Доп соглашение к трудовому договору на удаленку

Перевод сотрудников на удаленную работу. Дополнительное соглашение

Суть и особенности «удаленки»

Дистанционная форма занятости позволяет сотруднику выполнять поставленные работодателем задачи из любого удобного места. В остальном на него распространяются те же требования и гарантии ТК РФ, что и на персонал, работающий в офисе. Основные отличия удаленной работы от обычного режима занятости:

  • сотрудник самостоятельно устанавливает рабочий режим, если в трудовом договоре не предусмотрено иное;
  • обязанности работодателя в части охраны труда ограничиваются минимумом;
  • средства труда рекомендует работодатель, но принадлежать они могут, как организации, так и сотруднику лично;
  • для передачи результатов работы разрешено использовать телекоммуникационные каналы связи;
  • для работника, не имеющего возможность посетить офис, оформляется усиленная ЭЦП;
  • особые условия в части обеспечения трудового процесса, обязательного страхования, охраны труда, предоставления отпусков и т.п. указываются в ТД.

Перевод сотрудников на удаленный режим работы на временной или постоянной основе можно выполнить, только если они согласны. При этом нужно помнить, что, несмотря на рекомендации федеральных и региональных властей, организация «удаленки» для персонала не обязанность, а право работодателя. Заставить сотрудника работать дистанционно нельзя. Даже на фоне пандемии и введении профилактических мер, переход на этот режим работы невозможен на основании инициативы руководителя предприятия. Порядок перевода сотрудника на удаленную работу важно соблюдать во избежание проблем с ГИТ.

Факт того, что работник не против смены формы занятости, следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе. В документе указываются новые условия труда.

Оформление перевода сотрудника на дистанционную работу

Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.

В трудовом договоре о переводе на дистанционную работу нужно обозначить причину (например, профилактика заболевания) и срок перехода (до нормализации обстановки), а также ряд условий:

  • рабочее место сотрудник выбирает на свое усмотрение;
  • порядок и сроки предоставления работнику ПО, средств защиты информации и прочего оборудования, необходимое для выполнения трудовых функций, либо регламент и размер выплат компенсаций за то, что работник использует личные технические ресурсы, мобильную связь и интернет;
  • сроки и форма, в которой сотрудник будет направлять руководству отчеты о проделанной работе.

Перевод сотрудников на удаленную работу считается состоявшимся после подписания соглашения обеими сторонами и ознакомления работника с приказом.

Источник

Перевод сотрудников на дистанционную работу: важные нюансы

Разберем основные правила перевода на удаленку.

Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу

Работник может трудиться удаленно:

  • на постоянной основе;
  • временно (до 6 месяцев непрерывно или чередуя дистанционную работу и работу в офисе).

По общему правилу, для перевода на удаленку как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Исключение составляет случай временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

  • работодатель может изначально принять его на удаленную работу;
  • сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;
  • сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.
Читайте также:  Договор займа с директором не является учредителем

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Читайте также:  Договор найма работ римское право

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

  • внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;
  • представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Временный перевод на удаленную работу

В исключительных случаях возможен временный перевод сотрудников на удаленку без их согласия. Под такими событиями понимают катастрофы, пожары, наводнения, землетрясения и тому подобное. Также перевод на удаленку может быть произведен по решению органа государственной власти или местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств. Вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока перевода (но не позднее окончания обстоятельств, послуживших его основанием) работодатель обязан предоставить прежнюю работу сотруднику, который должен приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Для временного перевода на удаленку работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный нормативный акт, содержащий

  • причину перевода сотрудников на дистанционную работу, например, ссылку на нормативный акт региональных властей, предписывающий перевести на удаленку определенный процент персонала;
  • список переводимых лиц;
  • срок перевода, который не может превышать период наличия причины перевода;
  • порядок обеспечения переводимых сотрудников оборудованием, программным оборудованием, средствами защиты информации;
  • порядок организации труда на удаленке (периоды взаимодействия сотрудника и заказчика, порядок предоставления отчетов о проделанной работе);
  • другие положения.
Читайте также:  Договор на оказание услуг по подготовке материалов

Работник, которого временно переводят на дистанционку, должен быть ознакомлен с указанным локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение им такого акта (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить персонал оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Это может быть ноутбук с установленными на него необходимыми программами и средствами защиты. При отсутствии такой возможности сотрудник может использовать свое оборудование. В этом случае работодатель должен выплачивать компенсацию или арендную плату за пользование таким оборудованием, а также покрывать другие расходы, связанные с удаленной работой. Например, оплачивать частично или полностью услуги связи (Интернет, телефон).

Временный перевод на удаленную занятость не может быть основанием для снижения зарплаты, а также не меняет порядок предоставления отпусков.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку либо работодатель не может обеспечить его необходимым оборудованием, время, в течение которого сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Больший размер оплаты может быть предусмотрен коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Источник

Переводим сотрудников на удалёнку: шаблон допсоглашения к трудовому договору

HR-менеджеры большинства компаний сейчас находятся в панике из-за того, что нужно переводить сотрудников на удалёнку. Пытаются понять: как это сделать, какие документы оформить? Один плюс от этого хаоса — у многих компаний сейчас есть возможность попробовать новый дистанционный формат работы.

Эта тема уже была освещена несколько раз за последние дни. Были и методички, и гайды, но мы хотим остановиться на правовом аспекте данного вопроса. В Пачке мы работаем удаленно и накопили большой юридический опыт в решении таких вопросов. Сейчас расскажем о том, как все правильно сделать, а именно: грамотно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо, чтобы закрепить новый формат работы – дистанционный. Если вы не готовы бессрочно предоставлять такую возможность, важно прописать, чтобы это имело какой-то срок завершения. Можно предоставить сотрудникам возможность работы из дома сроком на один месяц, не ссылаясь на распоряжения, которые каждый регион издаёт самостоятельно в связи с коронавирусом. Так не будет путаницы, если у компании есть филиалы в разных городах. Если через месяц ситуация не изменится, допсоглашение можно заключить ещё раз с другими датами.

Также необходимо указать ситуации, при которых работнику будет поставлен прогул. Например, если в течение четырех часов работник не будет выходить на связь, то это будет считаться прогулом, за которым может обоснованно последовать увольнение.

Не забудьте указать почтовый адрес, по которому может происходить переписка и пересылка оригиналов документов, а также электронную почту (домены), на письма с которых он должен отвечать. Специально для вас наш HR подготовила простой шаблон допсоглашения к трудовому договору о переводе сотрудников на удалённый режим работы. Он занимает всего одну страницу, разобраться в нём легко может как работник, так и работодатель. Его можно скачать здесь.

Также необходимо указать ситуации, при которых работнику будет поставлен прогул. Например, если в течение четырех часов работник не будет выходить на связь, то это будет считаться прогулом, за которым может обоснованно последовать увольнение.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста