Как прошить правильно договор или договор

Инструкция: как правильно прошить договор

Когда требуется скрепить многостраничные документы, первое, что приходит на ум, — это степлер или скоросшиватель. Но в таком виде их не примут проверяющие органы, Росархив, ФНС. Есть несколько вариантов, как прошить договор, самый надежный способ — при помощи иглы и нитей.

Нужно ли сшивать договоры

Для внутреннего документооборота прошивка требуется для документов с большим объемом страниц. Если их свыше двух, то рекомендуется надежно прошить. Прошитые дела компактные, и их удобнее сохранять и классифицировать. Такой метод сохраняет целостность документов, защищая от утери и подделки отдельных листов. Если листы не соединены должным образом, то при возникновении конфликтов доказать их принадлежность к конкретному заверенному документу не просто.

Следует подчеркнуть: законодательство не обязывает переплетать договоры с контрагентами. На практике часто используют скоросшиватели, скрепки и степлеры. Иногда и вовсе ничем не скрепляют. Но для надежности следует заверить каждый лист, а не только последний. Если текст умещается на две страницы, то распечатайте на одном листе с обеих сторон.

Но если многостраничную документацию необходимо отправить на регистрацию, проверяющим органам или в архив, то нет сомнений, нужна ли прошивка на договоре, — однозначно да. Прошитые документы требуют и в ФНС, ПФР, Центробанк, нотариус и др.

Если, например, налоговый инспектор проводит проверочные мероприятия, то он вправе запросить для этого любые бумаги (п. 1 ст. 93 НК РФ). Чтобы их представить, листы обязательно следует пронумеровать и прошить по правилам, утвержденным Федеральной налоговой службой (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Помните: если договоры на нитке не прошить в соответствии с требованиями ведомства, то их не примут и посчитают, что вы не согласны отдать документы. А за отказ их предоставить компанию вправе оштрафовать (ст. 126 НК РФ).

Что касается трудового договора, то в законодательстве не указано, что работодатель обязан его прошить нитью. В ст. 67 ТК РФ отмечено только требование составить его письменно в двух экземплярах и подписать обеими сторонами — главой компании и подчиненным. Независимо от наличия прошивки контракт, оформленный по всем правилам, обладает юридической силой.

Аналогичные правила действуют и по вопросу, нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в компании, — такого требования нет. В организациях это делают для удобства по собственной инициативе. То есть если в компании хранят контракты, не скрепленные нитками, но составленные по всем правилам, то они не теряют законной силы. И санкции работодателю не грозят.

Материалы для сшивания

Небольшой объем бумаг прошивают классическим методом, для этого используют следующие материалы:

  • специальные нити;
  • иглы;
  • канцелярское шило;
  • дырокол;
  • круглая железная прошивка для договоров;
  • обложки из прочного картона (традиционный размер для листов А4 составляет 22,9 x 32,4 см, для хранения в архиве есть и другие форматы по необходимости);
  • наклейка с надписью для заверения размером около 5 на 6 см;
  • ножницы;
  • клей.

Основная деталь — нити. Их выбирают в зависимости от объемов документации. Если листов немного, то достаточно специальных прошивных нитей (на основе хлопка или синтетики). Если стопка больше, то есть другие варианты: прочные лавсановые ленты, веревки, бечевки или банковские шпагаты. Чтобы надежно прошить объемные папки с документацией, используют даже шуруповерт и толстый шпагат.

Читайте также:  Договор на оказание услуг ирма

Если вы выбираете нити, то обратите внимание на обозначение «ЛШ», они прочные и долговечные. Например, для лавсановых — ЛШ-210. Этот показатель говорит о том, что в ее составе есть полиэфирное волокно плотностью 210 текс. Оно выдерживает воздействие кислотой, растворителями, повышенной влажностью, плесенью, микроорганизмами и др.

Но если таких нитей под рукой нет, а прошивка не ждет, то допустимо взять обычные швейные нитки. В таком случае их складывают в 5–7 раз для надежности. Цвет нитей непринципиален, поскольку никакими нормативными актами этот вопрос не закреплен. Но чаще всего применяют белый или красный по ситуации.

Инструкция, как сшить договор

Единых требований к прошивке документации не существует. Есть общие правила: в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016. Но четкой процедуры там не указано. Следуйте общим рекомендациям. В большинстве случаев ориентироваться необходимо на правила, которые утверждены ведомством, в которое требуются прошитые документы.

Вот подробные требования, как прошивать документ для налоговой инспекции (приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.18):

  • листы необходимо сшить прочными нитками в тома (не более 150 листов);
  • каждый из них прошивают отдельно;
  • пронумеровать арабскими цифрами по порядку;
  • следить, чтобы скрепляющие элементы не мешали свободному чтению текста, цифр, реквизитов, дат, штампов, надписей и т. д.
  • оставить доступ для копирования каждой страницы в отдельности;
  • при скреплении нити провести наизнанку последнего листа и связать;
  • сверху разместить наклейку с надписью о заверении;
  • на наклейке указать необходимые реквизиты — должность, подпись, фамилию и инициалы уполномоченного лица, количество листов (цифрами и прописью) и дату.

Несмотря на то что единых правил нет, на практике сшивание контрактов проводится по аналогичному порядку. Прежде чем начинать процедуру, подготовьте необходимые материалы. Затем проставьте арабские цифры внизу страниц по порядку, начиная с первого листа. Выровняйте листы по краям. Если необходимо, то оформите обложкой. И приступайте к сшиванию.

Есть разные варианты, это зависит от объемов документации. Для переплетения классическим методом: по левому краю стопки сделайте несколько проколов — от 2 до 4.

Вот пошаговая инструкция, как правильно сшить договоры ниткой с иголкой.

Шаг 1. Перед тем как начать процесс, проверьте документацию на наличие лишних предметов — скоб от степлера, канцелярских скрепок, булавок и других крепежей.

Шаг 2. Систематизируйте листы — по номерам, датам, темам или значимости и т. д. Сложите их ровно в стопку.

Шаг 3. По краю листов сделайте несколько проколов в ряд по вертикали. Если проколов три, то средний необходимо сделать четко по центру страницы.

Шаг 4. Введите иглу с тыльной стороны документа в отверстие по центру.

Шаг 5. Затем протяните петлю в верхнее отверстие.

Шаг 7. После этого проведите иглу через изнаночную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшись на обложке, выведите нить снова наизнанку через середину.

Шаг 9. Завяжите нитки вместе на изнаночной стороне.

Шаг 11. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

Шаг 12. На ней необходимо поставить подпись директора и печать организации. Штамп поставьте так, чтобы одна его часть находилась на листе с заверительной надписью, а другая — на оборотной стороне.

Пример подшитого договора

Есть и другие способы, как красиво сшить договор, например, для купли-продажи квартиры.

Читайте также:  Можно ли договор скрепить печатью для документов

Способ 1. Самый простой — в два отверстия, для удобства предпочтительнее сделать дыроколом. Затем следует продеть нити с титульного листа наизнанку. Связать нити между собой в узел, разместить наклейку и заверить.

Способ 2. В три отверстия. Нить вводим с изнаночной стороны в две крайние дырочки. Когда она оказалась на титульной странице, оба ее конца выводим через середину опять наизнанку. Затем завязываем и размещаем заверительную надпись.

Способ 3. В одно отверстие. Прокалываем листы при помощи шила или дырокола в левом углу сверху. Ленту складываем вдвое, вставляем специальное железное кольцо для прошивки. Получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку.

На лицевой стороне в петлю продеваем «хвосты» и завязываем.

Сверху размещаем наклейку и заверяем. Вот как выглядит пример прошитого договора купли-продажи недвижимости:

А это образец наклейки для заверительной надписи:

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Источник

Как правильно прошить договор

Как прошить договор:

  • пронумеровать страницы;
  • сделать отверстия;
  • скрепить нитками;
  • закрепить специальной наклейкой;
  • поставить подписи и печать.

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

  • прошивать листы прочными нитками и соединять их в тома (не более 150 страниц);
  • каждый том скреплять отдельно;
  • следить, чтобы нитки не препятствовали чтению и не перекрывали важную информацию — цифры, печати, буквы;
  • вывести нити на последний лист с обратной стороны и завязать узлом;
  • сверху на узел наклеить заверительную надпись (ФИО, должность, подпись ответственного сотрудника, количество листов и дата).
Читайте также:  Виды договора перевозки груза автомобильным транспортом

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

  • обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
  • заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
  • клей;
  • дырокол, канцелярское шило;
  • ножницы;
  • иглы;
  • нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

  • хлопчатобумажные или синтетические нитки;
  • прочные ленты;
  • веревки;
  • банковские шпагаты;
  • плотная бечевка.

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

  • на каждой странице указывают номер арабскими цифрами;
  • контракт зашивают нитью;
  • ее концы переводят на изнаночную сторону последнего листа;
  • сверху приклеивают прямоугольный лист с пломбой и печатью;
  • на нем указывают, сколько листов прошито и пронумеровано;
  • ФИО и должность, подпись.

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста