Как прошить приложение к договору

Как правильно прошить договор

Как прошить договор:

• пронумеровать страницы;
• сделать отверстия;
• скрепить нитками;
• закрепить специальной наклейкой;
• поставить подписи и печать.

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

• прошивать листы прочными нитками и соединять их в тома (не более 150 страниц);
• каждый том скреплять отдельно;
• следить, чтобы нитки не препятствовали чтению и не перекрывали важную информацию — цифры, печати, буквы;
• вывести нити на последний лист с обратной стороны и завязать узлом;
• сверху на узел наклеить заверительную надпись (ФИО, должность, подпись ответственного сотрудника, количество листов и дата).

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

• обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
• заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
• клей;
• дырокол, канцелярское шило;
• ножницы;
• иглы;
• нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

• хлопчатобумажные или синтетические нитки;
• прочные ленты;
• веревки;
• банковские шпагаты;
• плотная бечевка.

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

• на каждой странице указывают номер арабскими цифрами;
• контракт зашивают нитью;
• ее концы переводят на изнаночную сторону последнего листа;
• сверху приклеивают прямоугольный лист с пломбой и печатью;
• на нем указывают, сколько листов прошито и пронумеровано;
• ФИО и должность, подпись.

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Источник

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.

Как технически изготовить сшив

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

• берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
• концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
• на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
• а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола

Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала

Содержание заверительной надписи на сшиве многостраничного оригинала четко не регламентировано, мы тут скорее следуем сложившейся практике. Заверительная надпись на сшиве обычно включает в себя:

• указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
• должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
• печать организации (здесь и далее – при ее наличии).

Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.

Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020

Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019

Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично 1 . Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.

Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).

Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:

Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве

Допустим:

• основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
• приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
• но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.

Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.

Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор

Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов

Прошиваем и заверяем копии документов

Форма отметки о заверении копии установлена ГОСТ Р 7.0.97-2016. И здесь важно не упустить такой нюанс (сравните Примеры 6 и 7): когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:

• печатью (при ее наличии) и
• надписью о месте хранения оригинала – предмета копирования с указанием номера дела по номенклатуре.

Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?

Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015

См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015

Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации

Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации

Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.

Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.

См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014

См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016

Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020

Отметку о заверении копии (Примеры 7, 8) оформляют 1 раз на единственной странице документа. Если у нас многостраничная копия, то мы можем действовать по-разному:

• оформить отметку о заверении на каждом листе копии либо
• сделать сшив листов и на приклеенном листочке разместить информацию и о количестве прошитых листов, и о заверении копии (Пример 9).

Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело

Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа

Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.

Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.

В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.

Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.

Приоритет документам в электронном виде

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Когда документооборот масштабный

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов

Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника

Настоящей доверенностью ООО «Монополия» уполномочивает Лисицыну Викторию Валентиновну совершать от имени Доверителя следующие действия:

• представлять интересы Доверителя в отношениях с организациями всех организационно-правовых форм; с физическими лицами; во всех государственных и муниципальных органах власти и управления, нотариальных конторах, правоохранительных органах, судах с правом подписи, получения, представления документов по вопросам, связанным с ;
• заверять копии документов для предоставления любым лицам, в том числе: клиентам, партнерам, правоохранительным и контролирующим органам, адвокатам, судам и т.д.

Когда копию документа заверяет работник компании, в заверительной надписи указывается его должность по штатному расписанию (как в Примерах 6–9). Когда это делает стороннее лицо по доверенности, вместо должности указывается фраза «уполномоченное лицо», реквизиты доверенности рядом с подписью заверителя необязательны (Пример 14). Подтвердить полномочия можно:

• предъявив оригинал доверенности по запросу или
• сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании.

Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.

Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации

Источник