Договор по электронной почте как прописать

Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

  1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
  2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

  1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
  2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
  3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

  1. Порядок заключения: распечатать, расписаться, отсканировать и отправить по электронной почте. Распечатать договор можно в черно-белом или цветном варианте — значения не имеет. Главное — содержание договора и его реквизиты.
  2. Способ подписания. Если подпись электронная, еще нужно уточнить ее вид: простая, неквалифицированная или квалифицированная. Печать — необязательный реквизит, ее ставят только по желанию.
  3. Порядок электронного обмена документами: по электронной почте, через мессенджер или какое-то другое приложение.
  4. Электронные адреса или аккаунты, с которых будут приходить письма и сообщения, и будет считаться, что их отправила сторона договора.

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Источник

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.

Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.

Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.

По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.

Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.

Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.

Включите в договор пункт про электронную подпись

Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:

Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:

  • от Подрядчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ];
  • от Заказчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ].

Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.

Читайте также:  Договор инвестиций между физическими лицами образец

Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте

После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.

Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.

Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.

Совет

Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Источник

Как заключить договор по электронной почте

Э лектронные коммуникации медленно, но верно вытесняют из нашей жизни бумажную переписку. И договорная работа – не исключение. Широкое распространение получила практика заключения соглашений путем обмена сканированными копиями подписанных экземпляров. Благодаря этому можно оперативно перечислить (получить) оплату и начать работу. Впоследствии контрагенты обмениваются подлинниками подписанных договоров. Но иногда на каком-то этапе что-то начинает идти не так, как задумано. Например, исполнитель получив деньги, так и не приступил к работе, заявив, что никакие документы к нему не приходили. Конечно, идеальным вариантом было бы подписание сообщений электронными подписями. Но так бывает далеко не всегда, и с запутанными ситуациями приходится разбираться судам.

Электронные подписи

Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, с юридической точки зрения приравнивается к обмену документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Есть три вида электронных подписей (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

  • простая – подтверждает факт подписания определенным лицом документа посредством использования кодов, паролей или иных подобных средств;
  • неквалифицированная – позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • квалифицированная – отличается от неквалифицированной тем, что при ее формировании используются криптографические программы, сертифицированные ФСБ РФ. Сертификаты ключа такой подписи выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи России.

Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на официальном сайте министерства (http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

Но только квалифицированная электронная подпись признается полноценным аналогом собственноручной подписи. Если для договора предусмотрена простая письменная форма, то он может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными квалифицированными подписями.

Некоторые договоры должны быть нотариально удостоверены. Это, например, соглашения:

  • о (об) отчуждении доли в уставном капитале ООО (п. 11 ст. 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
  • инвестиционном товариществе (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.11.2011 № 335-ФЗ «Об инвестиционном товариществе»);
  • управлении партнерством и отчуждении доли в складочном капитале партнерства (ч. 2 ст. 6 и ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 03.12.2011 № 380-ФЗ «О хозяйственных партнерствах»);
  • ренте (ст. 584 ГКРФ).

Также есть договоры, которые должны быть зарегистрированы. Это, например, долгосрочная аренда (п. 2 ст. 651 ГК РФ) и договор участия в долевом строительстве (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»).

Все эти договоры нельзя заключить простым обменом по «электронке».

Отправка же документа, подписанного простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к отправке обычного электронного сообщения.

Двухуровневая система

Договор может быть заключен путем обмена документами, удостоверенными простой или неквалифицированной подписями, если стороны заранее согласовали такой порядок взаимодействия. Также можно согласовать обмен обычными электронными документами (например, в формате «.doc» или «.pdf») по конкретным электронным адресам, либо использование «облачных» каналов передачи информации.

Разумеется, документы, подписанные простыми или неквалифицированными электронными подписями, будут иметь большую доказательственную силу, чем простой обмен скан-копиями, даже если он заранее оговорен. Любая из сторон может заявить, что ее почта была взломана. Поэтому чем выше степень технической защиты переписки, тем меньше рисков возникновения споров.

Чтобы установить порядок заключения договоров посредством обмена электронными сообщениями, не подписанными квалифицированными подписями, стороны должны заключить соответствующее соглашение – договор первого уровня. Он должен быть подписан в бумажном варианте, а последующие соглашения (второго уровня) можно будет заключать с помощью электронного обмена.

Необязательно подписывать отдельный договор об электронном обмене. Соответствующие положения можно включить и в обычное соглашение. Например, в договоре подряда можно указать, что все остальные сделки стороны могут заключить путем обмена электронными сообщениями. Главное, чтобы этот договор (первого уровня), действовал к моменту заключения договора в электронном виде (договора второго уровня). Сформулировать условие об электронном обмене в договоре первого уровня можно, например, так:

11. Стороны допускают заключение дополнительных соглашений к настоящему договору, соглашений о расторжении, а также заключение других договоров путем обмена сканированными копиями подписанных и скрепленных печатями экземпляров соответствующего документа (дополнительного соглашения, соглашения о расторжении или договора) по адресам электронных почт, указанным в разделе 12 настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Сканированная копия соответствующего документа, направленного другой стороной, считается полученной по истечении двух календарных дней с момента ее направления.

Если же договор, содержащий положения об электронном обмене, необходимо расторгнуть, то в соглашении о расторжении можно указать, что условие о порядке заключения договоров сохраняет силу:

Читайте также:  Договор на первоначальный взнос за авто

Стороны пришли к соглашению считать договор расторгнутым в части п. 1–10 и 12 с момента подписания настоящего Соглашения.

Содержащееся в п. 11 договора условие о заключении договоров путем обмена сканированными копиями сохраняет силу.

Иногда стороны не заключают договор первого уровня и просто договариваются обменяться экземплярами договоров сначала по электронной почте, а потом на бумаге. Такой порядок взаимодействия лучше отразить в договоре. Например, можно использовать следующую формулировку:

Стороны признают юридическую силу направленных по электронной почте сканированных копий экземпляров настоящего договора до момента обмена подлинниками данных экземпляров.

Некоторые сложности могут возникнуть при заключении многосторонних договоров, когда сторонами являются не два, а большее количество участников. В этом случае удобнее всего сразу указать в рассылке все адреса, чем рассылать каждой стороне отдельное письмо. При использовании последнего варианта может возникнуть необходимость доказывать идентичность всех отправленных сообщений.

Следует отметить, что факт заключения договора по электронной переписке может свидетельствовать и о возможности передачи результатов работ данным способом. К примеру, ФАС Московского округа указал, что раз условия договора подбора персонала были согласованы по «электронке», то и передача списка кандидатов на ранее использованный электронный адрес является правомерной. Использование электронной почты без соответствующего указания в договоре суд расценил как обычай делового оборота (постановление от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977). Несмотря на положительную судебную практику, все же лучше заранее прописать в договоре порядок передачи результатов работ по «электронке» или, наоборот, запретить такие действия.

Судебные споры

Часто стороны не подписывают соглашение квалифицированной электронной подписью, заранее не согласовывают порядок электронного взаимодействия, а достигают договоренностей в ходе обычной электронной переписки. Признать подобное соглашение заключенным тоже можно. Еще Президиум ВАС РФ указывал, что такой порядок взаимодействия не противоречит закону.

Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 по делу № А47-7950/2011

Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное.

Гражданский кодекс РФ приравнивает обмен электронными документами к письменной форме договора (п. 2 ст. 434). Но есть одно условие – сообщения должны передаваться по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Судебная практика выработала ряд признаков, подтверждающих, что переписка на самом деле велась с контрагентом:

  • указание в договоре электронных адресов сторон;
  • использование корпоративной электронной почты (в т.ч. указанной на сайте компании);
  • взаимное направление сканов договоров с подписями и печатями;
  • приложение к сообщениям сканов доверенностей.

Свидетельствовать о заключении договора по электронной почте может не только обмен сканами, но и переписка о соблюдении договорных отношений. Рассматривая спор о взыскании по договору подряда, ВС РФ обратил внимание на указание в электронной переписке на конкретные работы, совпадающие с работами, отраженными в проекте договора (определение от 03.08.2017 по делу № А51-2996/2016).

