Как оформить по договору гпх иностранного гражданина

Нанять сотрудника из другой страны: договор, зарплата, подписи — как все провернуть

CEO S4 Consulting

Иногда российские IT-компании ищут сотрудников из других стран: больше кандидатов, больше талантов, а в некоторых странах зарплаты ниже, чем в России. Компании могут нанять лучших специалистов и заодно сэкономить.

Айгуль Шадрина, CEO S4 Consulting, рассказывает, как правильно выстроить отношения с нерезидентами, чтобы избежать головной боли с налогами, государством и банками.

В статье мы разберем следующие вопросы:

1. Как оформить сотрудников из других стран. Описываем способы оформления отношений — в этом случае применим только договор оказания услуг (ГПХ). Какие подводные камни могут возникнуть и на что обратить внимание, как оформлять договор.
2. Как происходит процесс работы:
   2.1. Подпись договора и обмен документами. Как можно подписать договор (через ЭЦП, обмен оригиналами, сервисы по подписи).
   2.2. Оплата услуг. Как происходит оплата. Будет ли валютный контроль со стороны банка и с какими сложностями можно столкнуться.
3. Какие налоги или комиссии могут возникнуть при переводах:
   3.1. Какие комиссии за перевод берут банки и куда смотреть, чтобы рассчитать правильную сумму комиссий.
   3.2. Какие налоги появятся у организации и сотрудника-нерезидента при переводе.
4. Какие подводные камни могут всплыть в процессе.
5. Общие выводы из статьи и предупреждение о возможных рисках.

Как можно оформить отношения с иностранным специалистом

С иностранным специалистом можно оформить трудовой договор или гражданско-правовой договор — договор оказания услуг. Трудовой договор с иностранцем-нерезидентом прямо не запрещен законом, но даже некоторые госструктуры сомневаются в целесообразности такого договора (письмо Министерства труда и социального развития РФ от 7 августа 2015 г. N 17-3/В-410).

Мы рекомендуем оформлять договор ГПХ, так как в этом случае упрощается документооборот и отсутствуют ограничения Трудового кодекса. При этом компании не потребуется уведомлять МВД из-за работы с иностранным гражданином, который работает не на территории РФ (п.8 статья 13 № 115-ФЗ от 25.07.2002).

Если в договоре будет указано, что специалист будет оказывать услуги на территории России, то потребуется уведомить МВД в течение трех дней. Иначе можно получить штраф в 1 млн рублей, если компания из Москвы (п.4 статья 18.15 КОАП РФ).

Особенности в договоре оказания услуг (ГПХ), на которые стоит обратить внимание:

1. Нужно указать, что взаимодействие будет происходить через Skype, телефон, почту и другие каналы связи.
2. Нужно указать, что исполнитель не будет резидентом России, будет находиться за ее пределами и выполнять услуги там же. Компания не становится налоговым агентом исполнителя по НДФЛ (п.1 статья 207 НК РФ, п.1 статья 226 НК РФ), а также не будет платить страховые взносы (п.5 статья 420 НК РФ).
3. Не должно быть намеков на трудовые отношения: отсутствует график работы, имеется четкая цель и результат оказания услуг, присутствует срок действия договора и оплата за результат.
4. В договоре лучше указать российскую валюту. Комиссии некоторых банков ниже на переводы в рублях.
5. Нужно закрепить порядок документооборота в договоре. Об этом расскажем ниже.

Как происходит документооборот и оплата

Документооборот

Подписывать договор ГПХ и акты оказанных услуг (выполненных работ) можно несколькими способами:

1. Подписать документы рукой с двух сторон и обменяться оригиналами.
2. Подписать документы с помощью КЭЦП (квалифицированная электронная подпись).
3. Подписать документы с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП).
4. Подписать документы с помощью факсимиле.

Первый вариант

Обмен бумагой с нерезидентом — очень неудобен, могут быть накладные и временные расходы на бумажный обмен. Конечно, иностранный подрядчик может периодически приезжать в Россию и подписывать разом закрывающие документы, но такой вариант тоже неудобен.

Второй вариант

Нерезидент России не сможет получить ЭЦП на территории России. Единственный вариант — получение ЭЦП в стране нерезидента, но при этом ЭЦП должна соответствовать международным и российским стандартам (Статья 7 №63-ФЗ от 06.04.2011).

Третий вариант

Такой сервис. Как он работает:

1. Компания и нерезидент-исполнитель регистрируются в сервисе (однако у исполнителя-нерезидента могут быть проблемы с регистрацией, а именно — получением sms для регистрации).
2. Нерезидент делает документ.
3. Нерезидент отправляет вам ссылку на документ для подписания.
4. На ваш телефон приходит sms с кодом для подписи.
5. Вы подтверждаете подпись с помощью sms.

Классный и удобный сервис без танцев с КЭЦП. На текущий момент первичку (все бухгалтерские документы, кроме счет-фактур) можно подписывать простой или неквалифицированной электронной подписью (в сервисе реализована НЭП). Поэтому эти документы можно подписать с помощью этого сервиса и налоговая обязана их принять (п.4 ч.3 статьи 21 ФЗ-402 от 06.12.2011, статья 6 №63-ФЗ от 06.04.2011).

Для этого в договоре нужно закрепить, что документы, подписанные с помощью цифровой подписи, являются равнозначными документами на бумаге (п.2 статьи 6 №63-ФЗ от 06.04.2011). Если этого не сделать, то у налоговой могут появиться дополнительные вопросы.

Также с помощью сервиса нельзя подписать счет-фактуры. Для подписания счет-фактур необходима квалифицированная электронная подпись — это требование налогового кодекса (п.6 статья 169 НК РФ).

Четвертый вариант

Вы подписываете документы с помощью факсимиле. Вы и исполнитель делаете скан своей подписи и далее подставляете ее в созданные документы. Для этого необходимо закрепить в договоре, что документы с факсимиле имеют юридическую силу (п.2 статьи 160 ГК РФ, п.4 статьи 111 N 149-ФЗ от 27.07.2006).

При этом договор потребуется подписать вживую, иначе договор и документы не будут иметь юридической силы. Для этого потребуется приезд исполнителя или отправка договора через почту.

Судебная практика по использованию факсимиле неоднозначна. Налоговые органы могут не принять документы, которые подписаны с помощью факсимиле. Поэтому мы бы рекомендовали использовать обмен оригиналами или использовать НЭП.

Оплата

Для переводов в валюте потребуется расчетный счет в валюте. Для переводов в рублях достаточно обычного рублевого расчетного счета.

Для перевода до 200 тысяч рублей достаточно платежного поручения и кода валютной операции (п.2.15 Главы 2 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И, п.2.7 Главы 2 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И). На практике банк может запросить подтверждающие документы: договор, счет, акт.

При сумме перевода от 200 тысяч рублей до 3 млн рублей потребуется подготовить платежное поручение с кодом валютной операции, заполнить карточку договора (справку о подтверждающих документах) и подготовить документы, которые относятся к сделке (п.8.1 Главы 8 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И). Валютный контроль проверяет ваш платеж, так как реквизиты получателя принадлежат нерезиденту.

Банк внимательно обращает на следующие пункты в договоре:

• дата подписания договора;
• понятное и точное описание услуги;
• сумма договора;
• валюта;
• сроки оплаты и оказания услуг;
• реквизиты.

Если в этих данных будут ошибки, то банк может отклонить перевод. На юридические, пунктуационные и орфографические ошибки банк значительного внимания не обращает.

Если сумма операции при импорте будет выше 3 млн рублей, то придется зарегистрировать импортный контракт и подать документы в банк (п. 4.2 главы 4 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И).

Налоги и комиссии

Налоги

У компании не возникнет страховых взносов и НДФЛ. Это дополнительный бонус для организации при работе с иностранцами, которые работают удаленно не в России (условия описали в первой части статьи).

Также у компании не возникает НДС (п.1, п.2 статьи 161 НК РФ, п.1 статьи 143 НК РФ). Налогоплательщиком НДС является ИП или юридическое лицо, а организация приобретает услуги у физического лица, поэтому НДС не возникает.

НДФЛ возникает у иностранного специалиста. Когда исполнитель получит денежные средства на свой расчетный счет, то ему потребуется за них отчитаться в своей стране.

• НДФЛ в Украине — 18%;
• НДФЛ в Беларуси — 13%.

Комиссии

Большинство банков за каждый перевод в иностранной валюте берет комиссию. Она рассчитывается в следующей логике:

1. Имеется нижняя и/или верхняя стоимость перевода.
2. Стоимость перевода зависит в % от суммы платежа.

Например, тарифы некоторых банков:

Комиссии «Сбера», «Тинькофф» и «Альфа-банка» за переводы валюты и рублей

Комиссии могут значительно различаться, поэтому не будем подробно сравнивать условия банков. Базово можно заложить в расходы 2% от суммы платежа на комиссию. Тарифы за валютный платеж могут рассчитываться в каждом отдельном случае индивидуально.

А теперь кратко

1. Оформить отношения с физическим лицом нерезидентом можно только через договор ГПХ.
2. В договоре ГПХ нужно корректно указать условия документооборота, условия оказания услуг (чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы) и исключить похожесть на трудовой договор.
3. Документооборот проще всего организовать с помощью сервисов с простой электронной подписью или через факсимиле.
4. Для сумм договора до 200 тыс. рублей проходит упрощенный валютный контроль. Для сумм свыше 200 тыс. рублей придется предоставить документы.
5. Договор нужно внимательно и правильно оформить: указать предмет договора, даты, суммы, валюту, реквизиты, сроки оплаты и оказания услуг.
6. У компании не возникнет никаких налогов. НДФЛ возникает у физического лица нерезидента в его стране.
7. Примерный размер комиссии банков за переводы в плановых расходах можно заложить в 2%. Точный размер комиссии лучше узнать напрямую в банке.

Как достичь максимума

Привлечение иностранных специалистов отличная возможность для компаний расширить свою HR-воронку и найти квалифицированных специалистов. При этом у компании не возникает страховых взносов и НДФЛ, что может служить конкурентным преимуществом организации: увеличение зарплаты и привлечение лучших специалистов или снижение себестоимости услуг.

Единственный минус — усложненный документооборот и увеличение расходов или нагрузки на бухгалтерию.

Фото на обложке: Shutterstock/small smiles
Изображения в тексте предоставлены автором

Источник

Работники-иностранцы: что нужно знать всем работодателям

Иностранные работники — кадровый и бухгалтерский участок с серьезными нюансами. Знать детали важно, чтобы не нарваться на штрафы в сотни тысяч рублей. Контрольные точки: от постановки на миграционный учет до выплаты зарплаты.

Когда работодатель ставит иностранца на миграционный учет

Чтобы понять, должен ли работодатель ставить иностранца на миграционный учет, нужно ответить на один вопрос: является ли компания (ИП) принимающей стороной? Ответ будет положительный, если, например, компания предоставляет будущему сотруднику жилье. В таких случаях непосредственно работодатель ставит работника-иностранца на миграционный учет.

Для этого подают уведомление в ГУВМ МВД на бланке из приложения № 4 к приказу МВД от 10.12.2020 № 856 (о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания).

Срок подачи уведомления — 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца (п. 3 ст. 20 Закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ). Но есть страны, для граждан которых действуют свои, удлиненные дедлайны. Некоторые особые периоды мы привели в таблице 1.

Не путайте это уведомление с уведомлением о заключении трудового или ГПХ-договора. Это два разных уведомления. Сообщать в миграционную полицию о заключении договора с иностранцем должны все работодатели, независимо от статуса иностранца. И об этой процедуре мы подробно расскажем далее, в отдельном разделе статьи.

Таблица 1. Льготные сроки для постановки иностранца на миграционный учет

Срок постановки на миграционный учет с даты въезда в Россию

В течение 15 календарных дней

Ст. 1 Соглашения между Россией и Республикой Таджикистан, ратифицировано Законом от 28.12.2013 № 393-ФЗ

Страны ЕАЭС*, кроме Белоруссии

В течение 30 суток

П. 6 ст. 97 Договора о ЕАЭС

В течение 90 календарных дней

Ст. 3 Соглашения между Россией и Республикой Беларусь, заключено в Санкт-Петербурге 24.01.2006

* Из иностранных государств в Евразийский экономический союз входят: Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия.

Если работодатель не является принимающей стороной, иностранцы сами встают на миграционный учет. Это касается всех иностранцев, в т.ч. граждан Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии.

Когда понадобится разрешение на иностранную рабочую силу

Получить разрешение на привлечение и использование иностранных работников нужно, если работодатель заключает трудовой договор или ГПД с визовыми иностранцами. И визовый иностранец не поименован в перечне исключений. Например, разрешение не надо получать в отношении журналистов, аккредитованных в России. Полный перечень исключений — в пункте 4 статьи 18 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

К иностранцам, прибывающим в Россию в визовом порядке, относится:

• большинство граждан дальнего зарубежья;
• большинство граждан бывших советских республик, которые после распада СССР ввели в отношениях с Россией визовый режим. Например, Эстония, Литва.

Какой режим въезда в Россию установлен для граждан каждой страны смотрите в письме МИД от 27.04.2012 № 19261/кд.

До обращения в МВД за разрешением, необходимо подать в службу занятости населения заявку о потребности в тех или иных специалистах. Если в течение месяца служба занятости не подберет подходящих специалистов, тогда уже можно идти в МВД.

Бланк заявления о выдаче разрешения на привлечение и использование иностранцев — в приложении № 1 к приказу МВД от 19.06.2017 № 392.

Разрешение дают на год.

Документ, как и самих работников, нельзя передать другой организации (ИП).

В каких случаях оформлять приглашение на въезд в Россию

Еще один документ нужен для привлечения к работе визовых иностранцев. Это приглашение на въезд по форме из приказа МИД от 01.03.2018 № 3026 (приказ МВД от 09.08.2017 № 619). Такое приглашение собственно и будет основанием для выдачи сотрудникам-иностранцам визы.

Приглашение на въезд выдает Главное управление по вопросам миграции МВД (ст. 16 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Туда будущий работодатель представляет, в частности (п. 28–28.4 Регламента из приказа МВД от 29.09.2020 № 677):

• письменное ходатайство в двух экземплярах;
• копию документа, удостоверяющего личность иностранного работника.

Для обращения в МВД используйте возможности Госуслуг. В частности, приглашение на въезд иностранца можно получить через данный портал .

С 25 сентября 2020 работодатели должны контролировать, чтобы приглашенный иностранец соблюдал цель въезда в Россию и вовремя уехал из страны. Для этого власти ввели следующие обязанности работодателей (постановление Правительства РФ от 15.09.2020 № 1428):

• сообщить сотруднику любым удобным способом, при оформлении приглашения или уже после въезда в страну, контактные данные;
• предоставить на период пребывания в РФ гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения, которые заявили при приглашении;
• оформить с иностранцем трудовой или гражданско-правовой договор, предоставить рабочее место;
• сообщить в МВД в произвольной форме в течение двух рабочих дней, если потеряли связь с сотрудником.

Какие документы брать у новичка

Для оформления трудового договора с иностранным гражданином понадобятся (ст. 65 ТК):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность иностранца: разрешение на временное проживание, вид на жительство и др.

Для временно пребывающих иностранцев — миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент на работу.

Разрешение на работу не путайте с разрешением на привлечение и использование иностранной рабочей силы, которое получает работодатель.

Патент на работу не путайте с патентом, который покупают ИП, чтобы вести бизнес на налоговом режиме ПСН.

Также имейте в виду: гражданам ЕАЭС, временно пребывающим из этих стран, патент не нужен;

• трудовая книжка (при наличии) или сведения о трудовой деятельности, если трудовая ведется в электронном виде;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при наличии);
• договор (полис) добровольного медицинского страхования на территории России (для временно пребывающих иностранцев). Договор не нужен, если работодатель заключил с медицинской организацией договор о платных медуслугах;
• документ об образовании, квалификации, специальных знаниях, если этого требует должность;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении преследования по реабилитирующим основаниям. Требуется, если работа связана с деятельностью, к которой согласно закону не допускаются лица с судимостью, а также те, в отношении которых проводят или проводили уголовное преследование.

Например, чтобы занять должность школьного учителя, иностранцу надо иметь такую справку.

Получить ИНН обязаны все лица, работающие на территории России, но сделать это можно и после заключения трудового договора.

Также не требуйте документы воинского учета у иностранных граждан.

Для договора ГПХ запрашивайте те же самые документы, что в случае с трудовым договором, кроме трудовой книжки.

Как уведомлять МВД о заключении договора с иностранцем

О том, что заключили или прекратили трудовой договор и договор ГПХ с иностранным гражданином, необходимо уведомить МВД. Изменение условий договора не в счет, тут ничего предпринимать не нужно (постановление Конституционного суда РФ от 04.02.2020 № 7-П).

Срок уведомления о заключении (прекращении) договора с иностранцем — не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения соглашения . Форма уведомления — в приказе МВД от 30.07.2020 № 536.

Будьте осторожны: обязанность эта не формальная. За невыполнение — очень существенные штрафы по пунктам 3 и 4 статьи 18.15 КоАП:

• для компаний и ИП — от 400 до 800 тыс. руб. То есть ИП в данном случае отвечают за себя не как должностные, а как юрлица (примечание к статье 18.1 КоАП). В качестве альтернативы могут приостановить деятельность на срок от 14 до 90 суток;
• для должностных лиц — от 35 до 50 тыс. руб.

Верхний порог штрафа выше, если нарушение совершили в Москве, Санкт-Петербурге, в Московской или Ленинградской области. Это соответственно:

Статья 18.15 КоАП предусматривает и другие штрафы за незаконное привлечение к труду иностранного гражданина или лица без гражданства.

Штраф могут заменить на предупреждение , если нарушение совершили впервые и в результате никому не причинили вред или имущественный ущерб и вообще отсутствует такая угроза (ст. 4.1.1 КоАП). Решение по этому поводу может быть достаточно субъективным, поэтому надеяться, что освободят от штрафа не стоит.

Если не уведомили о приеме и увольнении граждан из Беларуси, от штрафа поможет отбиться постановление Верховного суда РФ от 30.05.2017 № 78-АД17-19.

Как платить мигранту зарплату

Здесь нужно запомнить один важный нюанс: нерезидентами в терминах валютного законодательства являются все иностранцы без вида на жительство. То есть временно пребывающие и временно проживающие в Российской Федерации.

Так вот рублевая выплата в пользу нерезидента, включая зарплату, считается валютной операцией. Это значит, расчеты с временно пребывающими и временно проживающими в РФ должны быть только в безналичной форме, то есть через банковские счета в уполномоченных банках (подп. 6–7 п. 1 ст. 1 и ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

В поле «Назначение платежа» перед текстовой частью ставьте код валютной операции из приложения 1 к Инструкции ЦБ от 16.08.2017 № 181-И. Это шифр 70060 — расчеты, связанные с выплатой резидентом нерезиденту зарплаты и других видов оплаты труда .

Код валютной операции указывайте в следующем виде, обязательно с фигурными скобками и символом из двух латинских прописных букв:

Пробелы внутри скобок не ставьте. Смотрите пример формулировки.

Расчеты, связанные с выплатой резидентом нерезиденту заработной платы и других видов оплаты труда за апрель 2021 года (55 000 руб.)

Если запрет нарушить и рассчитаться из кассы, работодателю грозит штраф от Росфиннадзора в размере от 75 до 100% выплаченной суммы. А его должностному лицу — от 20 до 30 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.25 КоАП).

По каким ставкам считать зарплатные налоги с выплат иностранцу

Основная ставка НДФЛ для работодателей по нерезидентам — 30%. Доходы-исключения, когда с первого дня сотрудничества с иностранцем работает общая ставка 13% и новая прогрессивная 15%по доходам свыше 5 млн руб. (п. 3.1 ст. 224 НК):

• зарплата высококвалифицированных специалистов;
• зарплата иностранцев, работающих по патенту на осуществление трудовой деятельности;
• зарплата граждан из стран ЕАЭС. Только если по итогам года ЕАЭСовец так и остался налоговым НЕрезидентом, налог, удержанный с начала года с его доходов, работодатель должен пересчитать по повышенной ставке 30% (письмо Минфина от 23.07.2019 № 03-04-05/54647);
• зарплата беженцев, переселенцев.

Напомним: для целей расчета НДФЛ человек считается налоговым резидентом, если находится на территории России минимум 183 дня в течение 12 месяцев подряд.

Иностранцы — налоговые резиденты РФ имеют право получать стандартные, социальные и имущественный налоговые вычеты по НДФЛ.

Чтобы не запутаться в многочисленных статусах мигрантов, мы составили удобную таблицу 2 с возможными тарифами взносов, уплачиваемых в ФНС.

Взносы в ФСС РФ на страхование от травматизма начисляйте с оплаты труда всех иностранных работников независимо от их миграционного статуса. По ГПД взносы в ФСС начисляют, только если прописали соответствующее условие в договоре (п. 2 ст. 5 и п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Таблица 2. Взносы в ФНС по иностранным работникам с выплат в рамках предельной базы по взносам

Постоянно или временно проживающие в РФ

Высококвалифицированные специалисты (ст. 425 НК, п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ст.10 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ, ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 3 ст. 98 Договора о ЕАЭС)

Источник