор, к которому не придерутся налоговики и получить акт. Не стоит беспокоиться за получения чека от самозанятого, так как сервис автоматически его формирует после оплаты услуги и проследит, чтобы исполнитель его не аннулировал.

Закрывающие документы

Чек — единственный обязательный документ, который подтверждает факт оказания услуги и ее оплаты. Такой ответ дала ФНС в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@ в отношении документов, подтверждающих расходы заказчика. Но в договоре можно (и стоит, учитывая уже сложившуюся практику) прописать другие подтверждающие документы, например, акт.

Стоит определить — в какой срок составляется и передается акт , будет ли у него определенная форма (приложение к договору) или исполнитель может представить его в любом виде. Укажите, в какой срок заказчик должен подписать акт со своей стороны, в какой момент работы (услуги) будут считаться принятыми. Как правило, это дата, когда обе стороны подписали акт.

Например, если исполнитель выставил и подписал акт 10.02.2022, а заказчик подписал его 15.02.2022, то дата принятия работ по договору — 15 февраля.

В акте указываются:

• наименование и подробности выполненных услуг или работ;
• объем работ;
• размер вознаграждения;
• примечания по согласованию — к примеру, пожелания доработок или условие о том, что работы будут приняты только после устранения выявленных недочетов.

Например, пункты акта могут выглядеть вот так:

Акт, как и при работе с любыми другими исполнителями, подписывается в двух экземплярах , по одному для каждой из сторон. Самозанятый может считать, что ему акт не нужен и хранить его не обязательно. Рекомендуем предупредить исполнителя, что ФНС может обратиться к нему при проведении встречной проверки в отношении заказчика и запросить документы по сделке.

Проверяют не только характер условий договора, но и его формальность. Ведь если услуги были оказаны только на бумаге, то расходы по ним снимут и придется доплатить налоги.

Два актуальных вопроса по работе с самозанятыми

А вот и два вопроса (или страха), которые «крутятся в голове» у заказчика при заключении договора с плательщиками налога на профессиональный доход.

Надо ли перезаключать договор, если исполнитель перестал быть самозанятым?

Представим ситуацию, ваша компания работает с самозанятым. И через некоторое время исполнитель вам говорит, что он «слетел» с НПД из-за превышения дохода. Сразу возникает вопрос: как быть с договором ?

В письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ налоговики ответили, что перезаключать договор не нужно, если его существенные условия не меняются. Исключение — если исполнитель — ИП, который перешел на ОСНО.

Причем не важно, самозанятый будет работать по договору как физлицо или как индивидуальный предприниматель. Перезаключать договор все равно не требуется, но можно подписать допсоглашение.

Почему надо перезаключать договор с исполнителем, если после прекращения статуса самозанятого, если он станет ИП и будет применять общую систему налогообложения? Ответ прост : стоимость услуг будет определять с НДС. А это существенный пункт договора.

Что делать, если самозанятый аннулирует чек?

Компания может принять расходы к учету, если есть чек от самозанятого, в котором указана сумма расчета, предмет расчета и другие главные реквизиты. Причем, если плательщик НПД в дальнейшем аннулирует чек, но не вернет деньги — признать расходы все равно можно. Такой ответ дала ФНС в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ .

А если у заказчика на руках будет договор или акт выполненных работ, подписанный двумя сторонами, то эти документы будут являться дополнительным подтверждением произведенных расходов.

Похожий вопрос: можно ли принять к вычету расходы по чекам самозанятого, если он в дальнейшем превысит лимит и «слетит» с НПД. Ответ такой же: да, принять расходы можно (письмо ФНС от 16.04.2019 № СД-4-3/7089@ ).

Оставьте заявку на сервисе « Мои самозанятые » — и мы поможем подобрать исполнителя, который подойдет именно под ваши задачи.

Источник