Договор найма квартиры при командировке

Аренда квартир для командированных работников: что с НДФЛ и взносами?

Организация арендует квартиру для проживания работников на период их пребывания в командировке. В соответствии с договором плата за аренду перечисляется арендодателю ежемесячно. Является ли это доходом командированного сотрудника, с которого надо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы?

Страховые взносы при аренде жилья для проживания в командировке

Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса).

Аренда жилья для работников, направленных в командировку, как правило, характеризуется следующим:

• в договоре аренды не указаны конкретные проживающие;
• оплата по договору производится независимо от начала и окончания командировки того или иного работника.

В случае, если перечисленные условия соблюдаются, расходы по аренде жилья не могут считаться расходами, связанными с выплатами конкретным командированным работникам или с оплатой расходов на такие командировки.

В связи с этим подобные расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Такой вывод сделал Минфин в письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682.

Исключением будет являться случай, если организация компенсирует работнику расходы на проживание в арендованной им квартире без подтверждающих документов (письмо Минфина России от 28.03.2019 № 03-15-06/21254).

В таких случаях Минфин настаивает – страховые взносы надо начислять со всей суммы независимо от размеров возмещаемых расходов по найму жилья, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Поскольку при этом теряется компенсационный характер таких выплат (письмо Минтруда России от 03.07.2015 № 17-3/В-326).

НДФЛ при аренде жилья для командированных сотрудников

Все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, учитываются при исчислении НДФЛ (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса).

Но при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой сотрудника, в его в доход, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения (абз. 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Следовательно, НДФЛ в таком случае не уплачивается.

Как и со страховыми взносами, обязанность удержать НДФЛ возникнет, если организация возмещает сотруднику его расходы на арендованное жилье при отсутствии подтверждающих документов (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Источник

Как оформить и учесть съемную квартиру сотрудника

Компания может снять квартиру для иногороднего сотрудника или специалиста на время командировки. Рекомендации бухгалтеру по учету жилья.

Миграция кадров с каждым годом только растет: компании приглашают на работу иногородних сотрудников с условием предоставления жилья, или, наоборот, работниками берутся в аренду квадратные метры во время длительных командировок. Тем временем бухгалтеру нужно решить всего один вопрос – а как, собственно, оформить и учесть апартаменты напрокат?

Итак, в соответствии с трудовым или коллективным договором организация при приеме на работу нового сотрудника предоставляет иногородним гражданам жилье. Это могут быть комнаты в общежитии, в гостинице, отдельная квартира или комнаты в квартире. В любом случае мы имеем дело с договором найма жилого помещения. Как его оформить?

Договор напрямую

Первый вариант – заключить договор найма жилья с физическим лицом напрямую от организации. Арендную плату по такому контракту в этом случае можно производить либо перечислением на личный банковский счет арендодателя, либо выдавать проживающему в квартире сотруднику наличные деньги под отчет для оплаты жилья.

При этом в договоре необязательно указывать фамилии вселившихся в квартиру работников, достаточно наличия записи – «для проживания сотрудников нанимателя». Кроме того, в контракте лучше сразу оговорить, будет ли компания-наниматель удерживать из суммы арендной платы налог на доходы физических лиц в качестве налогового агента. Если это условие не прописать, то собственник квартиры не позднее 30 апреля следующего года обязан будет самостоятельно подать декларацию о доходах за истекший год и затем уплатить НДФЛ.

Самообслуживание

Второй вариант. Сотрудник сам заключает контракт о найме жилья непосредственно с собственником квартиры или комнаты, где он будет проживать, а копию договора предоставляет в организацию. Оплату за жилье работник производит из собственных средств. Для подтверждения своих расходов и получения компенсации ежемесячно составляет авансовые отчеты по оплате жилья.

Обратите внимание, что акты по оказанным услугам аренды составлять не нужно, достаточно наличия договора.

Поднайм

На практике также возможен вариант предоставления жилья сотруднику по договору поднайма (субаренды) жилого помещения. Такой вид договора предусмотрен статьей 685 Гражданского кодекса РФ. В этом случае компания сначала заключает договор найма жилья непосредственно с собственником квартиры, но с условиями возможности поднайма. Параллельно заключается контракт поднайма жилого помещения со своими работниками. Нанимателем будет являться работодатель, а поднанимателем сотрудник организации. При этом поднаниматель не приобретает самостоятельного права пользования жилым помещением. Срок договора поднайма должен совпадать со сроком договора найма.

Расходные на гастарбайтеров

Сейчас многие компании привлекают на работу иностранных граждан. Этим работникам компания предоставляет общежитие. В этом случае налоговики не разрешают учитывать в расходах затраты на оплату найма жилья для иностранных работников. И вот почему. Согласно пункту 4 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности, стоимость жилья, бесплатно предоставляемого работникам в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ. Обязанность работодателя предоставлять бесплатное жилье иностранным гражданам трудовым законодательством не предусмотрена. Следовательно, при расчете налога на прибыль организации нельзя учесть и расходы по найму жилья для иностранцев. Такие разъяснения даны в письме УФНС по г. Москве от 24марта 2009 года №16-15/026382.

Налоговые обременения

Теперь что касается расходов по аренде жилья. Здесь нужно учесть один очень важный момент: если аренда жилья за счет работодателя предусмотрена в трудовом договоре, то сумму стоимости квартиры вы можете учесть в составе расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Однако, по мнению налоговых инспекторов, эта сумма не должна превышать 20 процентов от начисленной зарплаты сотрудников. Объясняют контролеры это тем, что согласно статье 131 ТК РФ, заработная плата, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20 процентов.

Например. Сотруднику начислена зарплата в размере 10 тыс. рублей и при этом ему предоставлена комната в общежитии за 5 тыс. рублей в месяц. Организация оплачивает за работника стоимость проживания. В расходах компании бухгалтер вправе учесть только 20 процентов от 10 тыс. рублей – то есть 2 тыс. рублей. Если же сотрудник оплачивает жилье сам, а затем эти затраты ему компенсируют, то сумму компенсации вообще нельзя учитывать в расходах. Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 17 января 2011 года №03-04-06/6-1,17 марта 2009 года № 03-03-06/1/155, ФНС России от 12 января 2009 года №ВЕ-22-3/6.

Что касается НДФЛ, то оплата организацией жилья является доходом, полученным сотрудниками в натуральной форме (пп. 1 пункта 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, этот налог необходимо удерживать со стоимости проживания.

Если оплата аренды жилья работником предусмотрена в трудовом договоре, то в этом случае на сумму арендной платы нужно начислять взносы в государственные внебюджетные фонды. Это прописано в статье 7 Федерального закона от 24 июля 2009 года №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Но тут обратите внимание на следующий момент: взносы нужно начислять только на те 20 процентов арендной платы, которые учитываются в расходах при расчете налога на прибыль. Начисленные взносы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, в составе расходов на оплату труда.

Если же найм жилья за счет работодателя трудовым договором не предусмотрен, то учесть в расходах сумму арендной платы нельзя. Следовательно, и взносы во внебюджетные фонды в таком случае начислять не надо. Посмотрите письмо Минфина России от 3 июня 2008 года №03-04-06-01/149. Оно касается ЕСН, но действительно и для взносов во внебюджетные фонды, поскольку порядок начисления и уплаты не менялся.

Если компания оплачивает жилье для сотрудников и вместе с актом оказанных услуг получает счет-фактуру, то тут могут возникнуть споры с налоговиками по поводу принятия к вычету суммы входного НДС. По мнению чиновников, если затраты в налоговом учете не признаются или признаются не в полном объеме, то и НДС по этим затратам нельзя принимать в полном объеме.

Например. На основании трудового договора организация предоставляет сотрудникам комнаты в общежитии. Получен счет от ТСЖ за проживание работников на сумму 20 тыс. рублей (в том числе НДС – 3,05 тыс. рублей). Начисленная зарплата составила за месяц 40 тыс. рублей – в налоговом учете организация может учесть только 3,39 тыс. рублей (20 000-3 050))х20%), остальные расходы компания списывает за свой счет. НДС к вычету в данном случае составит 610 рублей.

Источник

Можно ли учесть расходы на аренду квартир для командированных работников?

Расходы на аренду квартиры для проживания работников в период нахождения в командировке, организация может учесть по налогу на прибыль как случае, если договор по найму жилья был заключен самой организацией, так и ее работником.

В состав расходов на командировки включаются затраты на наем жилого помещения (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Поэтому расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться по налогу на прибыль.

Они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Представители Минфина настаивают на том, что расходы по аренде квартир для проживания командированных работников можно учитывать только за то время, когда эти работники фактически проживают в квартире.

Включать расходы за периоды, пока квартира пустует, по мнению Минфина, неправомерно (письмо Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Хотя суды в некоторых случаях встают на сторону организаций и разрешают учитывать расходы по аренде жилья постоянно, а не только в те моменты, когда в квартире кто-то живет.

Они считают затраты по оплате квартиры, арендованной в другом городе для проживания в ней работников, экономически обоснованными, поскольку служебные командировки служат целям извлечения дохода.

А расходы на оплату гостиниц могут составить значительно большую, чем арендная плата, сумму (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).

По мнению суда, расходы можно учесть в таком случае на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса.

Документами, которые подтверждают факт пребывания в арендуемом жилом помещении командированных работников, могут являться проездные документы, договор аренды жилого помещения, документы, подтверждающие оплату и др.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Источник

Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять

Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника. Как это происходит?

Что делать, чтобы не пришлось оплачивать съемное жилье из своего кармана? Эти вопросы обоснованно беспокоят работников, которые отправляются в командировку.

Варианты жилья

В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

Какие варианты имеют место быть:

Гостиница. Можно забронировать номер заранее

Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.
Хостел. Популярное явление в последние годы.

По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.
Посуточная аренда квартиры.

Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.

Документы, подтверждающие расходы

Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:

• Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
• В хостеле можно получить кассовый чек.
• Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.

На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

Что делать, если их нет?

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.

Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.

Аренда квартиры у частного лица

Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по съему квартиры без участия посредников (о том, как снять квартиру, чтобы вас не обманули, мы рассказывали здесь).

Какой договор заключать?

В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:

1. Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.
2. Предмет договора – найм квартиры.
3. Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.
4. Права и обязанности (стандартные).
5. Стоимость.
6. Срок действия.
7. Дата оформления.
8. Подписи сторон.

• Скачать бланк договора посуточного найма жилого помещения
• Скачать образец договора посуточного найма жилого помещения

Что для этого требуется?

Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе (о том, какие документы нужны от арендодателя при найме жилья, а также о правах и обязанностях этой стороны сделки, говорится тут).

О документах для найма квартиры от нанимателя и наймодателя вы можете прочитать здесь.

Как оплачивать?

Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.

Написать расписку должен наймодатель, указав:

1. Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.
2. Получил от… Указывают те же данные нанимателя.
3. Сумма.
4. За что получил деньги.
5. Дата и подписи обоих участников.

• Скачать бланк расписки о получении денежных средств
• Скачать образец расписки о получении денежных средств

О тонкостях оформления платы по договору найма жилья узнаете здесь, а в этой статье вы можете прочитать о способах оплаты и найти график платежей.

Что нужно сдать в бухгалтерию?

В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

1. Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
2. Договор найма жилья.
3. Расписка о получении денег от наймодателя.

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?

В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

• Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
• Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.

Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

Заключение

Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.

Источник