Договор об обмене электронными документ

Соглашение об ЭДО

Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.

Нужно ли заключать дополнительное соглашение на ЭДО

Нет прямого законного обоснования отдельно подписывать дополнительное соглашение об ЭДО с юридическими лицами, с которыми предстоит обмениваться документами.

Представители компании могут установить устную или письменную договоренность с контрагентом по поводу способа обмена документами. Например, начать работать в сервисе ЭДО Контур.Диадок и с его помощью отправлять и получать документы.

Для совместной работы обеим компаниям понадобится подключиться к Диадоку. Отдельное соглашение об ЭДО между контрагентами заключают по желанию или отдельной договоренности.

Если же организация решит составить такой документ, необходимо указать следующую информацию:

• виды документов для обмена;
• реквизиты компании и контрагента;
• регламент внесения правок;
• полномочия и обязательства организаций.

Такое дополнительное соглашение допустимо создать в свободной форме или скачать шаблон. Подписать получится сразу в Диадоке.
Если планируете включить в текст договора с партнером информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом. При необходимости дополнить уже заключенный договор составьте дополнительное соглашение о переходе на ЭДО и подпишите цифровую версию. Сделать это удобно в Диадоке.

Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами в Диадоке

Обязательно ли соглашение

Дальше разберем подробнее, почему оставлять такое соглашение не обязательно.

Организации, использующие Диадок, обмениваются документами, которые подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). Юридическую силу электронного документа регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В тексте закона сказано, что электронный документ, заверенный КЭП, равноценен аналогу на бумаге.

То есть если электронная версия документа подписана КЭП, по закону она равна бумажной и ее не нужно дополнительно подтверждать. Тем не менее по желанию контрагенты оформляют дополнительное соглашение о переходе на ЭДО или включают тематический раздел в договор.

Таким образом, мы разобрали, обязательно ли составлять соглашение об ЭДО для обмена документами с контрагентом. Резюме: нет законно установленной необходимости, но по желанию можно заключить соглашение между сторонами, чтобы регламентировать процесс.

Подключитесь к Диадоку и оптимизируйте документооборот

Источник

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.

Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.

Соглашение с контрагентом об электронном документообороте

Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.

Пункт в договоре об электронном документообороте

Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.

Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.

Источник

Соглашение об ЭДО с контрагентом: когда оно обязательно и как его составить

Государство активно стимулирует переход бизнеса на электронный документооборот. В некоторых сферах ЭДО уже стал обязательным. Расскажем, в каких случаях необходимо соглашение об ЭДО с контрагентами и как его правильно составить.

Когда соглашение не потребуется

Законодательством установлен ряд ситуаций, когда бизнес обязан использовать ЭДО.

Так, Налоговый кодекс предписывает обязательный обмен электронными счетами-фактурами между участниками оборота прослеживаемых товаров . Продавец обязан направить по ТКС электронный счет-фактуру, подписанный усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а покупатель – принять его по этому же каналу связи. Альтернативы для участников нет. А все необходимые правила и положения закреплены НК и приказами Минфина.

Аналогичный порядок установлен для участников оборота маркированных товаров . Участники оборота обязаны обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) и направлять данные о переходе права собственности на маркированный товар в систему Честный ЗНАК.

Если контрагенты не будут использовать ЭДО для иных целей, то и согласовывать им нечего. По факту стороны могут заключить соглашение и закрепить в нем отдельные моменты. Например: услугами какого оператора пользоваться, чтобы избежать роуминга. Но это не обязательно.

В некоторых случаях достаточно согласия действием. Так, если контрагенты решили обмениваться электронно счетами-фактурами, то отдельное соглашение для этой цели не потребуется, достаточно просто приступить к обмену документами через ЭДО.

Дело в том, что порядок выставления, подписания и отправки электронных счетов-фактур, требования к формату и прочие ключевые вопросы давно проработаны и законодательно утверждены. Эту позицию ФНС подтверждает в письме от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755.

Таким образом, если нормативные акты четко регламентирует все вопросы применения ЭДО в определенной области, а контрагенты не планируют использовать электронный документооборот вне этой области – соглашение им не потребуется. Но они могут заключить его по собственной инициативе.

В компании «Такском» вы можете заказать квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи для подписания электронных документов при работе с контрагентами и иных видов ЭДО.

Когда соглашение обязательно

Если порядок электронного документооборота в определенной области законодательно не установлен, а стороны используют подписи, отличные от УКЭП – соглашение необходимо.

Так, в п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ сказано, что если стороны используют простые или неквалифицированные подписи для заверения электронных документов, то для придания им юридической силы требуется соглашение об ЭДО. Налоговики при проверке электронной документации, заверенной подписями такого типа, вправе запросить у компании соглашение по ЭДО, чтобы убедиться, что первичка легитимна (письмо от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Технически, подтверждать юридическую значимость документов, подписанных УКЭП, необязательно. Такие документы – юридически равнозначны бумажным, собственноручно подписанным руководителем (ИП) или иным уполномоченным лицом. Однако, если порядок документооборота определенным видом документов законом не урегулирован, то контрагентам стоит установить и закрепить его самостоятельно, чтобы избежать споров и разногласий.

Какие нормативные акты помогут составить соглашение

При составлении соглашения нужно опираться на следующие акты:

• закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011;
• закон об электронных подписях № 63-ФЗ от 06.04.2011;
• ФСБУ 27/2021 о документообороте в бухучете;
• Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между компаниями (ИП) или физлицами.

Форма соглашения

Соглашение можно оформить как:

• отдельный документ;
• раздел обычного договора (поставки, выполнения работ, оказания услуг и т. д.);
• дополнительное соглашение к действующему договору с контрагентом.

Какие условия нужно включить в соглашение

Виды электронных подписей, которыми можно подписывать электронные документы

Если требование об использовании определенного вида подписей в конкретной области не установлено законом, стороны вправе сами выбрать удобный вариант.

Пропишите в соглашении, в каких случаях можно использовать простую или, неквалифицированную подпись, а в каких только квалифицированную

Перечень форматов электронных документов

Форматы некоторых документов закреплены законом (счет-фактура, УПД). В иных случаях стороны могут выбрать удобные форматы файлов. Например: doc, pdf, jpg и т. д. При желании можно оговорить, каким способом будет подписан документ: открепленной подписью или прикрепленной

Способы направления документов

Взаимодействие может осуществляться через оператора ЭДО, а в не запрещенных законом случаях – иными способами: через электронную почту, мессенджеры, личный кабинет одного контрагента на сайте другого и т. д. Пропишите, будет ли использован один или несколько способов. Зафиксируйте доступные каналы. Например: укажите адреса электронной почты, которые будут использованы для обмена документами

Способы подтверждения отправления и получения электронных документов

Например, законодательный порядок получения счетов-фактур выглядит так:

• счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение от своего оператора ЭДО;
• счет-фактура считается полученным, если покупатель получил подтверждение от своего оператора ЭДО.

Такой порядок можно применять и для обмена другими документами через оператора ЭДО. Если же обмен происходит без участия оператора, целесообразно прописать порядок на основе п. 3 и 4 Методических рекомендаций ФНС. В частности, оговорить порядок формирования и направления извещения о получении электронного документа.

Если контрагенты используют многосторонние электронные документы необходимо зафиксировать один канал для обмена таким документами, очередность их направления и подписания каждой стороной

Возможность сочетания ЭДО с бумажным документооборотом

Если принято решение о смешанном документообороте, важно четко установить порядок направления документации, чтобы избежать дублирования документов. Иначе могут возникнуть споры о том, какой именно документ является подлинником (могут оказаться под вопросом: дата выдачи, получения и т. д.). Например: оговорить, что перевыставление в электронной форме документа, ранее оформленного на бумажном носителе, недопустимо

Полномочия лиц, подписывающих электронные документы

Определите полномочия сотрудников контрагента, отличных от первых лиц. которые вправе действовать без доверенности. Когда потребуется бумажная доверенность, когда электронная (машиночитаемая). В какой момент она должна быть направлена контрагенту: предварительно, перед началом документооборота или прилагаться к каждому пакету документов

Возможность шифрование документов

Шифрование возможно, если иной порядок не установлен нормативными актами или договорными обязательствами. Например: запрещено шифровать счета-фактуры (УПД), которые содержат реквизиты прослеживаемости. Другой случай: договор одного из контрагентов (обоих контрагентов) с оператором ЭДО содержит условие, что оператор обязан проверять электронные документы по определенным параметрам. В остальном стороны свободны в выборе

Порядок проверки электронных подписей и подписантов

Пропишите, как будет происходить проверка лица, подписавшего документ простой подписью, или проверка неквалифицированной подписи. Установите порядок оформления результатов проверки и уведомления контрагента

Хранение электронных документов

Документы в электронном формате хранят столько же, сколько и бумажные аналоги. Например: для целей бухучета первичку хранят 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. Пропишите в соглашении возможность получения копий у контрагента, если какой-либо электронный документ был утерян

Укажите, что стороны обязаны соблюдать конфиденциальность переданных документов и используемых ключей электронных подписей. А также пропишите порядок действий, если это условие будет нарушено

Установите порядок действий при возникновении непредвиденных обстоятельств. Например: каким образом и в какой срок сообщить контрагенту, если возникли проблемы технического характера. Как направлять документы, пока проблема не будет решена. Укажите лиц, ответственных за взаимодействие по ЭДО и решение форс-мажорных ситуаций

Эти положения можно дополнить другими условиями, которые являются важными для вас и помогут наилучшим образом организовать обмен электронными документами между вашей компанией и ее партнерами.

Компания «Такском » предлагает вам быстрый, надежный и выгодный переход на ЭДО с контрагентами. Выберите оптимальное решение для любых целей и учетных программ.

Источник

Договор об обмене электронными документ

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?

Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Законодательство в области электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее — Закон N 63-ФЗ), ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие, смотрите подробный перечень в материале Коржов В.Ю., Захарова Н.А. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (под ред. Н.Н. Ковалевой).
В частности, абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н).
Согласно положениям п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 (далее — Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.
Основные правила работы с электронными документами прописаны в Законе N 63-ФЗ.
В п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ закреплено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если по закону нет требования об использовании конкретного вида электронной подписи.
В письме Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724 пояснено, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).
В ст. 6 Закона N 63-ФЗ закреплены основные условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (если нет требования о необходимости составления документа в бумажном виде).
ЭДО с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите также письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489). Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
— соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность».
Иных требований на законодательном уровне к соглашениям об ЭДО на текущий момент нами не обнаружено. Как отмечается в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26, формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы документов. При этом специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены (письмо ФНС РФ от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). Смотрите также материал «Электронные документы: проблемы и их решения» (интервью с С.В. Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) (Е. Степина, «Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2011 г.) (Вопрос: А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов-фактур между контрагентами?).
В соглашении с контрагентом о порядке обмена электронными документами могут также указываться:
— виды документов, которыми можно обмениваться электронно;
— форматы этих документов (утвержденные ФНС России или собственные);
— виды электронных подписей, которыми будут заверяться электронные документы (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
— будут ли документы передаваться через оператора ЭДО или же они будут направляться напрямую с помощью бухгалтерской программы.
Смотрите Примерную форму соглашения об обмене электронными документами, Примерную форму соглашения о совершении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Настоящие формы разработаны в соответствии с положениями Закона N 63-ФЗ, Закона N 402-ФЗ, приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
В отсутствие соглашения, отвечающего установленным требованиям (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ), обмен сторонами информацией в электронной форме (например, путем переписки по электронной почте) не будет свидетельствовать о подписании документов, имеющих юридические последствия в отношениях сторон (смотрите постановления Девятого ААС от 25.05.2018 N 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 N 09АП-36590/17). Это связано с тем, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (речь идет только о простой или неквалифицированной ЭП) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, в противном случае письменная форма сделки не может считаться соблюденной.
Соглашение об использовании электронной подписи не требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (хотя такой вариант законодательству не противоречит). В соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов. Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.
При наличии соглашения об использовании электронной подписи нет необходимости ссылаться на него (или на Закон N 63-ФЗ) в каждом договоре, заключаемом сторонами. Однако включение в договор соответствующих положений действующему законодательству противоречить не будет.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. — «Право Доступа», 2020;
— Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
— Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал «Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», N 9, сентябрь 2020 г.);
— Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
— Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
— Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС» (ИНН 7718013048, ОГРН 1027700495745). Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

Главный редактор: Игнаткина В.В.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

Разработчик ЭПС Система ГАРАНТ – ООО «Гарант-Сервис-Университет»

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник