Где хранится заявление на отпуск работника

Сколько и где должны храниться заявления на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — пять лет.

Чем регулируются сроки хранения документов

Сроки регулируются следующими нормативными актами:

Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сколько и где хранить заявления

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Законом регламентированы сроки хранения приказов на отпуск ежегодный и другие его виды в зависимости от условий труда:

  • пять лет для стандартных условий;
  • пятьдесят — для вредных или опасных условий.
  • пятьдесят лет хранят заявления при их включении в состав личного дела;
  • семьдесят пять — все заявления, написанные до 01.01.2003 и если они включены в личное дело работника.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 ФЗ №125, ст. 434, 435 приказа №236).

Включать их в личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ .

Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше.

Локальными нормативными актами (уставом, положением о хранении документов и пр.) определяют, где хранятся заявления сотрудников на отпуск: в архиве организации, на складе, в отдельных папках или в личном деле. Архив формируют в отдельном кабинете или в кабинете отдела кадров. Обычно документы подшивают (если они не входят в состав личного дела), формируют папку заявлений работников за год и сдают в архив организации. Можно разграничить папки и определить, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, по беременности и родам, на дополнительный и пр.

Сколько следует хранить приказы на отпуск

Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр. Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет.

Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты. Организация самостоятельно определяет место и способ хранения. Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2022 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ответственность за нарушения

Если организация нарушит требования о сроках, ее привлекут к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП предусматривает наказание для отдельных юридических лиц (АО, НПФ и пр.):

  • должностное лицо накажут штрафом от 2500 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 200 000 до 300 000 руб.
Читайте также:  Номер заявления на патент где написано на чеке

Для таких организаций ведомственными актами и отраслевым законодательством установлены специальные правила документооборота, в связи с чем ответственность за их нарушение устанавливает отдельная норма.

Статья 13.20 КоАП предусматривает наказание за нарушение правил хранения архивных документов:

  • должностное лицо накажут штрафом от 3000 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 5000 до 10000 руб.

Источник

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Источник

Какие сроки хранения документов-оснований к приказам, отпускам без сохранения и к ежегодным отпускам?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

У нас возник вопрос по срокам хранения некоторых документов:

  • основания к приказам по личному составу,
  • основания к отпускам без сохранения;
  • основания к ежегодным отпускам кроме графика отпусков (заявления о переносах, предоставлении отпуска).

Ответ

В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы — 50/75 лет ЭПК.

Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет ЭПК.

Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.

Читайте также:  Что такое апостилированная выписка

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Обоснование

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

  • если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
  • если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов

Утверждены следующие сроки хранения, в частности, приказов по личному составу (ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов):

  • о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — 5 лет;
  • о дисциплинарных взысканиях — 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка организации хранятся 1 год, графики отпусков — 3 года (ст. ст. 381, 453 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника — 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. «б», примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Читайте также:  Где выдают справку об инвалидности розовую

Материалы вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция N 237)).

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень).

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. «б» ст. 434 Перечня).

Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).

Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Дополнительные материалы по вашему вопросу

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник #Документационное обеспечение работы с персоналом. КДП

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Согласие следует оформить в письменном виде, получение скана документа не является достаточным.

Если для ЭКДО используете собственную информсистему, нужно обеспечить взаимодействие системы с порталом Госуслуг.

С 29 марта работодателям нужно применять новый список профессий иностранных квалифицированных специалистов.

Проект с изменениями проходит публичное обсуждение до 28 марта.

Президент РФ объявил об установлении новых выплат для семей с детьми.

Только по запросу учащийся сможет получить в бумажном виде, например, диплом.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста