Что такое актуализация приказа

Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика

В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому лучшие практики рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

  • периодичность проведения аудита этого документа;
  • должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
  • основания ее запуска.

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.

К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.

О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:

  • наименования компании, ее адреса;
  • состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

  • с какой даты начинает действовать ЛНА,
  • кому и что в связи с этим нужно сделать,
  • какие старые документы в какой части перестают действовать.
Читайте также:  Что может сделать риэлтор по доверенности

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Источник

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

В спомним, что к локальным нормативным актам (далее – ЛНА) относятся не только «глобальные» и долгосрочные документы типа Инструкции по делопроизводству или Порядка сдачи документов в архив, но и более «компактные», например, некоторые приказы по основной деятельности, указания и распоряжения. Между прочим, за этой группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы ­поддержания в ­актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому ­лучшие практики ­рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

  • периодичность проведения аудита этого документа;
  • должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
  • основания ее запуска.

См. статью «Изменения и дополнения к приказу».

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Но в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. И тогда службе делопроизводства в конце года, как минимум, нужно пересмотреть «свои» регламентирующие документы, которыми она руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, ­правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка выполнения процесса фактическому. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими ­«талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

См. статью «Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО».

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства. Например:

  • в Положении о проведении общих собраний акционеров (или участников ООО) необходимо отразить новое корпоративное действие в связи с появлением 01.09.2014 статьи 67.1 ГК РФ;
  • организации, которые придерживаются государственных стандартов ДОУ, должны пересмотреть свои Инструкции по делопроизводству в связи с недавним введением в действие ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

См. новость «Новый терминологический ГОСТ уже действует».

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение ­«действующих лиц», например:

  • наименования компании, ее адреса;
  • состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем ­регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его ­приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

  • с какой даты начинает действовать ЛНА,
  • кому и что в связи с этим нужно сделать,
  • какие старые документы в какой части перестают действовать.
Читайте также:  Справка для налогового вычета по ипотеке что это

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Пример 2. Лист регистрации изменений конкретного ЛНА

Источник

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

Ч тобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

На практике периодически возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – в приказ либо утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы избежать путаницы и получить однозначный результат.

Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы с документами. В коммерческой организации он, как правило, фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте (далее – ЛНА).

А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1), и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно, изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые госорганами.

Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным документом (например, в приказ – новым приказом, в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).

Количество изменений, которые можно внести за один раз, не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного документа) – тоже.

Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней

Что можно изменить в документе:

  • заменить слова, цифры;
  • исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.);
  • изложить что-то в новой редакции;
  • дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также целыми структурными единицами;
  • приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его структурных единиц.

Структурные элементы приказа

Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:

  • из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она не обязательна, кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», и обычно объясняет цели, причины издания приказа;
  • распорядительной части.

Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным реквизитом.

Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами: приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.

Читайте также:  Заявка поручение что это

Заголовок

Если текст документа не превышает 4–5 строк, то заголовок может не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:

  • он должен быть кратким,
  • точно передавать содержание приказа,
  • формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
  • отвечать на вопрос «о чем?».

Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание на корректируемые разделы, абзацы или пункты.

Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа

Правильно:

О внесении изменения в Положение об оплате труда, утвержденное приказом… от… №…

Неправильно:

О внесении изменения в раздел I Положения об оплате труда, утвержденного приказом… от… №…

Если вносятся не только изменения, но и дополнения, то в заголовке может быть указано «О внесении изменений и дополнений…» или только «О внесении изменений…». На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее время чаще используется последняя из них.

Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько раз. Если же потребуется изменить внесенные в него корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение изменений в основной приказ, а не в изменявший его когда-то документ.

Формулировка заголовка зависит от двух условий:

  • количества вносимых изменений;
  • куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ (инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту – документ).

Если одно изменение вносится в одну структурную единицу, то слово «изменение» употребляется в единственном числе и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…» (как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен в следующих случаях:

  • если приказ дополняется только одним разделом или подразделом / пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице / предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком;
  • признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт / подпункт / абзац / приложение / строка в таблице;
  • исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра или число / знак;
  • вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац / приложение / строку в таблице / предложение;
  • производится замена одного предложения / словосочетания / слова / цифры или числа / знака;
  • полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела / пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице / предложения.

Если вносится несколько изменений в один приказ или утвержденный документ, то слово «изменение» указывается в заголовке во множественном числе (как в Примере 3).

Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа

Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)

Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления изменений в силу, то ею считается дата издания приказа (сравните Примеры 2 и 3).

При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного количества изменений и дополнений (в несколько структурных единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми необходимыми распоряжениями относительно регулируемой.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста