Договор подписал менеджер по работе с клиентами

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

• Оптимизируются сроки каждой процедуры;
• Юридически договоры будут более грамотно составленными;
• Снизятся риски;
• Повыситься качество претензионной работы;
• Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

• Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
• Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
• Согласование;
• Порядок подписи;
• Контроль за сделкой;
• Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

• Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
• Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
• В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
• Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
• На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

• Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
• Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
• Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
• Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
• Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
• Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
• Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Источник

Четыре основных обязанности менеджера активных продаж

Обязанности менеджера по активным продажам очень сильно зависят от места работы. Если вы устраиваетесь в небольшую фирму или региональный филиал большой компании, велика вероятность, что на вас окажется весь процесс, от начала до конца: поиск клиента, презентация товара, заключение сделки, контроль того, что оплата прошла и товар был отправлен в срок, а затем заполнение отчета. Если же вы выбираете большую компанию, где существует полноценный отдел продаж, работа может оказаться дифференцирована: одни менеджеры будут искать клиентов, другие взаимодействовать с вновь прибывшими, третьи – общаться с постоянными. В любом случае, если вы хотите стать хорошим продажником, вам следует быть готовым к любому аспекту работы.

Поиск новых клиентов

Поиск новых клиентов требует общительности, активности и инициативности. На этом этапе менеджер по активным продажам должен воспринимать любое нет, как да, но я не уверен, а любое возражение, как просьбу рассказать о товаре или услуге. Как правило, ищут новых клиентов с помощью:

1. Холодного обзвона. В больших фирмах вы можете целые дни проводить с телефонной трубкой в руках, обзванивая людей, которые еще не знают, что им нужны услуги вашей компании. Основная задача – за короткий разговор суметь заинтересовать собеседника. Для этого существуют корпоративные скрипты, но им можно следовать по-разному: говорите с энтузиазмом, не кладите трубку после первого возражения и будьте готовы к тому, что, даже если вам будут хамить, нужно оставаться вежливым и понимающим.
2. Личных встреч. Это более высокий уровень, где и инструментов для воздействия на клиента больше. Презентабельный внешний вид, улыбка, образцы, которые можно продемонстрировать, безупречная информированность о специфике товара позволят вам произвести самое благоприятное впечатление. Не бойтесь казаться навязчивым, заготовьте еще дома ответы на самые распространенные возражения, не стесняйтесь признавать недостатки товара и сразу же объяснять, как их компенсировать. Старайтесь применять индивидуальный подход и заранее узнавать основные сведения о клиенте, с которым вам предстоит встречаться.
3. Посещений конференций, выставок и любых мероприятий, связанных с вашей сферой. Здесь вы сможете набрать в базу информацию о компаниях, которым в будущем следует позвонить, попасться на глаза людям, которые точно заинтересованы в вашем товаре, оставить несколько визиток и, возможно, договориться о личной встрече позже.

Во всех трех вариантах вам нужно быть активным и хорошо подготовленным. Помните, что основной ваш инструмент – информация. Чем больше вы знаете о товаре, о возможных проблемах с ним и о способах их решения, тем больше вы можете сказать клиенту. Готовьтесь заранее.

Работа с текущими клиентами

Текущих клиентов можно разделить на две группы.

Первые только заинтересовались вашим товаром и только думают о том, чтобы его купить. Это и те клиенты, которые пришли через холодный обзвон и личные встречи, и те, кто увидел рекламу и решил вам позвонить. С ними нужно:

1. Принять входящий звонок. В больших фирмах, опять же, вы можете дни напролет сидеть с телефонной трубкой у уха, обзванивая холодную базу и принимая звонки тех, кто заинтересовался. Здесь вам нужно выяснить потребность клиента, более подробно обговорить с ним, чего он хочет, при необходимости назначить дату презентации – или обговорить детали сделки. На этот случай тоже существуют скрипты.
2. Провести презентацию. Клиент заинтересован – но еще не готов купить товар. Его нужно убедить, а для этого провести презентацию товара. Здесь вам поможет доскональное знание ассортимента и его особенностей. Вам нужно понимать, чем ваш товар лучше, чем товар конкурентов, можете ли вы предложить скидки, гарантию, ремонт, обучение персонала, который будет с ним работать. Что вы в принципе можете дать такого, что убедит клиента выбрать именно ваш товар. Вам нужно выбрать место и время, подобрать сопроводительный материал и наглядные образцы. На любое возражение у вас должен быть заготовлен ответ. Улыбка и презентабельная внешность, конечно, тоже не помешают.
3. Заключить сделку. Когда клиент согласен, нужно обговорить детали. Сколько он заплатит? Прилагается ли к товару скидка и дополнительные услуги? Есть ли у него возражения? Придя к согласию, остается зафиксировать его в договоре, отправить в отдел отгрузки запрос на предоставление товара, а затем выставить клиенту счет.

В большой компании каждым этапом может заниматься отдельный менеджер, в маленькой – придется кому-то одному.

К работе с текущими клиентами относиться также взаимодействие с теплой базой – теми заказчиками, которые уже пользовались услугами компании и могут захотеть сделать это еще раз. Это:

1. Звонки. После успешной сделки, чтобы убедиться, что клиент удовлетворен. Через некоторое время после, если есть повод – акции, скидки, появление нового товара, подарки для повышения лояльности.
2. Email-рассылки. С теми же напоминаниями.

Чем больше клиент будет удовлетворен качеством обслуживания, тем выше шанс, что он вернется еще раз.

Контроль оплаты

Когда договор заключен, менеджер должен проконтролировать, что клиент действительно заплатил за товар, получил его и остался доволен. Если в компании пользуются CRM-системой, вы можете отследить происходящее и на каком этапе находится сделка. Если где-то по ходу возникают проблемы, придется с ними разобраться – напомнить клиенту о необходимости оплаты, уточнить у производства или склада, почему товар задерживается, а если оплата так и не поступит, то донести это до начальства или юридического отдела.

Если же вы будете работать в большой компании, как менеджер торгового зала, вам нужно будет не только отгрузить товар и выдать его клиенту, но и проследить, чтобы все было красиво разложено и нигде ничего не пропало.

Участие во внутренних активностях компании

И, разумеется, есть обязанности, не связанные с продажами и клиентами напрямую, но все равно входящие в вашу сферу деятельности:

1. Ведение отчетности. Любой менеджер описывает свою деятельность начальству: совершил столько звонков; присутствовал на стольких встречах; сделка удалась, потому что; сделка сорвалась, потому что. Часто именно исходя из отчетности, компания выстраивает дальнейшую стратегию продвижения товара.
2. Ведение карточек клиентов. В CRM-системе, которой пользуется большинство фирм, менеджер должен отмечать ход сделки: клиент позвонил и заинтересовался товаром, клиент подписал договор, товар доставлен, оплата получена.
3. Выполнение планов. Есть определенное количество звонков, встреч, сделок, которые должен совершить менеджер, чтобы ему выдали премию – или не уволили.
4. Участие в собраниях. Вам нужно будет присутствовать на планерках, когда будут определяться дальнейшие планы, бывать на корпоративных мероприятиях, призванных сплотить сотрудников, посещать тренинги, призванные повысить вашу эффективность. Это тоже рабочая обязанность.
5. Соблюдение внутренних регламентов. Работать придется во многом по скриптам, к коллегам проявлять вежливость, клиентам улыбаться. За несоблюдение распорядка могут уволить ровно так же, как за невыполнение плана.
6. Общение с коллегами. Совместная работа – залог удачных продаж, поэтому вам нужно будет обмениваться опытом с другими продажниками, получать указания от отдела маркетинга, взаимодействовать со складом или производством, обращаться в юридический отдел, если что-то идет не так.

В целом, обязанности менеджера по активным продажам сильно зависят от того, где именно он работает и что продает.

Если вы в большой компании продаете сложное оборудование, востребованное несколькими производствами на всю страну, вам нужно будет досконально в нем разбираться, выезжать на конференции и ходить на личные встречи.

Если вы устроились в маленькую фирму, которая продает бытовую технику, большую часть времени вы будете заниматься холодным обзвоном и заключением договоров.

Если вы работаете в торговом зале, что также относится к активным продажам, вам нужно будет общаться с посетителями, на месте демонстрировать им товар, отгружать его, принимать оплату, заполнять гарантийные талоны.

Неизменными остаются основные профессиональные качества, которые от вас требуются: активность, позитивность и общительность.

Источник