Доказательством заключения договора может стать даже скан уведомления о его расторжении. Ведь если участник процесса уведомил о расторжении договора, значит, ранее он был заключен. В одном из дел Арбитражный суд Московского округа проанализировал уведомление о расторжении и обратил внимание, что оно содержало предмет договора, срок окончания работ, а также пункт, регулирующий порядок его расторжения. Следовательно, сторона, направившая уведомление, знала о существовании договора и о его точном содержании (постановление от 05.10.2016 по делу № А40-160239/2015).

Но в каждом конкретном случае необходимо находить доказательства того, что письмо было направлено надлежащему адресату.

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа рассматривал спор о факте заключения договора перевозки. Арбитры обратили внимание, что на сайте ответчика (судоходной линии) указаны его данные как агента, через которого можно заключить договор морской перевозки. Также был приведен его электронный адрес: «inbox@isl.su».

Однако переписка велась с другого адреса: «maria.shubnikova@isl.su». Суд посчитал, что ящик является корпоративным, т.к. после символа «@» указано «isl.su». Кроме того, в конце электронных сообщений были указаны наименование ответчика, его адрес и телефоны.

Ответчик, пытаясь оспорить переписку, настаивал, что она не содержит электронной подписи. Однако доказать наличие у него таковой и внутреннего порядка, по которому все исходящие документы должны были ею подписываться, он не смог (постановление от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

В другом деле арбитры также признали наличие договорных отношений.

Суд установил, что условия договора обсуждались «путем обмена документами по электронной почте, в числе которых был текст договора и письмо, содержащее реквизиты» заказчика.

Факт заключения договора со стороны исполнителя подтверждался «платежкой», по которой он и внес предоплату по выставленному счету.

Доводы ответчика о том, что он не мог заключить договор «в связи с нахождением в другом городе», были отвергнуты. Очевидно, что при обмене электронной корреспонденцией место нахождения отправителя не важно (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2013 по делу № А19-1050/2012).

Еще в одном деле суд установил, что между сторонами сложились деловые отношения по обмену электронными письмами. Арбитры обратили внимание на то, что одна из сторон направила файл с электронным документом «финансовый анализ». Также по «электронке» был направлен файл в формате PDF с электронным документом – доверенностью на право представления интересов (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 13.02.2018 по делу № А60-23408/2015).

Однако суд не признает наличие договорных отношений, если переписка велась с неуполномоченным лицом.

Арбитражный суд Северо-Западного округа установил, что от имени компании электронную переписку вели руководитель департамента наружной рекламы с одной стороны и начальник юридического управления с другой. По мнению суда, они не были уполномочены на заключение договора, т.к. в их переписке не упоминались доверенности или другие обстоятельства, в силу которых у них были полномочия действовать от имени сторон.

Читайте также:  Возмещение ущерба по договору займа

Суд также решил, что частичная оплата по договору не может расцениваться как признание условий, указанных в переписке. В связи с этим во взыскании суммы, указанной в переписке, а также процентов за пользование чужими деньгами было отказано (постановление от 05.12.2016 по делу № А56-8103/2016).

Приведем еще несколько дел.

Оценивая представленную переписку, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа обратил внимание, что от имени ответчика переписка велась менеджером, полномочия которого (по должностной инструкции) ограничивались поиском оптимальных площадей для открытия магазинов. Права подписывать договоры аренды от имени компании у него не имелось (постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Арбитражный суд Московского округа пришел к выводу, что переписка о заключении договора на выполнение пусконаладочных работ велась не между должностными лицами организаций, а между гражданами в частном порядке. Дополнительно суд сослался на то, что сообщения не были подписаны электронными подписями (постановление от 29.06.2016 по делу № А40-159798/2015).

Аналогичная практика есть у Московского областного суда (апелляционное определение от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

Следует отметить, что направлять лучше подписанный и скрепленный печатью скан договора.

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа установил, что истец направил на электронную почту ответчика бланк договора поставки без подписи со своей стороны. Этот факт суд расценил как отсутствие волеизъявления на заключение соглашения, а отправку бланка договора квалифицировал как этап переговорного процесса (постановление от 24.06.2016 по делу № А67-7236/2015).

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа также пришел к выводу, что раз направленный проект договора не был подписан, то его нельзя признать офертой (предложением совершить сделку – постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Доказательства отправки

Доказательством факта переписки может быть распечатка электронной почты с информацией о том, что компания подтверждает заключение договора на конкретных согласованных условиях (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

Впрочем, иногда суды не доверяют распечаткам и назначают (по ходатайству сторон или с их согласия) экспертизу.

Определение Арбитражного суда Московской области от 29.09.2009 по делу № А41-17774/09

Судом определено поставить перед экспертом следующие вопросы:

1. хранятся ли в памяти персонального компьютера электронные письма (документы), отправленные по электронному адресу: otchet@deltael.ru?

2. если в памяти ПК хранятся электронные письма (документы), указанные в первом вопросе, то каково их содержание, техническая характеристика, а также дата создания и отправления?

3. подвергались ли указанные в первом вопросе электронные письма (документы) редактированию?

4. имеются ли в памяти почтовой программы, находящейся на представленном системном блоке, доказательства получения адресатом, имеющим электронный адрес otchet@deltael.ru, электронных документов, указанных в первом вопросе?

5. имеются ли в памяти ПК доказательства, свидетельствующие о получении ответчиком электронных писем, указанных в первом вопросе, и если да, то какие доказательства свидетельствуют о получении ответчиком указанных электронных писем?

Также серьезный вес имеет такое доказательство, как протокол осмотра почты, составленный нотариусом. Он составляется в соответствии ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1). Там сказано, что в порядке обеспечения доказательств нотариус может производить осмотр письменных и вещественных доказательств.

На рассмотрение Арбитражного суда Дальневосточного округа истец представил протокол осмотра нотариусом письменных доказательств – страниц в сети Интернет на сайте «https://yandex.ru». Нотариус зафиксировал, что в разделе «почта» во входящей корреспонденции имеется переписка, касающаяся выполнения спорных работ. В качестве приложений к письмам истцу отправлялись протоколы собраний с участием генерального директора ответчика. На этих собраниях решались вопросы пошагового выполнения работ, перечисленных в представленных истцом проекте договора и дополнительных соглашениях (постановление от 27.03.2017 по делу № А51-2996/2016).

Между сторонами возник спор о цене договора купли-продажи сруба. Истец представил нотариальный протокол осмотра электронной почты, а также своего смартфона. Из протокола следовало, что в ходе переписки стороны согласовали стоимость – 1 895 000 руб.

Суды первой и апелляционной инстанции не обратили внимания на этот протокол, решив, что договор был заключен по цене, которую ответчик заплатил, – 1 000 050 руб.

Верховный Суд РФ не согласился с такой логикой – нотариальный протокол являлся ключевым доказательством. Именно из его данных и следовало исходить (определение от 19.09.2017 № 78-КГ-17-56).

Фактическое исполнение и электронная переписка

Только что рассмотренное определение ВС РФ поставило и другой вопрос – может ли электронная переписка изменить фактически сложившиеся отношения сторон? Ведь большинство договоров можно заключить не только путем составления какого-то документа или обмена письмами, но и простым фактом исполнения (конклюдентными действиями).

Конклюдентные действия – фактические действия (поведение) лица, которые выражают его волю установить правоотношения.

В рассмотренном деле суд обратил внимание на два момента.

Во-первых, покупатель может оплатить товар не только до или после его передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ). Поэтому внесенную заранее сумму предоплаты нельзя считать окончательной ценой договора.

Во-вторых, условие о цене товара не является существенным. Следовательно, нельзя говорить о том, что самим фактом оплаты стороны согласовали цену товара. В данном случае оплата подтверждает только наличие договорных отношений, а не согласованные условия.

В пользу заключенности соглашения будет свидетельствовать совпадение информации в «платежке» (выставление которой будет фактическим исполнением) и в скан-копии договора.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста