Договор займа на предприятии для своих работников

Выдача беспроцентного займа сотруднику компании

Организации и частные предприниматели имеют право выдавать ссуды другим организациям и собственным сотрудникам не только под низкий процент, но и без оплаты за пользование денежными средствами.

Для работника подобный заем выглядит намного привлекательнее банковского кредита благодаря отсутствию оплаты (при процентной ставке в 0%), а также отсутствию необходимости готовить пакет документов.

Бухгалтерии работодателя следует отразить в учете не только операции по выдаче и погашению ссуды, но и связанные с ними налоговые последствия.

Требования к сотруднику

В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.

В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:

  • его личностных качеств (ответственность, качество труда);
  • продолжительности работы в компании;
  • величины получаемого дохода (заработной платы);
  • наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
  • характеристики непосредственного руководителя работника;
  • целей, для которых запрашивается ссуда.

Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.

При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.

Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.

Вопрос: Какой код указывается в поле 20 платежного поручения при перечислении беспроцентного займа своему работнику?
Посмотреть ответ

Выдаваемые средства не касаются коммерческих или предпринимательских целей ни одной из сторон соглашения.

Важно! Если сотрудник запрашивает крупную сумму средств с указанием конкретной цели их использования, работодатель вправе запросить подтверждающие документы (план квартиры проживания или договор-намерение при покупке жилья, справку о составе семьи, медицинское заключение при необходимости лечения).

Оформление соглашения о беспроцентном займе

ВАЖНО! Образец договора беспроцентного займа от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При заключении договора о кредитовании с сотрудником сделка должна производиться в письменном виде (ст. 808 ГК РФ, ст. 5 ФЗ №82 (19.06.00)). В качестве образца может использоваться стандартный кредитный договор, в который добавляются специфические условия, касающиеся конкретной сделки.

Величина процентной ставки за пользование ресурсами прописывается в тексте документа. Если размер ставки не указан, то получатель ссуды обязан производить оплату вознаграждения по займу в размере ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга. В ситуации с беспроцентной сделкой условие должно прописываться с указанием ставки в размере 0% (ст. 809 ГК РФ).

В тексте должны прописываться и другие условия предоставления займа в виде:

  • его размера;
  • срока выдачи (даты выдачи средств и окончательного возврата);
  • целевого назначения.

Договор должен содержать сведения о:

  • месте и дате заключения сделки;
  • наименовании кредитора и его руководителе (учредителе);
  • данных заемщика (работника);
  • периодичности и способах погашения долга с указанием возможности досрочного возврата полученных средств;
  • штрафных санкциях при нарушении любой из сторон условий соглашения;
  • обстоятельствах форс-мажора, освобождающих участников договора от исполнения обязательств;
  • конфиденциальности документа, то есть неразглашении условий соглашения иным лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательно;
  • способах разрешения сторонами спорных вопросов, возникающих при исполнении соглашения.

В случае продления срока действия сделки или корректировки иных ее условий сторонами подписывается дополнительное соглашение к договору, являющееся его неотъемлемой частью.

Договор вступает в силу с момента получения заемщиком (сотрудником) денег, подтверждаемого кассовым (расходным) ордером или платежным поручением в зависимости от способа получения денег (наличными, перечислением на счет заемщика в банке).

Читайте также:  Договор подряда с физическим лицом с материалом подрядчика

Порядок возврата займа указывается в тексте соглашения, в противном случае заемщик вправе по своему усмотрению погашать долг путем внесения денег в кассу кредитора или перечислением средств на расчетный счет предприятия.

Важно! Если кредит носит целевой характер, то заемщик должен в оговоренный срок представить организации-работодателю документы, подтверждающие использование ссуды на предусмотренные в договоре цели (договор купли, платежное поручение, акт приемки, расписку).

Налогообложение по кредиту работнику компании

Работодатель, выдавший беспроцентный кредит, не получает от исполнения сделки доходов, поэтому не производит выплату налогов.

Получение беспроцентной ссуды сотрудником влечет для последнего налоговые последствия, так как он получает материальную выгоду, выраженную в виде экономии средств на отсутствии процентов по сделке (ст. 212 НК РФ). Подобный доход подлежит налогообложению на общих основаниях.

После выдачи беспроцентной ссуды компания обязана производить:

  • начисление НДФЛ по ставке 35% на сумму сэкономленных процентов в течение всего периода действия договора о займе (ежемесячно по последним числам месяца);
  • удержание налога с любых доходов сотрудника-заемщика с учетом того, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна быть больше 50% выплачиваемого дохода;
  • перечисление НДФЛ в бюджет на следующий рабочий день после удержания.

Доход в виде экономии на отсутствии процентов не облагается налогом на доходы физического лица в случаях, если:

  • ссуда предназначена для нового строительства или для покупки в пределах территории Российской Федерации жилья (дома, комнаты, доли в жилом помещении), земельного участка с расположенным на нем жилым строением или для проведения индивидуального жилищного строительства (ИЖС);
  • кредит выдан банковским учреждением, расположенным на территории РФ, для рефинансирования целевого займа, выданного для ведения ИЖС или покупки жилья.

Вопрос: В какой срок нужно исчислить и перечислить НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды от беспроцентного займа? Как заполнить разд. 2 расчета 6-НДФЛ по материальной выгоде от экономии на процентах?
Посмотреть ответ

Если долг прощается

Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.

Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).

Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:

  • с суммы долга (прощенного);
  • с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
  • на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).

В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.

Проводки

По бухгалтерскому учету все виды расчетов с сотрудниками (кроме заработной платы и сумм подотчета) отражаются на счете 73, а расчеты по кредитам – на субсчете 73-1.

Проводки по счетам при кредитовании работника выглядят следующим образом:

  • в момент выдачи займа — Дебет сч. 73-1 / Кредит сч.50 («Касса») или сч. 51 («Расчетные счета»);
  • при погашении ссуды – Дебет сч. 50, 51, 70 (в зависимости от порядка платежа) / Кредит сч. 73-1.

Проценты по договору отсутствуют, поэтому в учете не отражаются.

Важно! При недостатке дохода для удержания всей суммы налога по окончании отчетного года (до 1 марта следующего года) налоговый орган должен быть проинформирован о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ (с признаком 2).

Некоторые нюансы беспроцентной сделки

Соглашение беспроцентного займа между предприятием и сотрудником регулируется ст. 42 ГК РФ и ст. 809 НК РФ.

Законодательные нормы и акты в РФ, включая Гражданский и Налоговый кодексы, не содержат каких-либо запретов в отношении предоставления организациями кредитов сотрудникам. Но выданная ссуда может привлечь внимание ФНС, если ее размер превысит 600 тыс.руб., согласно ФЗ № 115 (07.08.2001) о противодействии легализации полученных преступным путем доходов.

Факт, что сделка является именно беспроцентной, должен обязательно найти отражение в тексте соглашения. В противном случае по умолчанию ставка по договору принимается равной ставке рефинансирования НБ и производится доначисление налога на прибыль.

Читайте также:  Договор на оказание услуг по охране парковки

Источник

Как заключить договор займа между работодателем и сотрудником

Оформление документов на заем сотруднику

Договор займа между сотрудником и работодателем должен оформляться в письменной форме, если речь идет об организации. В долг можно дать как наличными, так и безналичными средствами. В случае ИП письменный договор потребуется только тогда, когда сумма займа будет больше 10 тыс. рублей. Однако рекомендуем оформлять договор на бумаге всегда, это позволит подтвердить акт сделки, если возникнут какие-либо споры.

Составляем договор займа

В договоре нужно учесть и зафиксировать следующие нюансы:

  • Сумму займа.
  • Цель получения займа (от этого зависит вопрос использования ККТ при возврате займа)
  • Период, по истечении которого денежные средства будут возвращены. Если конкретный срок не будет указан, то подразумевается, что работник должен возвратить деньги в течение 30 дней после письменного требования. Данный срок исчисляется в календарных днях.
  • Способ возврата займа: целиком или частями, наличными или безналичными средствами. Возможен вариант удержания из заработной платы, при этом может быть утвержден абсолютно любой процент от ее суммы. Если обе стороны согласны, то удерживаться может даже 100% зарплаты.
  • Процент вознаграждения за пользование денежными средствами или указание, что заем беспроцентный.
  • Порядок начисления процентов. Подразумевается, что начисление процентов начинается со дня, который следует за днем выдачи займа. Однако в договоре можно прописать и другие условия.
  • Реквизиты обеих сторон и подписи. Каждую подпись подписант должен поставить лично.

Заем может быть выдан на безвозмездной основе, т.е. без начисления процентов. Однако это условие должно быть напрямую указано в договоре. Если в договоре не сказано «беспроцентный», то он считается процентным, хотя бы даже не был указан размер процентов. Проценты в таком случае начисляются по особому правилу ГК РФ (п. 1 ст. 809): по ключевой ставке Центробанка.

Отдельно в этом плане следует рассматривать заем до 100 тыс. руб., который был выдан работнику со стороны ИП. В этом конкретном случае заем считается беспроцентным, если процентная ставка не определена.

Вполне допустимый вариант – прописать возврат суммы займа из заработной платы работника (ПисьмоРоструда от 16.10.2019 N ТЗ/5985-6-1). Однако тут возникает вопрос, нужно ли проводить сумму возврата через ККТ. Ответ на него дает ФНС России в письме от 18.09.2018 N ЕД-4-20/18186@:

  • Если заем брался не на покупку товаров, работ услуг, то кассовый чек не нужен;
  • Если заем брался на покупку товаров, работ, услуг, то кассовый чек нужен.

Передаем деньги по документу

В дополнение к договору нужен документ, который подтвердит получение денег заемщиком. Для организации это может быть

  • Платежное поручение о переводе денег на карточный счет работника (на зарплатную карту),
  • Расходный кассовый ордер.

Для ИП возможен вариант расписки в получении денег взаймы.

Налоговый учет займа работнику

Основная сумма долга никак и нигде не учитывается, поскольку возвращается заемщиком обратно. Ее не нужно относить ни на доходы, ни на расходы. Вознаграждение в виде процента учитывается в доходах как при общей системе налогообложения, так и при упрощенной.

Отражение процентов в доходах происходит:

  • каждый месяц (в случае срока займа в несколько кварталов) — при общем режиме налогообложения;
  • на дату фактической оплаты процентов — при упрощенной системе налогообложения.

Процент от займа не учитывается в доходах, если применяется патент. Однако есть свои нюансы. При работе ИП на патенте с УСН доход облагается налогом. Если в сочетании с патентом применяется общий режим — то же самое, т.е. процент от займа облагается НДФЛ.

Предоставляя заем работнику, применять кассовый аппарат не требуется.

Расчет материальной выгоды сотрудника

Предоставление беспроцентного займа либо займа с низкой процентной ставкой влечет за собой статус налогового агента для работодателя. Вследствие этого при учете нужно определять материальную выгоду, которую получил заемщик. Это требуется для начисления НДФЛ.

К низкопроцентным займам относят займы, процентная ставка по которым составляет меньше ⅔ от ставки рефинансирования ЦБ РФ. Материальная выгода в этом случае считается по формуле:

Матвыгода (заем под низкий процент) = Сумма займа × (⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) − Ставка по договору займа) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Читайте также:  Виды обязательств по выполнению работ по договору подряда

Для определения НДФЛ рассчитанное по этой формуле значение умножается на ставку НДФЛ:

  • 35% — в случае резидентов РФ,
  • 30% — в случае нерезидентов РФ.

Формула для расчета материальной выгоды с беспроцентного займа будет значительно проще:

Матвыгода (заем без процентов) = Сумма займа × ⅔ ставки ЦБ при займе в рублях (либо 9% при займе в валюте) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней

Расчет производят в последний день каждого месяца, в течение которого работник пользуется заемными средствами. При расчете используется ставка ЦБ РФ на ту же дату.

НДФЛ удерживается с ближайшего перечисления денежных средств сотруднику. Перечислить средства государству работодатель обязан в этот же день, либо на следующий рабочий день. В случае материальной выгоды, взносы на травматизм и страховых взносы оплачивать не требуется.

Беспроцентный займ для сотрудника на суммы от 600 тыс. руб. будет обязательно взят под контроль Росфинмониторингом. В случае перечисления крупной денежной суммы через банк у организации могут быть запрошены договор займа с физическим лицом, а также пояснения.

Могут ли простить долговые обязательства

Организация или ИП вправе простить долг сотруднику – закон это не запрещает, т.к. работник – физическое лицо

Оформляем прощение долга сотруднику

Для того чтобы простить заемщику долг, должно быть заключено специальное соглашение о прощении долга. Работодатель также может отправить работнику особое уведомление. Данные документы обязательно должны содержать следующую информацию:

  • Дата и номер договора займа.
  • Полные сведения о долге, включающие его размер, вид, а также период образования.
  • Подтверждение прощения долга.

В соглашении должно быть четко указано, о какой именно сумме и за какие месяцы идет речь. Если данная информация не будет четко прописана в документе, то это означает, что сотрудник полностью освобождается от долга перед работодателем.

Налоговые последствия прощения долга работнику

Прощение долга само по себе не предполагает возможности сразу и напрямую учесть его сумму в расходах. Это касается как общего режима, так и упрощенной системы налогообложения. Долг может быть учтен на расходы только в случае признания его безнадежным, что возможно по истечении трех лет (это срок исковой давности).

Прощенный долг является доходом, поэтому облагается НДФЛ по ставке 13%. Налог должен быть исчислен в тот день, когда прекратились обязательства. Например, это может быть дата подписания соглашения о прощении долга.

Аналогично, как и в случае НДФЛ по материальной выгоде, налог должен быть удержан с ближайшей выплаты сотруднику. Оплата налога государству осуществляется не позднее следующего рабочего дня. Если работодатель не может самостоятельно удержать НДФЛ до конца года как налоговый агент, то до 1 марта следующего года о сумме выплаты необходимо сообщить в ФНС и сотруднику. В этом случае физическому лицу направят уведомление об уплате НДФЛ напрямую. Обязанность по перечислению денежных средств будет на работнике. Начисление страховых взносов на прощенный долг не требуется.

Долг можно простить работнику еще одним способом — оформив дарение. В этом случае налогооблагаемая база уменьшается на 4 тыс. руб. Обязательным условием такой схемы является отсутствие других подарков от работодателя в течение года. При дарении существует некоторая неясность со взносами. По мнению Минфина, взносы должны начисляться, а по мнению ФНС, нет. Важно, чтобы выдача займов не была регулярной. В противном случае работодателя могут заподозрить в выплате серой заработной платы или скрытых премиальных.

Таким образом, при оформлении договора займа с работником важно учесть следующее:

  • Рекомендуется заключать договор в письменной форме.
  • Предоставление суммы займа и ее возврат не учитываются при формировании налоговой базы.
  • Вознаграждение в виде процента от суммы займа учитывается в качестве дохода как на общем режиме, так и на «упрощенке».
  • В случае предоставления беспроцентного займа (либо займа по сниженной ставке — менее ⅔ ставки рефинансирования) возникает необходимость расчета материальной выгоды и удержания НДФЛ. При этом используется налоговая ставка в 30% или 35%.
  • Долг работнику может быть прощен. В этом случае с его суммы удерживается НДФЛ по ставке 13%.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста