1с бухгалтерия автоматическая нумерация договоров

Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия

При создании документов в 1С не в хронологическом порядке или при ручной корректировке номера может сбиться нумерация. В этой статье разберем, как перенумеровать документы в 1С 8.3 Бухгалтерия.

• когда возможна автоматическая перенумерация;
• что делать, если документы не предполагают штатную перенумерацию;
• можно ли изменить номер элемента в справочниках.

Алгоритм нумерации документов в 1С

Перед тем как перейти к перенумерации документов, разберем, как формируется номер документа.

В 1С предусмотрена сквозная нумерация документов в рамках одного вида. Каждый год она начинается заново. Рассмотрим ее формирование на примере документа Реализация (акт, накладная, УПД) . Номер присваивается независимо от Вида операции , Организации или других данных.

Для разграничения нумерации между организациями установите префикс. Подробнее Префикс в 1С

Номер документа закрепляется в момент его записи, т. е. документ может быть не проведен, удален, и номер уже не используется для других документов. Всегда берется максимальный использованный номер и к нему прибавляется один.

Символы и буквы в номере

При наличии букв и символов, например, «/», номер автоматически перешагивает только в пределах этой буквы (символа). Поэтому при использовании букв и символов обязательно возникнет ситуация, когда программа не сможет присвоить новый номер, и придется править каждый раз номер вручную.

Один из вариантов исправления данной ситуации — вручную изменить номер, убрав один ноль перед номером. Например, номер 0000-000В99 перенумеровать в 0000-001000.

Нумерация пойдет дальше автоматически

Префиксы — буквы в начале номера

В 1С есть префиксы — буквенные значения в начале номера. Их рекомендуется устанавливать, если есть обмен с другими базами или в базе несколько организаций. Подробнее про префиксы можно узнать из статьи Префикс в 1С.

Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В 1С перенумерацию документов может выполнить только пользователь с полными правами. Перед использованием любого способа перенумерации обязательно создайте копию базы!

Изменить нумерацию в 1С можно тремя способами:

• кассовые документы, счета-фактуры подразумевают автоматическую перенумерацию документов при выполнении экспресс-проверки ( Отчеты – Экспресс-проверка );
• перенумерация с помощью обработки Групповое изменение реквизитов ( Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – Групповое изменение реквизитов ), способ предполагает написание кода;
• ручная перенумерация (не рекомендуется).

Как изменить нумерацию в 1С 8.3 автоматически

При проверке учета можно автоматически перенумеровать документы:

• Приходный кассовый ордер — Поступление наличных ;
• Расходный кассовый ордер — Выдача наличных ;
• выписанный Счет-фактура — Счет-фактура выданный .

Метод используется, только если документы не отражены в отчетности — как самой организацией, так и контрагентом (например, по выданным счетам-фактурам). Иначе при сопоставлении данных документов произойдет несоответствие.

Для автоматической перенумерации перейдите в отчет Экспресс-проверка ведения учета в разделе Отчеты – Экспресс-проверка .

Перейдите в настройки отчета по кнопке Показать настройки и выберите необходимые проверки.

Как перенумеровать кассовые документы в 1С 8.3

Последовательность исправления нарушенной нумерации для РКО и ПКО одинакова.

Если не соблюдена нумерация, то при экспресс-проверке 1С выдаст ошибку:

Чтобы увидеть подробное описание ошибки, разверните отчет: в нем будут указаны предположительные ошибки в ведении учета, а также рекомендации по восстановлению нумерации.

Но не спешите нажимать на ссылку Автоматическая перенумерация документов . Сначала рекомендуем развернуть документы полностью и проанализировать, можно ли перенумеровать документы в 1С 8.3 или они уже отражены в отчетности.

Если принято решение восстановить хронологический порядок в номерах, сделайте копию базы, а потом нажмите на ссылку Автоматическая перенумерация документов .

Для исправления номеров документов укажите Начальный номер , т. е. наименьший номер из исправляемых документов. Если каких-то номеров до него нет (документы были удалены), то программа это не учитывает и по умолчанию устанавливает наименьший номер из имеющихся документов. Например, если в базе есть документы с номерами 5, 6, 3, 8, а номеров 1 и 2 нет (эти документы удалены из базы), то автоматически Начальный номер будет 3, его можно поправить вручную.

• Текущий номер — номер документа до перенумерации;
• Новый номер — будущий номер документа в базе.

Если все верно, нажмите Продолжить .

После перенумерации выведется результат обработки.

После повторной проверки появится сообщение Ошибок не обнаружено.

Как перенумеровать счета-фактуры в 1С 8.3

Если не соблюдена нумерация, при экспресс-проверке 1С выдаст ошибку:

Чтобы увидеть подробное описание ошибки, разверните отчет: здесь будут указаны предположительные ошибки в ведении учета, а также рекомендации по восстановлению нумерации.

Не спешите нажимать на ссылку Автоматическая перенумерация документов . Сначала рекомендуем развернуть документы полностью и проанализировать, можно ли перенумеровать документы или они уже отражены в отчетности.

Если принято решение восстановить хронологический порядок в номерах, сделайте копию базы, а потом нажмите на ссылку Автоматическая перенумерация документов .

Для исправления номеров документов укажите Начальный номер . Изначально указан рекомендуемый номер, т. е. наименьший номер из исправляемых документов. Если каких-то номеров до него нет (документы были удалены), программа это не учитывает. Изменим Начальный номер на 1.

• Текущий номер — номер документа до перенумерации;
• Новый номер — будущий номер документа в базе.

Если все верно, нажмите Продолжить .

После перенумерации выведется результат обработки.

После повторной проверки появится сообщение Ошибок не обнаружено.

Прочие способы перенумерации

Ручная корректировка номера

Ручная корректировка номера не рекомендуется!

Перед ручной корректировкой номера ознакомьтесь с проблемами, которые могут возникнуть при использовании данного метода — Символы и буквы в номере.

Чтобы изменить номер вручную:

• установите курсор на номер;
• нажмите на кнопку del или delete на клавиатуре;
• согласитесь с редактированием;
• введите новый номер, обращая внимание на обязательное использование всех нулей вначале номера, например, 0000-0000000.

Групповое изменение реквизитов

Запустите обработку Групповое изменение реквизитов в разделе Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных .

В обработке выберите вид документов, которые будут редактироваться. При необходимости отберите нужные документы по ссылке Все элементы. Подробнее о работе с обработкой.

Далее переведите переключатель на Выполнить произвольный алгоритм .

В большом поле заполните код, выделенный жирным шрифтом в блоке «Информация», который приведен ниже. Код можно скопировать или заполнить вручную. Кавычки обязательно перенаберите.

После каждой строки кода текст, выделенный «//», — это описание кода. Его можно не переносить, а если перенесете, не забудьте указать «//» в начале каждой строки.

Зеленым шрифтом выделены заменяемые данные под конкретный вид документов или справочников.

Выборка = Документы.РеализацияТоваровУслуг.Выбрать(Дата( ГГГГ,М,Д ),ТекущаяДата(),, «Дата»);

//Выбираем все документы Реализация (акт, накладная, УПД) за 2022 год с 1 января по текущую дату из отобранных по стандартному отбору в обработке

//в коде указываем техническое имя документа.

Номер = 1 ;

//Начальный номер при перенумерации без нулей и префиксов

Пока Выборка.Следующий() Цикл

//Запускается цикл перебора всех найденных документов.

Док = Выборка.ПолучитьОбъект();

СтарыйНомер = Док.Номер;

//Запоминаем старый номер.

Док.Номер = « 0000 -»+Формат(Номер, «ЧЦ= 7 ; ЧВН=; ЧГ=0″);

// Устанавливаем новый номер, 0000 – Префикс базы и организации, при необходимости заменить.

//ЧЦ-количество лидирующих нулей – количество символов после дефиса, для каждого документа может быть свое число

Док.Комментарий = «#Номер изменен. Старый номер-» + СтарыйНомер;

// В комментарии указываем информацию об изменении номера.

Док.Записать();

Номер = Номер+1;

//Переходим к следующему номеру и документу

КонецЦикла;

Если при выполнении обработки возникает ошибка об уникальности номера (номер занят), то рекомендуется сначала задать начальный номер, который не пересекается с имеющимися (1000000), а потом запустить еще раз обработку для первоначальной перенумерации уже с меньшего номера.

Как узнать техническое имя документа

Запустите конфигуратор по кнопке Конфигуратор .

Перейдите Конфигурация – Открыть конфигурацию .

После выполнения этой команды откроется окно Конфигурация . Может занять некоторое время.

Далее найдите в списках Справочники или Документы подходящий по смыслу элемент. Двойным щелчком мыши откройте его.

В открытой форме уточните, что это нужный элемент:

• Имя — техническое наименование документа;
• Синоним — имя документа в базе.

Перенумерация справочников в 1С 8.3

В 1С перенумерацию справочников может выполнить только пользователь с полными правами. Перед использованием любого способа перенумерации обязательно создайте копию базы!

Номер в справочниках хранится в поле Код.

Чтобы переименовать номер справочника, используйте либо ручную корректировку номера либо групповое изменение реквизитов. Но лучше изменять другое поле, например, Артикул , а поле Код оставить системным полем и не трогать его.

Выборка = Справочники.Номенклатура .Выбрать();

//Выбираем все элементы справочника из отобранных по стандартному отбору в обработке.

//в коде указываем техническое имя справочника.

Код = 1;

//Начальный код при перенумерации, без нулей и префиксов.

Пока Выборка.Следующий() Цикл

//Запускается цикл перебора всех найденных документов.

Спр = Выборка.ПолучитьОбъект();

//Получаем элемент справочника.

СтарыйКод = Спр.Код;

//Запоминаем старый код.

Спр.Код = « 00 -«+Формат(Код, «ЧЦ= 8 ; ЧВН=; ЧГ=0″);

// Устанавливаем новый код, 00 – Префикс базы, при необходимости заменить.

//ЧЦ-количество лидирующих нулей – количество символов после дефиса, для каждого справочника может быть свое число

Спр.Комментарий =»#Код изменен. Старый код-» + СтарыйКод;

// В комментарии указываем информацию об изменении кода.

Спр.Записать();

Код = Код+1;

//Переходим к следующему коду и элементу справочника

КонецЦикла;

См. также:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Групповое перепроведение документов в 1С 8.3 БухгалтерияЧасто в работе с 1С мы сталкиваемся с ситуацией, когда.
2. Создание документов производства в 1С:Бухгалтерия (из записи эфира от 15 июня 2020 г.)У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.
3. Загрузка документов из скана (фото), распознавание документов в 1С 8.3 БухгалтерияСовременные технологии заявляют о себе в полную силу. В рамках.
4. Реестр документов в 1С 8.3 БухгалтерияРеестр документов из 1С может понадобиться многим пользователям — от.

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Важные изменения в маркировке и ККТ: все ли готовы к 1 сентября 2022

Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру

Как удалить связь между документами в 1С

Самоучитель 1С:Бухгалтерия 8.3 для начинающих от БухЭксперт8

С 2023 года — единые сроки уплаты налогов и сдачи отчетности

ФСБУ 25 в вопросах, ответах и на примерах в 1С

Источник