Где должны хранится оригиналы приказов по кадрам

Где должны хранится оригиналы приказов по кадрам

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Личные дела руководителей и работников организаций

ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные карточки работников

ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:

— по месту утверждения;

ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

3 года после замены новыми

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)

ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет )

ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками

п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту утверждения;

ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

Источник

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В КАДРОВОМ ДЕЛЕ!

Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»
— за 100 руб.

ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3

Приказ является одним из распространенных документов, с которым сталкиваются сотрудники кадровых служб и не только. Согласно официальному определению из источников, приказы представляют собой официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Поэтому любой приказ контролирует деятельность компании. В связи с этим составлению приказов должно уделяться особое внимание, так как от правильности их составления может зависеть исход различных проверок.

Читайте также:  Справка об эпидокружении что для этого нужно сделать

Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается в курсе «Кадровое делопроизводство 2022 со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам. Уровень 5 Профстандарта». А в данной статье мы рассмотрим некоторые виды приказов и правила работы с ними.

Содержание:

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело»

Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказы. Коммерческие организации

В коммерческих организациях все немного проще.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как:

  • название документа
  • название компании
  • вид документа
  • дата его составления
  • описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение)

Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

Сроки хранения приказов

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Систематизация

Виды приказов

Формируя отдельные папки, можно выделить следующие виды приказов:
1. Приказы по личному составу (по кадрам):

  • о приеме на работу
  • о переводе на другую работу (перемещении)
  • об увольнении

Если вы хотите узнать о том, как принять сотрудника на работу, вам понравится наша статья «Кейс. Прием сотрудника на работу»

2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска.
4. Приказы по основной деятельности компании:

  • о дисциплинарных взысканиях
  • о совмещении
  • о поощрении
  • об установлении надбавки к окладу
  • об изменении персональных данных работника
  • о присвоении разрядов, классности
  • об изменении условий труда
  • обязательные приказы

Многие недооценивают важность обязательных приказов. Секретарь компании просто официально оформляет распоряжения руководителя и не задумывается о грядущих проверках. Рассмотрим подробнее дальше.

Обязательные приказы

Когда в организацию приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые и являются теми самыми обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск.

Читайте также:  Где можно подать заявление на заключение брака

Часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.

Например:

Как руководитель, сотрудник был обязан выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».

Известно, что эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, когда подписывается у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа остается у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Внимание!

Приказы на подпись генеральному директору (руководителю) передаются лично (или через начальника отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Важный момент! Не ставятся:

  • Факсимильная подпись на приказы
  • Печать на внутренние документы компании

Приказ об утверждении форм документов

Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение о защите персональных данных
  • Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

Шаг 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.

Шаг 3 . Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.
Не забывайте, что если акты вводились в действие приказом, то изменения должны вводиться приказом, а не распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные положения, а их содержание включить в трудовой договор. На взгляд экспертов удобнее работать с актами, так как численность компании может измениться и все равно придется их вводить.

Приказ на штатное расписание

Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

На занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ о графике отпусков

Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Читайте также:  Кто выдает архивная справка квартиры

Учет трудовых книжек

Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

Персональные данные сотрудников

Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Важно!

Все документы в отделе кадров (персонала) должны лежать в закрытых шкафах или сейфах.

Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Ситуация халатности: Менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Ведение воинского учета

Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Рекомендуется предусмотреть раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

Наш профессиональный совет!

Данный курс не требует специальной подготовки и подойдет разным категориям слушателей.

Что вы будете уметь по окончании данного курса:

принимать и увольнять сотрудников различных категорий

вести трудовые книжки, в том числе электронные

составлять трудовой договор и проводить аудит всех его разделов

принимать сотрудников по совместительству и совмещению

оформлять отпуска, больничные листы, в том числе электронные

вести номенклатуру дел и правильно хранить документы

уверенно применять 1С ЗУП 8.3 по ведению кадровых документов

По окончании курса вы получите удостоверение о повышении квалификации.

Курс ведут преподаватели-практики с опытом работы более 20 лет в сфере кадрового учета, HR и управления персоналом.

СМОТРИТЕ ВИДЕОУРОКИ ПО ТЕМЕ:


Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста