Договор не заключен можно ли подписать акт

Совершение сделок без подписания договора. Как доказать, что стороны выполняли условия договора, без его подписания. Когда это допускается?

Предприниматели много внимания уделяют качеству произведенной продукции, решению текущих проблем, бухгалтерскому учету, минимизации налогообложения, но только не договорной работе.
Желая поскорее выполнить предложение о заключении договора, например, о поставке продукции или предоставлению услуг, предприниматели начинают исполнять предложенное, забыв о подписании основного договора, а по уже заключенным договорам соглашаются на предложенное изменение подтверждая это, например, оплатой по иным ставках и тп.
Но не надо забывать, что за каждое действие придется отвечать в суде и нести бремя юридической, а, следовательно, и имущественной ответственности.
Практически все действия, которые совершают стороны в рамках договорной работы, подпадают под название конклюдентных.

Подтверждение договора конклюдентными действиями.

Под конклюдентными действиями следует понимать волю лица на принятие предложенного или его несогласие с таковым.
Хотя conclude – переводится как заключать.
Они могут иметь юридическое значение на всех стадиях договорных взаимоотношений, могут касаться заключения договора, изменения его условий, а также его прекращения.

Судебная практика крайне противоречива по указанным вопросам, но все же направление дано высшими судами РФ – ВАС и ВС РФ, которые выражено в Постановлениях и различных информационных письмах.
Общее понимание последствий таких действий крайне важно, поскольку неосмотрительность может везти к материальным последствиям.

В гражданском кодексе РФ, по данному вопросу следует, прежде всего, обратить внимание на следующие статьи: статья 310; статья 452 пункт 1; статья 438 пункт 3; статья 434 пункт 3 первой части ГК РФ, раскрывающие понятие

Согласно п.1 ст.452 ГК РФ заключенный между сторонами договор может быть изменен. Указанное соглашение должно совершаться в той же форме, что и сам договор.
Следовательно, если договор заключен в письменной форме, то и изменение его должно быть подтверждено в аналогичной форме.
Вместе с тем, к письменной форме будет приравниваться и определенные действия стороны, в рамках действующего соглашения.
Так, воля стороны на заключение или изменение договора закреплена в пункте 3 ст.438 ГК РФ, выраженная в определенных действиях, таких как, предоставление услуг, уплата соответствующей денежной суммы, выполнение работ. Перечень этих действий является открытым.
Например: лицо, являясь сотрудником организации, принял какой-либо товар, не имея на то предусмотренных законом полномочий. На требования поставщика об оплате стоимости товара, организация-контрагент ответила отказом, ссылаясь на то, что доверенность своему сотруднику не выдавалась и поэтому все требования могут быть предъявлены именно ему, а не организации.
Однако в том случае, если данный товар был поставлен на бухгалтерский учет, использовался в производстве или с ним совершались иные действия, то надо исходить из того, что действия сотрудника подтверждены стороной и, следовательно, договор является действующим.

Также следует исходить в том случае, например, если арендатор на письмо арендодателя соглашается увеличить арендные платежи, но отказывается от подписания изменения условия договора.
Данная практика подтверждена пунктом 5 Информ Письма ВАС РФ от 5 мая 1997 года № 14 «Обзор практики разрешения споров, связанных с заключением, изменением и расторжением договоров».
Типичным является последующее одобрение Советом директоров компании крупной сделки, заключенной Хозяйственным Обществом.

Статья 434 ГК РФ говорит о том (пункт 3), что письменная форма считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ.

Читайте также:  Договор покупки дома с рассрочкой

Ситуация присутствует и в житейских отношениях, не являющихся предпринимательскими. Например, в договорах о предоставлении услуг Интернет — провайдера или других услуг связи, предоставляется возможность изменения договора, заключенного в письменной форме своими действиями, например, изменением тарифа, для чего абонент должен дать согласие, оформив «нужную форму».

Отсюда можно сделать вывод что, если стороны не планируют изменять условия соглашения, лучшей страховкой от неожиданностей будет указать в договоре условие, согласно которому, все изменения в договор должны быть совершенны в нотариальной форме, тогда любое конклюдентное действие не будет изменять условия договора.

Источник

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.

Зачем нужен акт выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства. Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:

  • сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
  • у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
  • у заказчика нет денег или он не хочет платить.

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:

  1. Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
  2. Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
  3. Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
  4. Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
  5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
  6. Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
  7. Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.
Читайте также:  Договор найма комнаты простая форма

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:

    Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости. Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

  • Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
  • Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
  • Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
  • Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.
  • У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

    Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

    1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию.
    2. Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
    3. Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.
    Читайте также:  Виды договоров страхования юридических лиц

    Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.

    Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

    Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

    Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.

    Ситуация Порядок учёта (кассовый метод) Порядок учёта (метод начисления)
    Заказчик оплатил работы и не оформил акт
    1. Отразите выручку на день оплаты.
    2. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
    1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
    2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
    Заказчик не вернул акт, чтобы не платить
    1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
    2. Отразите в учёте направление претензии.
    3. Взыщите задолженность в судебном порядке.
    4. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
    1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
    2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
    3. Отразите в учёте направление претензии.
    4. Взыщите задолженность в судебном порядке.
    5. Отразите в учёте на дату вступления в законную силу решения суда корректировочные счета-фактуры и акт, если суд изменит стоимость работ.
    Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ
    1. Отразите в учёте направление претензии.
    2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
    3. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
    1. Отразите в учёте направление претензии.
    2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
    3. Отразите в учёте выручку и входной НДС на дату вступления в законную силу решения судат.

    Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

    Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.

    Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.

    Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Источник

    Поделиться с друзьями
    МальтаВиста