1с документооборот дополнительное соглашение к договору

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

  • подготовка договора;
  • согласование договора;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных документов;
  • учет срока действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение.
  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

  • планирование — для составления плана проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
  • контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
  • анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
  • полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
  • диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Источник

Как можно организовать учет дополнительных соглашений к договору?

Очень часто к уже существующим договорам подписываются дополнительные соглашения, которые необходимо учитывать в связке с основным договором.

Для того чтобы такой учет был возможен, в системе уже должны быть заведены виды внутренних документов, соответствующие договору и дополнительным соглашениям. Для дополнительных соглашений необходимо задать связь с договором, создать и указать нумератор, который позволит реализовать нумерацию, связанную с исходным договором: Нормативно-справочная информация  Настройка связей.

Откроется форма, на которой отражаются все существующие в системе связи.

Читайте также:  Заключить договор с офд на передачу данных

Нам необходимо создать новую связь, в которой указываем тип связи «Относится к договору» и «Единичная» (так как каждое дополнительное соглашение подписывается в дополнение только к одному договору). Далее заполняем реквизиты «Ссылка из» и «Ссылка на», в которых надо указать соответственно внутренний документ Дополнительное соглашение и внутренний документ Договор и сохраняем связь.

Теперь, для создания нумератора дополнительного соглашения, выбираем команду «Нумераторы», создаем новый элемент, указав его название и периодичность (обычно «Год»).

Далее указываем формат номера, при этом обязательно нужно использовать служебное поле «Номер связанного документа» (внизу формы будет отражаться пример номера по заданному формату). Например, если задать формат [НомерСвязДок]-[Номер]-[Год2], то вначале будет указываться номер договора, затем номер дополнительного соглашения и последние 2 цифры года.

Как только будет выбрано служебное поле «Номер связанного документа», станет доступным реквизит «Тип связи», в котором надо указать значение «Относится к договору».

Теперь остается указать на какие документы будет распространяться данный нумератор (на закладке Действует на) и в каких разрезах будет осуществляться независимая нумерация (на закладке Независимая нумерация). Очевидно, действовать наш нумератор должен на дополнительные соглашения, а в независимой нумерации логично указать разрезы «По организации» и «По связанному документу» (для того чтобы дополнительные соглашения разных договоров нумеровались независимо).

После создания нумератора нужно снова зайти в вид внутреннего документа Дополнительное соглашение и на закладке Нумерация добавить нумерацию «Автоматически», а затем из предложенного списка нумераторов выбрать только что созданный нумератор для дополнительных соглашений.

После этого можно вводить в систему дополнительные соглашения. Очевидно, что это должны быть внутренние документы вида Дополнительное соглашение, для которых необходимо указывать связь с исходным договором «Относится к договору». Это может быть реализовано как с помощью «Создания на основании», так и вручную на закладке «Связи» конкретного дополнительного соглашения.

Учет дополнительных соглашений к договору подчиняется стандартным правилам ведения внутренних документов.

Источник

Как настроить учет дополнительных соглашений в 1С:Документооборот

Для учета дополнительных соглашений необходимо произвести в системе соответствующие настройки.

Создание нового вида документа находится на вкладке «Нормативно-справочная информация» — раздел «Виды документов».

В открывшемся окне, создадим новый вид документа – дополнительное соглашение, при этом не забываем, что оно относится к внутреннему документу.

Затем идет настройка нумерации документа. Нумерация создается на вкладке «Нормативно-справочная информация» — раздел «Нумератор».

По кнопке «Создать» настраивается новый нумератор.

При создании нового нумератора, обязательно указывается наименование и формат номера. Формат номера как конструктор, собирается из элементов в правой части карточки нумератора. Для разделения элементов используются любые печатные символы. В данном случае формат номера будет иметь [НомерСвязДок]/[Номер]. При выборе элемента «Номер связанного документа» система предлагает выбрать тип связи. Выбираем «Относится к договору», если такой связи нет, то по кнопке «Создать» создаем данный тип связи.

На вкладке «Действует для» указываем какие документы будут использовать данный нумератор. Мы указываем, что он будет прикреплен к виду документы «Дополнительное соглашение».

На вкладке «Независимая нумерация» указываем по каким объектам будет идти нумерация. Мы выбрали по организации и связанному документу.

После настройки нумерации документа требуется настроить связь между дополнительным соглашением и договором. Создание связи происходит на вкладке «Нормативно-справочная информация» — «Настройка связей».

По кнопке «Создать» открывается окно, в нем выбираются виды документов, между которыми настраивается связь. И также указывается тип связи «Относится к договору» — «Единичная», так как дополнительное соглашение может относится только к одному договору. И ставится флаг-галка «Обязательная» для того, чтобы связь устанавливалась в обязательном порядке. Обратная связь будет «Множественная», потому что договор может иметь несколько дополнительных соглашений. А тип связи «Содержит ссылку на».

Пример введения дополнительного соглашения.

Создание документов на вкладке «Документы и файлы» — раздел «Создать» — «Документ внутренний».

В сплывающем окне, выбираем вид документа Договор и создаем его.

Заполняем обязательные поля и после нажатия на кнопку «Зарегистрировать» появляется регистрационный номер.

Далее на основании этого документа создаем дополнительное соглашение. Заполняем поля и по нажатию на кнопку «Зарегистрировать» система предложит установить связь.

Кроме того на вкладке «Связи» возможно ознакомиться с проставленными связями между документами.

Источник

Управление договорами в «1С:Документообороте»

Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.

Читайте также:  Договор пожертвования на недвижимое имущество

Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.

Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.

Не верите? Проведите сами небольшой эксперимент. Встаньте в офисе на место с наилучшим обзором и слышимостью и киньте клич: «Клиент прислал изменения в договор. Нужно срочное согласование руководителей отделов». Слышите подземный гул, переходящий в стон? Это сотрудники высказывают бурный энтузиазм по поводу нежданно привалившей радости.

Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.

Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.

«1С:Документооборот» поможет навести порядок в авгиевых конюшнях управления договорами.

Как именно улучшится жизнь с внедрением «1С:Документооборота»?

  • Сократится срок создания договоров.
  • Сократится время согласования документов.
  • Перестанут быть проблемой невозвращенные от контрагентов договоры.
  • Продление договоров перейдет под автоматическое управление.
  • При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
  • Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.

Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:

  • четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
  • определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
  • привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
  • сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Все это — особенно по началу — может вызвать даже раздражение, особенно у старичков: «Мы и так хорошо работали. Гибкость — наше преимущество, не надо нас загонять в рамки регламентов!»

Вы непременно это услышите.

Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.

Но это вовсе не так!

Давайте пройдемся по всей цепочке управления договорным процессом в компании и убедимся вместе, что «1С:Документооборот» перевернет ваше представление о знакомой до гвоздя работе.

Создание договора

Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно ни много ума, ни много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы,

должен и может согласовывать.

Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма),
Читайте также:  Как заключить договор с управляющей компанией на техническое обслуживание

и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • и очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

Ну, и в «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и компенсировать.

Расторжение договоров

Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.

Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.

Можем построить отчеты:

  • по динамике заключения договоров, включая сезонный эффект;
  • по договорам без бумажных копий документов;
  • по договорам с истекающим сроком действия.

Вишенка на торте ABBYY Comparator

Трудно удержаться от рассказа под занавес еще об одном инструменте от фирмы «1С». Он повысит эффективность и результативность работы с договорами, да еще и вызовет бурную радость у сотрудников.

ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.

Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.

Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.

Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.

Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.

Источник

Поделиться с друзьями
МальтаВиста