Для согласования договоров процессом согласование

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 3)

Этап согласования проекта договора

С огласование проекта договора (для конкретной сделки или типовой формы) и других документов, определенных Договорным регламентом, – это процедура проверки и удостоверения согласующими соответствия условий проекта законодательству, интересам организации и внутренним документам.

Если речь идет о проекте двухстороннего (или более) договора с конкретным контрагентом, то до того как ответственный исполнитель направит его на согласование внутри своей организации, его условия должны быть согласованы со сторонней компанией – рекомендуем придерживаться этой позиции.

В Договорном регламенте должны быть определены следующие принципиальные моменты, касающиеся процедуры согласования:

1. Какие документы кроме договоров (дополнительные соглашения, заявки, спецификации и иные) 1 попадают под действие Договорного регламента. Для определенных разновидностей договоров / документов могут быть предусмотрены более упрощенные или более жесткие процедуры согласования либо разный состав согласующих лиц. Чем более рисковый договор, тем больше ему должно быть уделено внимания.

2. Схема согласования проектов договоров в организации:

  • централизованная – когда в компании определено структурное подразделение, отвечающее за процесс согласования, например, договорный отдел. Ответственный исполнитель предоставляет проект договора в это подразделение, которое и осуществляет процесс согласования, т.е. централизованно передает проект договора всем согласующим, а после согласования при отсутствии замечаний передает договор на подписание, при наличии замечаний – ответственному исполнителю для их устранения;
  • децентрализованная – когда ответственный исполнитель сам передает проект договора согласующим подразделениям;
  • смешанная – когда на каких-то этапах согласования используется централизованная схема, а на других – децентрализованная. На практике этот вариант используется достаточно редко.

3. Список согласующих подразделений и должностных лиц. Как правило, в любой организации обязательными согласующими подразделениями / работниками являются:

  • руководитель ответственного исполнителя;
  • юридический отдел / юрисконсульт;
  • финансово-экономическая служба;
  • главный бухгалтер;
  • служба безопасности (если в вашей организации проверка всех контрагентов будет осуществляться до подготовки проекта договора, то целесообразно службу безопасности вообще исключить из списка согласующих).

Этот минимальный список согласующих может быть дополнен:

  • заинтересованным подразделением – структурное подразделение, принимающее участие в согласовании проекта договора по вопросам, входящим в его компетенцию. В качестве заинтересованного подразделения может выступать, например, отдел качества, производственное управление и т.п.;
  • любым иным структурным подразделением в зависимости от особенностей деятельности организации. Так для юридических лиц, работающих по Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, можно рекомендовать включение в список согласующих структурного подразделения, отвечающего за проведение процедур размещения заказа (это может быть отдел закупок).

В организации может быть предусмотрен отдельный список согласующих для проектов договоров, заключаемых по типовой форме. При ее разработке она уже согласовывалась со всеми необходимыми структурными подразделениями, потому изготовленный по ней «стандартный» договор с вписанной переменной информацией требует обычно минимум внимания.

Перечень функций всех участников договорного процесса может закрепляться в виде отдельного приложения к Договорному регламенту.

Пример 24. Функции отдельных участников Договорного регламента (не включающего этап проверки контрагента и проведения переговоров) при децентрализованной схеме согласования

10. В соответствии с настоящим Регламентом определены функции участников процесса:

10.1. Функции ответственного исполнителя:

  • получение необходимого объема информации о контрагенте;
  • подготовка и представление необходимых документов, предусмотренных настоящим Регламентом, для согласования и заключения договоров;
  • организация подготовки проектов договоров в соответствии с требованиями настоящего Регламента, предусматривающих наибольшие выгоды для организации, с учетом нормативной базы в пределах должностных обязанностей по предмету будущих договоров;
  • принятие всех мер, направленных на то, чтобы контрагенты работали по текстам договоров, разработанным в организации, включая типовые формы и шаблоны договоров;
  • своевременное обращение в юридический отдел с целью оформления дополнительного соглашения к договору о пролонгации с уточнением срока действия и суммы договора;
  • организация согласования проекта договора и подготовка необходимых документов, предусмотренных Регламентом;
  • инициация разработки типовых форм договоров;
  • в случае необходимости осуществление государственной регистрации договора;
  • своевременная доставка договора контрагенту, своевременный возврат подписанного договора от контрагента в организацию;
  • организация надлежащего выполнения сторонами договора принятых на себя обязательств;
  • своевременная подготовка дополнительных соглашений к договору при изменении его отдельных условий;
  • подготовка (либо запрос у контрагента) и своевременное предоставление в бухгалтерию первичных учетных документов (например: акты выполненных работ / оказанных услуг, акты приема-передачи), счетов-фактур и пр.;
  • своевременное получение сведений от контрагентов о причинах неисполнения / ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязательств (включая этапы);
  • информирование своего руководителя о причинах неисполнения договора как со стороны контрагента, так и со стороны организации.
Читайте также:  Договор на оказание услуг по обзвону клиентов образец

10.2. Функции руководителя ответственного подразделения:

  • проведение маркетинговых исследований касательно предмета договора;
  • обоснование целесообразности заключения договора;
  • выбор контрагента (если внутренними документами не предусмотрена конкурентная процедура закупки);
  • проверка соответствия условий договора интересам организации;
  • проверка условий договора на предмет возможности осуществления контроля за исполнением любых обязательств организации и контрагента;
  • проверка необходимости осуществления предварительных / последующих согласительных / уведомительных внутрикорпоративных / внешних процедур, связанных с заключением договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента, в том числе: одобрения крупных сделок, сделок с заинтересованностью, обременением и др., подачи ходатайств или уведомлений в ФАС РФ и т.п.;
  • планирование сроков и процедуры заключения договоров с учетом времени, необходимого для их согласования, визирования, регистрации и т.п.;
  • согласование проекта договора, в том числе в части четкого определения предмета договора, ценовой политики, номенклатуры продукции и / или товаров (работ, услуг), ответственности сторон и др.;
  • контроль за исполнением договоров, в т.ч. соблюдение сроков исполнения договора в целом и по этапам;
  • осуществление контроля за соблюдением сроков платежей по договору;
  • урегулирование спорных вопросов по договору;
  • контроль за своевременным предоставлением в управление бухгалтерского учета и аудита актов (например: акты выполненных работ, приема-передачи), счетов-фактур и пр.;
  • постоянный контроль за надлежащим исполнением сторонами условий договора;
  • своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору;
  • инициирование претензионной и судебной работы в случае неисполнения контрагентом своих обязательств совместно с юридическим отделом;
  • своевременная подготовка и направление документов в юридический отдел для подготовки документов для одобрения сделок, предусмотренных Уставом;
  • иные вопросы, связанные с заключением, исполнением договора.

10.3. Функции руководителя заинтересованного подразделения:

  • соблюдение сроков визирования проекта договора специалистами заинтересованного подразделения, осуществляющими визирование;
  • согласование проекта договора по вопросам, входящим в компетенцию специалистов заинтересованного подразделения;
  • формулировка положений проекта договора, которые относятся к компетенции сотрудников заинтересованного подразделения.

10.4. Функции главного бухгалтера:

  • осуществление контроля за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета;
  • контроль наличия и формулировка в проекте договора момента перехода права собственности и других условий, с которыми связывается постановка на бухгалтерский учет и снятие с него;
  • проверка соответствия условий договора налоговому законодательству (в т.ч. внесение предложений по корректировке условий договора в целях приведения в соответствие с налоговым законодательством и оптимизации налогообложения);
  • оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;
  • оценка налоговых рисков, контроль за корректностью формулировок договора для избежания неблагоприятных налоговых последствий;
  • определение в случаях значительного финансового риска необходимости запроса копии бухгалтерского баланса контрагента;
  • проверка правильности расчета ставок и сумм налогов в договорах;
  • проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления документов по исполнению договора;
  • соблюдение сроков визирования проектов договоров;
  • учет исполнения обязательств по договорам путем сплошного, непрерывного и документального их учета.

10.5. Функции юридического отдела:

  • организация договорной работы в организации;
  • разработка проектов договоров (включая типовые договоры) и проектов иных документов к договорам, предусмотренных настоящим Регламентом;
  • проверка соответствия законодательству проектов договоров и иных документов к ним, включая определение порядка налогообложения;
  • осуществление контроля наличия лицензии (в предусмотренных законодательством случаях), ее соответствия предмету договора, соотношения сроков действия лицензии со сроками действия (исполнения) договора;
  • проверка полномочий лиц, заключающих договоры;
  • определение необходимости одобрения сделки советом директоров / общим собранием акционеров и подготовка документов для одобрения сделки;
  • принятие мер по разрешению разногласий с контрагентами по проектам договоров;
  • обеспечение нотариального удостоверения отдельных видов договоров;
  • анализ договорной работы в организации, подготовка предложений по ее совершенствованию;
  • ведение претензионно-исковой работы в организации.

В Договорном регламенте необходимо определить не только список согласующих лиц, но и их дублеров на период отсутствия «основных бойцов» (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка). В таких случаях процесс согласования может осуществлять:

    работник, автоматически исполняющий обязанности отсутствующего (на основании приказа, должностной инструкции, например, в период отсутствия финансового директора все его функции осуществляет.

Источник

Согласование и учет договоров

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Читайте также:  Договор займа на квартиру между физ лицами

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

  • Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
  • Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
  • Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
  • Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
  • Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
  • Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8». С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

  • Вид и тип договора
  • Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
  • Сроки договора, сумма платежей по нему
  • Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора, реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Читайте также:  Можно ли вносить задаток по предварительному договору

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу .

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

  • Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
  • Сокращения временных затрат на согласование
  • Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
  • Повышения эффективности контрольной деятельности
  • Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Мы также можете ознакомиться со статьей, где описаны варианты внедрения учета договоров в СЭД «Корпоративный документооборот».

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста