Как происходит процесс подписания договора

Как читать договор

Главное правило юридической грамотности. Выучите сами и расскажите друзьям

Если когда-нибудь в жизни вам придется встретиться с юристом, то это будет первым правилом, которому он вас научит.

Однажды это правило убережет вас от тюрьмы и сэкономит кучу денег. Правило очень простое:

Сначала читайте, потом подписывайте

Это простое правило, которому не следует почти никто. Каждый день кто-нибудь подписывает не глядя договор в автосалоне, турагентстве, школе английского языка, спортклубе, в визовом центре или клинике. Не говоря уже о трудовых договорах и договорах найма квартиры. Человеку дают толстую пачку листов и говорят: «Подпишите здесь». Человек подписывает и в этот момент крупно себя подставляет.

Большинство людей подписывает договор не читая по двум причинам: боятся выглядеть глупо и не хотят затруднять собеседника.

Например, когда человек сидит в переполненном турагентстве, за ним очередь, а тут ему предлагают подписать договор, ему будет трудно заставить всех ждать. Под давлением обстоятельств человек подписывает и надеется на лучшее.

Так не надо. Выучите эти четыре стратегии, чтобы не чувствовать себя глупо.

Если вы пришли в офис

Допустим, вы в том же турагентстве. За вами очередь недовольных туристов. Перед вами договор на шесть страниц. Произносите волшебную фразу:

Менеджер предложит вам отсесть от стола за какой-нибудь соседний стол или на диван. Пока вы будете читать договор, менеджер спокойно обслужит следующих клиентов. Вы пока спокойно сидите и изучайте договор с карандашом.

Не делайте вид, что вы сейчас за минуту пройдетесь по всему договору. Не говорите «подождите-подождите, сейчас я пробегусь». Никто не может пробежаться по договору за три секунды. Даже если это договор на две страницы. Даже юристы.

Просто возьмите тайм-аут и спокойно почитайте договор. Обычно менеджеру наплевать, сколько вы будете этот договор читать: у него рабочий день до семи.

Если отсесть в офисе нет возможности, а договор нужно подписать прямо за этим столом, исполняйте вариацию на волшебную фразу: «Могу ли я забрать с собой этот договор, изучить его спокойно дома и вернуться к вам завтра?»

Если менеджер яростно сопротивляется такому предложению, спокойно отдавайте ему неподписанный договор: «Я не могу подписать договор, который не могу прочитать заранее. Обращусь в другое агентство». Так как вы для менеджера — бонус на ножках, такой поворот его обычно отрезвляет и делает более сговорчивым. А нет так нет.

Во многих агентствах боятся, что вы — засланный казачок, который хочет украсть их договор и переделать под себя. Это не ваши проблемы. Если они ожидают, что вы подпишете договор не глядя, пусть ожидают дальше. Сначала читайте, потом подписывайте.

Если договор привез курьер

Иногда договор отправляют курьером с инструкцией сразу же забрать подписанный экземпляр. Это удобно, но не для вас.

Пригласите курьера посидеть в переговорке или у вас на кухне, пока вы будете читать договор. У курьера есть смартфон, в нем есть соцсети и игры, поэтому курьер скучать не будет.

Если курьер спешит, отпускайте его с миром. Когда вы прочитаете и подпишете (или не подпишете) договор, вызовите другого курьера и отправьте его по нужному адресу. Цена вопроса — 100—300 рублей. Это дешевле, чем подставляться в договоре.

В кафе или ресторане

Если вы встретились на нейтральной территории, честно скажите, что должны внимательно прочитать договор перед подписанием, на это уйдет столько-то времени. И спросите, как вашему собеседнику будет удобнее. Если он согласен ждать — спокойно читайте. Если он торопится — предложите перенести встречу. Ничего страшного: юридическая безопасность важнее.

Читайте также:  Закон договор социального найма жилья

Нестрашно, если раньше вы уже обменивались договорами и читали предварительные версии на компьютере. Подписываете вы именно этот вариант, поэтому вы в любом случае должны его прочитать перед подписанием. Ваш заботливый партнер мог в последний момент добавить в договор каких-нибудь неожиданных подробностей.

На что смотреть в договоре

Пока менеджер шуршит своими делами, а курьер листает «Одноклассников» на кухне, возьмите карандаш и изучайте документ. Вот что нужно проверить в любом договоре:

С кем подписываете. Имеет ли право этот человек подписывать с вами договор? На каком основании? Если вы подписываете договор с менеджером по доверенности, попросите показать вам эту доверенность. Нет доверенности — нет договора.

Предмет договора. Проверьте, совпадает ли обещание фирмы с тем, что сказано в договоре. Например, если вы в турагентстве, то в договоре не должно быть «информационных услуг». Если сдаете шины на хранение в автомастерскую, то в договоре должно быть «хранение шин», а не «консультационные услуги по хранению шин».

Ответственность за неисполнение. Проверьте, за что исполнитель несет и не несет ответственность. Чаще всего все набитые шишки вашего партнера будут сформулированы со словами «не несет ответственности». Например, если турагентство однажды обожглось на невыданных туристам визах, то в договоре турагентство не будет нести ответственность за выдачу и получение виз. Убедитесь, что вы с этим согласны.

Сроки. Проверьте, совпадают ли сроки договора со сроками, в которые вы планируете работать или получать услуги. Не должно быть так, что вы занимаетесь в школе английского полгода, а срок действия договора — 1 месяц.

Штрафы и пени. Самая неприятная часть. Проверьте, не должны ли вы выплатить какую-либо компенсацию, если задержите оплату или как-то еще нарушите договор. А что с другой стороны? Будут ли они как-то вам компенсировать свои проколы и задержки?

Порядок урегулирования споров. Посмотрите, в каком суде вы договариваетесь урегулировать споры. Это вполне может оказаться суд во Владивостоке.

Язык. В договоре могут быть фразы, которые вы просто не понимаете. Вот просто не можете собрать в предложения. Если вы нашли такие фразы в договоре, выделяйте их карандашом и возвращайте с пометкой «Не понимаю». Попросите юриста, который это составлял, переписать договор человеческим языком. По закону договор составляется в свободной форме — никто не обязан писать его на ломаном юридическом.

Копии. Договор всегда составляется в двух экземплярах, если он заключен между двумя сторонами. Если вам предлагают подписать только один экземпляр, это гарантированная подстава.

Если что-то пошло не так

Вас торопят. Как только вас начинают подгонять, срочно выходите из-под влияния. Берите паузу, выходите из комнаты, убегайте из офиса, падайте в обморок, предлагайте выпить чаю — что угодно, только не подписывайте договор. Если вас торопят — это мошенники.

Вы не понимаете договор. Вы можете не понимать язык договора, отдельные пункты и условия, юридические термины и любые другие моменты. Вспомните, что вы не подписываете договор, который не понимаете. Задавайте вопросы. Так как вы не должны никуда спешить, вы можете подождать обстоятельного ответа. Вы имеете право понимать каждое слово в договоре, под которым стоит ваша подпись.

В договоре явная проблема. Вы видите конкретную нестыковку, проблему или откровенную подставу. Не подписывайте такой договор. Вам будут лить в уши, что договор — это формальность, на самом деле это условие не применяется и «все же люди, войдем в ваше положение». Не ведитесь. Если это написано в договоре, то это не формальность — это реальность.

В ответ на «этого не будет, это не применяется» скажите так:

Многие боятся задавать вопросы к договору, потому что из-за этого они выглядят подозрительными параноиками. А в чужих глазах никто не хочет выглядеть плохо. В таких случаях нужно «выложить багаж»: самим назвать себя параноиком.

Когда сам признал свои недостатки, другим уже не получится сыграть на них. Не стесняйтесь называть себя параноиком. Лучше быть параноиком, чем пострадавшим.

Читайте также:  Договор займа юр лица с юр лицом проводки

В договоре нет существенных условий: кто, с кем, что, когда или за сколько. Если этого нет ни в самом договоре, ни в приложениях, суд может признать договор незаключенным.

Формальностей не бывает

Часто вам будут говорить: «Этот договор — формальность. Мы же все свои люди, мы-то вас точно не будем обижать». Это беспардонная манипуляция. Если вам говорят о формальностях и давят на свойские чувства, отвечайте так:

И посмотрите, что вам на это ответят. Начнется щебетание про юристов и налоговую, мол, нужны какие-то там бумажки, проводки и проверки. Это значит, что вас держат за лоха: вам предлагают подписать бумажку, которая защищает фирму, но подставляет вас.

Будьте приветливы и непреклонны, как вежливый асфальтоукладчик.

Источник

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

  • Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
  • Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
  • ИНН/ОГРН.
  • Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
  • Копия доверенности на иных лиц.
  • Копия лицензии на деятельность.
  • Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
  • Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
  • Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

  • Финансовые службы.
  • Юристы.
  • Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
  • Руководитель.
Читайте также:  15 основные элементы торгов на право заключения договора

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

  • ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
  • Визу ответственного исполнителя.
  • Визы руководителей ответственного исполнителя.
  • Вид документа (договор, допсоглашение).
  • Наименование контрагента.
  • Список визирующих лиц.
  • Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

  • Регистрационный номер.
  • Дополнительный номер (номер контрагента).
  • Дату договора.
  • Наименование контрагента.
  • Предмет договора.
  • Срок действия.
  • Ответственное подразделение (исполнитель).
  • Цена договора.
  • Наличие приложений.
  • Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

  • Контроль исполнения договора.
  • Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
  • Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
  • Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Регистрация договора в электронном реестре.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»


Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста