Что может подписывать главный бухгалтер без приказа

Главный бухгалтер без права подписи?

Абсолютно все документы имеет право подписывать руководитель фирмы. Полномочия по подписанию документов приказом или доверенностью от имени компании могут быть возложены и на других лиц. В их число главбух может не входить. Это не является нарушением, поскольку допускается практически всеми нормами, которые регулируют учет.

Кто может подписывать первичные учетные документы

Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель (п. 14 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н; информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Главный бухгалтер может не входить в указанный перечень. Если же перечень таких лиц не утвержден, это означает, что все первичные учетные документы подписывать только руководитель.

И это не противоречит никаким нормам, поскольку:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Подпись главного бухгалтера не является обязательной;
  • налоговую отчетность (декларации), представляемую в налоговую инспекцию, подписывает или руководитель организации, или уполномоченный представитель организации (гражданин или другая организация);
  • счета-фактуры, выставленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, должны быть подписаны руководителем организации. Бумажный счет-фактуру подписывает главный бухгалтер, но НК РФ допускает передавать право подписи другим лицам (ст. 169 НК РФ).

В должностной инструкции главбуха, тем не менее, должно быть указано, какие документы он вправе подписывать. Как правило, это учетные регистры, бухгалтерские справки, внутренняя отчетность и др.

Право подписи передается на основании приказа по компании или доверенности от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 6 апреля .2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Кто может быть уполномоченным лицом

Уполномоченным представителем компании может быть:

  • работник организации, включая главного бухгалтера;
  • работник или руководитель фирмы, которая является уполномоченным представителем.

Уполномоченный представитель наделяется полномочиями представлять интересы фирмы в налоговых правоотношениях (ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 5 ст. 80 НК РФ).

С 1 января 2022 года с уполномоченного представителя снимаются полномочия получать электронную подпись для подписания документов и отчетности от имени фирмы. Это право остается только у ее руководителя или иного лица, которое может действовать от имени организации без доверенности. Это предусмотрено Федеральным законом от 27 декабря 2019 г. № 476-ФЗ (изменение внесено в статью 18 Закона № 63-ФЗ).

Банковские документы

Главный бухгалтер может не обладать правом подписи банковских документов (п. 7.5, 7.6 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И).

Право их подписи принадлежит единоличному исполнительному органу клиента (руководителю организации). Этим правом могут быть наделены и другие сотрудники — на основании распорядительного акта, доверенности.

Юрлица составляют карточку по форме № 0401026 , которая утверждена Инструкцией № 153-И.

Карточку с образцами подписей и оттиска печати заполняют при открытии расчетного счета. Она действует до прекращения договора банковского счета либо до замены этой карточки новой.

Менять карточку придется в таких случаях:

  • замена или дополнение хотя бы одной подписи;
  • замена или утеря печати;
  • изменение ФИО лица, указанного в карточке;
  • изменение наименования, организационно-правовой формы организации;
  • досрочное прекращение или приостановление полномочий органов управления.

Таким образом, прием на работу главбуха без права подписи никак не повлияет на банковскую карточку.

Если на случай отсутствия руководителя такое право главбуху будет предоставлено, сначала придется издать об этом приказ, а затем заменить на период отсутствия директора банковскую карточку.

Кассовые документы

Кассовые документы в компании могут оформлять (п. 4.2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер (здесь имеется в виду другое должностное лицо (в том числе кассир) фирмы по приказу директора или должностное лицо юридического лица или физлицо, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета);
  • руководитель, если нет главного бухгалтера и бухгалтера.

Таким образом, и кассовые операции разрешено вести и оформлять без участия главбуха. Если это делает руководитель, он же их и подписывает (п. 4.3 Указания Банка России № 3210-У).

Источник

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

Читайте также:  Во что одевают новорожденных при выписке летом

Кто по мнению налоговых органов вправе подписывать первичные учетные документы и как они контролируют эти полномочия при проверках, узнайте в Путеводителе от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

  • составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
  • оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

  • отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
  • право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

  • из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
  • в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как составить приказ на право подписи счетов-фактур за директора и главного бухгалтера, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

  • время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
  • период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
  • проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Отпуск главбуха, наделенного правом подписи, дает право предприятию ходатайствовать о продлении срока представления документов или иной информации по запросу налоговой (п.3 ст. 93 НК РФ).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.

Источник

Главбух без права подписи: точно ли он нужен вашему бизнесу? Как оформить, плюсы и минусы

Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?

Читайте также:  Где брать справку что ребенок был инвалидом

А так вообще можно?

Да, закон позволяет принять на работу главбуха, не давая ему права подписи. Хотя конечно полностью этого права главного бухгалтера обычно не лишают, просто ограничивают перечень документов, которые он должен подписывать.

Вместо бухгалтера, без каких-либо дополнительных приказов и доверенностей, документы может подписывать руководитель. Другим сотрудникам делегирование права подписи происходит на основании распорядительного документа (приказа) или доверенности (обычно на разовые операции, например, подписание договора или получение матценностей).

Итак, давайте посмотрим, какие законы позволяют не давать главбуху право подписи :

  • Положение по бухгалтерскому учету, утв. Приказом 34н (п. 14) — список тех, кто будет подписывать первичные документы, утверждает руководитель;
  • П.8 статьи 13 ФЗ «О бухгалтерском учете» — бухгалтерская отчетность считается составленной после подписания руководителем, подпись главбуха на ней не фигурирует;
  • Отчетность в ФНС также подписывает руководитель. Но в данном случае он еще может делегировать подписание уполномоченному лицу (чаще это уполномоченная на ведение учета бухгалтерия, аутсорсер) — статьи 27, 29 и п. 5 статьи 80 НК РФ. По желанию директор может передать право и главному бухгалтеру;

Сдавайте отчетность через Онлайн-Спринтер . Быстрый доступ, сверка с ФНС за пару кликов, удобное добавление файлов, настройка интерфейса (есть темная тема), календарь бухгалтера.

  • Согласно Инструкции Центробанка № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов. » правом подписи может не обладать даже руководитель (!). Он может передать его сотруднику организации (конечно, в т.ч. и главбуху) или даже третьему лицу — клиринговой организации, управляющему или управляющей компании, конкурсному управляющему (при банкротстве) и т.д.;

При этом в пункте 4.3 Указания № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций. » сказано, что подписывать кассовые документы должен главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель . Если кассу ведет и оформляет директор, то он сам подписывает кассовые документы.

Т.е. если в организации есть главбух, то подписывать документы должен он, если при этом есть рядовые бухгалтеры, то право подписи может быть передано им. Если же руководитель сам составляет документы по операциям в кассе, то и подписывать все будет сам.

  • Отдельно о счетах-фактурах . В них есть строка с подписью главного бухгалтера. Но прямо в форме стоит оговорка «или иное уполномоченное лицо». Т.е. и тут можно передать право подписи кому-то еще.

Плюсы и минусы главного бухгалтера без подписи

Раньше в банке строго требовали — главбух должен иметь право второй подписи. Если директор хотел только самолично подписывать платежки, он предоставлял в банк приказ, которым возлагал на себя обязанности главбуха . А главный бухгалтер превращался в рядового.

Многие первичные документы и отчетность требовали обязательной подписи главбуха. Но это, во-первых, тормозило работу компании (документы проходили как минимум двойное согласование и визирование — у директора и бухгалтера), а во-вторых, ставили главных бухгалтеров в сложное положение — даже если ты не согласен с каким-то документом, тебе нужно его подписать, иначе его просто невозможно сдать, например, в налоговую.

После того, как подпись главбуха пропала из отчетов и даже баланса, а также перестала быть обязательной в большинстве первичных документов, сразу обозначились плюсы и минусы ее отсутствия.

Плюсы для бухгалтера:

  • Меньше работы с документами, можно делегировать часть работы подчиненным.
  • Мнение главбуха, не совпадающее с мнением руководителя, можно зафиксировать в служебной записке, а принять к учету или провести какую-то операцию, внести данные в отчет руководитель может по своему почину. Главбуху заверять документ своей подписью теперь нет необходимости , а ответственность при наличии письменного несогласия и распоряжения директора, с него снимается (доказать непричастность ранее, если документ подписал главбух, было гораздо сложнее).
  • Главбух, освободившись от лишней первички, может переключить внимание на другие важные задачи. Например, взыскание дебиторки.
  • Вероятность, что главбуху инкриминируют нарушение закона, например, махинации с первичкой (счет-фактурами, накладными, чеками и т.д.) снижается в разы. Всегда можно сказать « не подписывал, не составлял, только провел в учете по указанию директора ».

Плюсы для организации:

  • Главбух занят меньше рутиной и больше глобальными задачами , больше времени может потратить на аналитику, управленческую отчетность, заняться новым направлением (например, госзакупками, автоматизацией учета, регулярной инвентаризацией).
  • Документооборот ускорится , исчезнут лишние этапы в согласовании. Главбух все равно может иметь право подписи, если установить его локальным актом (приказом).
  • Можно немного сэкономить на ФОТ — раз у работника не будет лишних полномочий, то и оклад ему можно предложить чуть меньше (хотя, напомним, ответственность у главбуха всегда высокая).

Минусы для бухгалтера:

  • У главбуха несколько теряется контроль за операционкой. С одной стороны делегирование освободило время, с другой — нужно теперь контролировать подчиненных , перепроверять за ними те же проводки. Хотя бы выборочно. Если ошибется один сотрудник — негативные последствия по цепочке перейдут и на другие участки. В итоге — неверная отчетность, вероятность доначислений.
  • Должность главбуха предполагает высокий уровень ответственности, но по сути у бухгалтера без подписи возможностей не больше, чем у рядового бухгалтера. При этом, как руководитель бухгалтерской службы, он, например, будет вызываться на допрос в налоговую, отвечать на требования, продолжает нести субсидиарную ответственность наравне с директором , при том, что контролировать большую часть операций уже не может.
  • Третий минус для главбуха вытекает из плюса для компании — могут предложить меньшую зарплату, т.к. подписывать документов нужно будет меньше. По мнению некоторых руководителей это означает, что и отвечать бухгалтеру ни за что не придется.
Читайте также:  Справка для каско где взять

Минусы для бизнеса:

  • Увеличиваются финансовые риски — если раньше все платежи контролировал главбух, то теперь без его ведома сомнительный платеж может провести тот же директор. Не всегда руководитель тщательно проверяет контрагентов и один платеж в адрес не совсем благонадежной компании может обернуться и блокировкой счета, и повышенным интересом налоговиков. Это в лучшем случае. В худшем — организация потеряет деньги, перечислив их мошенникам, компании-банкроту или просто ненадежному контрагенту, который не исполнит обязательства.
  • Нужно тщательно проработать внутренние и внешние процессы работы с документами, определить круг лиц имеющих право подписи различных документов.

Например, счет-фактуры и накладные будут подписывать менеджеры, а авансовые отчеты бухгалтер по работе с материалами и т.д. Разработка регламентов займет время . К тому же, контрагенты могут запрашивать приказы, доверенности на сотрудников, имеющих право на подпись счет-фактур, чтобы обезопасить себе вычеты по НДС. А значит возрастет количество переписки.

  • Если главбух ошибся в составлении документа, то привлечь его к ответственности будет труднее, особенно, если бизнес-процессы в компании не регламентированы и доказать, кто составил конкретный документ, невозможно.

Здесь может помочь сервис электронного документооборота, такой как Такском-Файлер . Вы легко определите, кто составил документ и подписал его электронной подписью. Документы не потеряются, а провайдер будет хранить их у себя бессрочно и бесплатно.

Отметим, что нередок случай, когда по факту сотрудник исполняет обязанности главбуха, но должность его звучит иначе, как правило, просто « бухгалтер ». Так руководитель старается обезопасить себя от несанкционированных действий работника и в то же время упрощает вопрос с документами — нет главбуха, значит за него будет расписываться сам директор.

Как оформить главного бухгалтера без подписи

Прием на работу бухгалтера не отличается от этой процедуру для любого другого сотрудника.

Берем заявление о приеме на работу, уточняем, какая у сотрудника книжка — бумажная или электронная, будет ли он писать заявление о переходе на ЭТК, оформляем трудовой договор, приказ о приеме, отправляем форму СЗВ-ТД в ПФР, не забываем познакомить главбуха со всеми существующими положениями компании — о зарплате, подотчете, командировках, провести положенные инструктажи по ТБ и тому подобное.

Сотрудника также надо будет ознакомить с его должностной инструкцией — в нее можно как раз внести и сведения о праве подписи документов. Либо оформить для этого отдельный приказ.

А наказать главбуха без права подписи можно?

Конечно, ведь он как и другие сотрудники может нести материальную ответственность. К примеру, если отвечает за работу с наличными. Будет возмещать ущерб, если его нанес — сломал ноутбук, допустим.

Что касается административной ответственности за несвоевременную сдачу отчетности или за нарушения в ведении учета, то в первую очередь она ложится на руководителя. Хотя он может представить доказательства, что фактически за ту или иную операцию отвечает именно главбух. Но опять же без подписи бухгалтера в документах это сделать сложнее .

Отказываться же от уплаты штрафа директору не рекомендуем. Обычно его размер не очень большой. Например, за неподачу нулевой декларации — 1000 рублей, за позднюю отправку СЗВ-М с тремя сотрудниками — 1500. Но если при этом на момент подачи отчета не был уплачен налог или нарушение длящееся (к примеру, не пробивали чеки по онлайн-кассе полгода), то и накажут суровее. Кстати, наблюдать за работой онлайн касс можно в одном кабинете — здесь вы сразу увидите, бьются ли чеки, на какую сумму прошли продажи и что именно было продано, все в режиме реального времени.

Неисполнение требования об уплате штрафа влечет «заморозку» операций по счетам на сумму задолженности, а блокировку сейчас легко увидеть при помощи специальных сервисов, таких как Такском-Досье . Контрагенты, заметив, что ваш счет заблокирован, зададутся вопросом — надежная ли у вас компания? Т.е. тут есть и репутационные риски .

В итоге выбор — давать главбуху право подписи или нет, лежит на руководителе, а ему следует взвесить все за и против, которые мы привели в статье. Зачастую наделение главного бухгалтера правом подписи позволяет увеличить ответственность сотрудника и сделать его более внимательным к ведению учета.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста