Где регистрируются приказы по командировкам

Документальное оформление служебной командировки

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

Когда работодателю нужно отправить сотрудника в командировку, перед специалистами кадровой службы возникают вопросы, как правильно это оформить. Давайте разберемся в нюансах

Общие положения

Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.

  • Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Из этого определения следует:

  1. В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
  2. Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.

  1. Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.

Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.Дистанционного работника тоже можно направить в командировку. Но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу. Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Положение о направлении в командировки работников организации

Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.

Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует.

Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Запреты и ограничения

Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

  1. Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):
  • нет письменного согласия на командировку;
  • командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
  • сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.
  1. Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери.
  2. Работников, имеющих детей-инвалидов.
  3. Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно

В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки. Иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Образец уведомления вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Приказ о направлении работника в командировку

Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку.

Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработать собственную форму приказа (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то все их необходимо перечислить.

Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368) Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке

Читайте также:  Где брать справку пенсионную

В конце статьи есть шпаргалка

Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение. С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении. Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.

Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию, организация может вести этот журнал.

Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».

Изменение срока командировки

На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или наоборот сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:

  1. Издать приказ о изменении: продлении или сокращении — срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
  2. Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи. Или с помощью электронного документооборота, при наличии у сотрудника электронная подпись.
  3. Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.

Формы приказов смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Отчетность по командировке

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Запрос согласия на командировку 413.1 КБ

Положение о командировках 480.1 КБ

Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ

Источник

Как правильно оформить командировку

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

  1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
  2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
  3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Читайте также:  Где взять справки психоневрологический диспансер

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
  • возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).

Читайте также:  Через сколько дней после подачи заявления налоговая перечисляет вычет

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста